Apa pun era, kecekapan selalu menjadi kualiti yang dicari dalam dunia profesional. Dan kualiti ini juga tidak terpinggir ketika datang ke bidang penulisan di tempat kerja (juga disebut penulisan utilitarian). Sesungguhnya, ini adalah susunan yang terdiri dari: laporan kegiatan, surat, catatan, laporan ...

Sebagai ilustrasi, saya sering diminta untuk mengkaji kerja rakan saya dalam konteks profesional. Saya mendapati diri saya berhadapan dengan, kebanyakannya, dengan tulisan yang sama sekali tidak sesuai dengan tahap pengajian mereka, atau bahkan bidang profesional kita. Pertimbangkan, sebagai contoh, kalimat ini:

« Memandangkan tempat berkembangnya telefon bimbit dalam kehidupan kita, industri telefon pasti akan berkembang selama bertahun-tahun akan datang.. »

Kalimat yang sama boleh ditulis dengan cara yang lebih sederhana, dan lebih berkesan. Oleh itu, kami dapat:

« Tempat berkembangnya telefon bimbit dalam kehidupan kita memastikan perkembangan industri telefon untuk jangka masa yang akan datang. »

Pertama, perhatikan penghapusan ungkapan "memandangkan". Walaupun penggunaan ungkapan ini bukan salah ejaan, ia tetap tidak berguna untuk memahami ayat. Sesungguhnya, ungkapan ini terlalu banyak dalam kalimat ini; kalimat ini untuk menggunakan kata yang lebih umum akan membolehkan mana-mana pembaca memahami konteks mesej yang disampaikan dengan lebih baik.

Kemudian, dengan mengambil kira jumlah perkataan dalam ayat itu, anda akan melihat perbezaan 07 perkataan. Sesungguhnya, 20 perkataan untuk ayat yang ditulis semula berbanding 27 perkataan untuk ayat awal. Secara umum, ayat harus mengandungi rata-rata 20 perkataan. Sebilangan besar perkataan yang merujuk kepada penggunaan ayat pendek dalam perenggan yang sama untuk keseimbangan yang lebih baik. Jauh lebih baik untuk mengganti panjang ayat dalam perenggan agar mempunyai tulisan yang lebih berirama. Namun, ayat yang panjangnya melebihi 35 perkataan tidak memudahkan pembacaan atau pemahaman, sehingga membuktikan adanya had panjang. Peraturan ini berlaku untuk siapa saja sama ada orang sederhana atau sarjana, kerana pelanggarannya menghalang keupayaan memori otak manusia yang pendek.

Sebagai tambahan, perhatikan juga penggantian "selama bertahun-tahun" dengan "lama". Pilihan ini terutama merujuk kepada kajian mengenai Rudolf Flesch mengenai kebolehbacaan, di mana dia menekankan pentingnya menggunakan kata-kata pendek untuk kecekapan membaca yang lebih tinggi.

Akhirnya, anda dapat melihat perubahan fasa dari suara pasif menjadi suara aktif. Oleh itu, ayat itu lebih difahami. Sesungguhnya, struktur yang diusulkan dalam kalimat ini menunjukkan dengan cara yang lebih tepat dan jelas kaitan antara peranan telefon yang semakin berkembang dan perkembangan pasaran telefon. Pautan sebab dan akibat yang membolehkan pembaca memahami tajuknya.

Pada akhirnya, menulis teks hanya membolehkan penerima membacanya hingga akhir, memahaminya tanpa bertanya; di sinilah keberkesanan penulisan anda.