Cetak Mesra, PDF & E-mel

Penting untuk mengetahui cara menulis dengan baik di tempat kerja dan untuk mengelakkan kesilapan dan perkataan yang tidak baik. Untuk melakukan ini, penyelesaian terbaik adalah meluangkan masa untuk membaca semula setelah anda selesai menulis. Walaupun ini biasanya merupakan langkah yang diabaikan, ia memainkan peranan penting dalam kualiti teks akhir. Berikut adalah beberapa petua untuk membaca dengan baik.

Proofread untuk teks

Ini adalah persoalan untuk membaca semula secara global pada mulanya. Ini akan menjadi kesempatan untuk meletakkan teks di kepala Anda secara keseluruhan dan untuk memeriksa relevansi idea-idea yang berbeza dan juga organisasi ini. Ini biasanya disebut bacaan latar dan membantu memastikan teks itu masuk akal.

Proofreading ayat

Setelah membaca keseluruhan teks, anda perlu terus membaca ayat. Langkah ini bertujuan untuk menjelaskan ayat yang berbeza sambil membuat penambahbaikan terhadap ungkapan yang digunakan.

Oleh itu, anda akan memperhatikan struktur ayat anda dan cuba mengehadkan ayat yang terlalu panjang. Yang paling sesuai adalah mempunyai kalimat antara 15 hingga 20 perkataan paling banyak. Apabila fasa lebih panjang daripada 30 patah perkataan, menjadi sukar untuk dibaca dan difahami.

Oleh itu, apabila anda menghadapi hukuman panjang semasa pembacaan bukti anda, anda mempunyai dua pilihan. Yang pertama adalah membahagikan ayat menjadi dua. Yang kedua adalah menggunakan penyambung logik yang juga disebut "kata alat" untuk mewujudkan konsistensi antara ayat anda.

READ  Bezakan e-mel profesional daripada surat

Di samping itu, disarankan untuk mengelakkan ayat pasif dan memilih suara yang aktif.

Periksa penggunaan perkataan

Anda juga perlu memastikan bahawa anda telah menggunakan perkataan yang betul di tempat yang betul. Di sini, sangat mustahak untuk menggunakan perbendaharaan kata yang khusus untuk bidang profesional. Dalam pengertian ini, anda harus menggunakan kata-kata yang berkaitan dengan bidang aktiviti anda. Walau bagaimanapun, anda harus memberi tumpuan kepada kata-kata yang diketahui, pendek dan eksplisit.

Ketahui bahawa perkataan yang mudah difahami menjadikan mesej lebih tepat. Oleh itu, anda boleh yakin bahawa pembaca akan memahami teks anda dengan mudah. Sebaliknya, apabila anda menggunakan kata-kata yang panjang atau jarang, kebolehbacaan akan sangat terjejas.

Juga, ingat untuk meletakkan perkataan yang paling penting di awal ayat. Kajian menunjukkan bahawa pembaca lebih mengingati kata-kata di awal ayat.

Proofread untuk standard dan konvensyen

Anda harus melakukan yang terbaik untuk membetulkan perjanjian tatabahasa, kesalahan ejaan, aksen, dan tanda baca. Sesungguhnya, kajian yang telah disebutkan menunjukkan bahawa ejaan adalah diskriminatif. Dengan kata lain, anda berisiko disalah anggap atau disalah anggap oleh pembaca anda sekiranya teks anda mengandungi kesalahan.

Pilihan lain adalah menggunakan perisian pembetulan untuk memperbaiki kesalahan tertentu. Namun, mereka harus digunakan dengan berhati-hati kerana mereka mungkin mempunyai batasan dari segi sintaksis atau tatabahasa. Oleh itu, mereka tidak boleh dipercayai sepenuhnya.

Akhirnya, baca teks anda dengan kuat sehingga anda dapat melihat sebarang ayat, pengulangan, dan masalah sintaksis yang terdengar salah.

READ  Templat surat: meminta penggantian perbelanjaan profesional