Cetak Mesra, PDF & E-mel

 Laporan: 4 perkara penting yang perlu diketahui untuk berjaya

Anda mesti membuat laporan, atau laporan, atas permintaan pengurus anda. Tetapi, anda tidak tahu dari mana untuk memulakan atau bagaimana merumuskannya.

Di sini, saya mendedahkan prosedur mudah dalam mata 4 untuk menyedari laporan ini dengan cekap dan dengan kelajuan tertentu. Ia mesti ditulis dalam kronologi logik.

Apa gunanya laporan?

Ini memberikan kemampuan kepada orang yang ingin dipercayai data yang dikemukakan untuk memutuskan tindakan. Maklumat yang dicatat dalam laporan memungkinkan untuk menjawab satu atau lebih soalan yang diperlukan untuk membuat keputusan.

Katanya, seorang pekerja dapat menulis laporan untuk menawarkan cadangan kepada penyelianya mengenai topik tertentu untuk membuat penambahbaikan, sebagai contoh pada organisasi perkhidmatan atau penggantian bahan-bahan. Laporan adalah cara terbaik untuk berkomunikasi antara atasan dan bawahannya.

Bergantung kepada tujuan laporan, pembentangannya mungkin berbeza, namun prosedur yang saya nyatakan di bawah adalah sah untuk semua laporan yang perlu anda buat.

Perkara pertama - Permintaan mestilah tepat dan jelas.

Titik pertama ini akan menjadi titik penting di mana semua kerja anda akan berasaskan. Ia juga akan membatasi kawasan berkenaan.

Penerima laporan itu

- Apa sebenarnya yang dia mahukan dari laporan anda?

- Apakah matlamat dan objektif laporan untuknya?

- Berapa berguna laporan untuk penerima anda?

READ  Minta kenaikan gaji melalui email

- Adakah penerima sudah mengetahui tajuknya?

- Ketahui pengetahuannya supaya tidak mengulangi maklumat yang sudah diketahui.

Kes ini dan modaliti

- Apakah keadaannya?

- Apa alasan yang terkait dengan permintaan laporan: kesulitan, transformasi, evolusi, modifikasi, peningkatan?

Titik kedua - pertimbangkan, pilih dan kumpulkan maklumat penting.

Maklumat ini boleh banyak, sama ada nota, dokumen atau laporan lain, dan pelbagai sumber, tetapi yang penting adalah terpilih untuk mengingati hanya yang penting, penting dan penting dan tidak boleh ditanggung oleh maklumat yang kurang berminat atau berulang yang boleh membahayakan laporan akhir. Oleh itu, anda harus menggunakan maklumat yang paling sesuai dengan laporan yang diminta.

Titik ketiga - menyusun dan melaksanakan rancangan

Biasanya, rancangan itu bermula dengan pengenalan, kemudian terus berkembang, dan berakhir dengan kesimpulan.

Di bawah, rancangan terdedah adalah yang umumnya dipenuhi. Peranan pengenalan dan kesimpulan tidak berbeza, memelihara peranan intrinsik mereka. Sebaliknya, perkembangan ini boleh dibayangkan dengan cara yang berubah-ubah mengikut laporan yang anda perlu sedar.

Pengenalan laporan ini

Ia memberikan maklumat penting yang berkaitan dengan sebab laporan itu; motivasi, niatnya, alasannya, hak prerogatifnya.

Maklumat ini harus dikumpulkan dalam beberapa perkataan tujuan laporan, dalam teks ringkas semasa terperinci dan lengkap.

Tidak semestinya tidak masuk akal untuk mengabaikan pengenalan, kerana ia menggambarkan terlebih dahulu data yang tepat dari permintaan yang membolehkan kedua-dua penerima dan penulis laporan memastikan bahawa mereka telah memahami satu sama lain. Ia juga membantu untuk mengingati syarat-syarat permintaan, keadaan, syarat-syarat di mana laporan itu tidak diperiksa dengan segera atau jika perlu untuk menimbang semula kemudian.

READ  Bagaimana meningkatkan tahap penulisan anda di tempat kerja?

Perkembangan laporan itu

Pembangunan biasanya dibahagikan kepada tiga bahagian.

- Satu inventori yang ketara dan tidak berat sebelah mengenai keadaan atau konteks, iaitu, pernyataan terperinci tentang apa yang telah disediakan.

- Penghakiman yang jelas mengenai apa yang sedang berlaku menonjolkan aspek positif dan negatif sambil mencadangkan analisis sama seperti evokatif dan konkrit yang diperlukan.

- Nasihat, cadangan dan cadangan, sejauh mungkin berkaitan dengan faedah yang jatuh kepada mereka.

Kesimpulan laporan itu

Ia tidak sepatutnya mengandungi sebarang subjek baru yang tidak akan ditunjukkan dalam perkembangan tersebut. Tanpa menjadi ucapan singkatan perkembangan, ia ada untuk membawa jawapan dengan mencadangkan satu atau penyelesaian yang jelas kepada cadangan yang dinyatakan dalam satu ini.

Titik Keempat - Menulis Laporan

Sesetengah peraturan umum untuk semua editorial harus dihormati. Penekanan akan diberikan kepada perbendaharaan kata yang boleh difahami dan boleh diakses ejaan tanpa cacat untuk lebih profesionalisme, ayat pendek untuk pemahaman yang lebih baik, struktur perenggan yang lapang untuk kebolehmampuan membaca yang baik.

Mengambil perhatian khusus dalam bentuk laporannya boleh menawarkan pembaca atau penerima kemudahan dan membaca keselesaan yang penting.

- Anda mesti ringkas dan jelas dalam tulisan anda

- Untuk memastikan ketidakstabilan dalam membaca laporan, rujuk pembaca kepada lampiran yang akan membawa beberapa pelengkap kepada penjelasan anda apabila perlu.

- Merancang ringkasan apabila laporan anda merangkumi lebih daripada tiga halaman, yang membolehkan penerima untuk mengorientasikan dirinya dalam bacaannya, jika ia adalah pilihannya.

READ  Adakah lebih baik menghantar e-mel atau lebih tepatnya surat?

- Apabila ia menguntungkan atau tidak diperlukan, masukkan jadual dan graf lain yang mencerminkan penulisan anda untuk menggambarkan data. Mereka boleh menjadi penting dalam beberapa kes untuk pemahaman yang baik.

- Jangan lepaskan tajuk dan sari kata untuk membataskan setiap bahagian laporan anda untuk menang, di sana juga, dalam ketidakstabilan.

Kesimpulannya: Apa yang harus diingat

  1. Mentafsir dan memahami dengan betul aplikasi membolehkan anda bertindak balas tanpa berada di samping subjek untuk mendapatkan kecekapan.
  2. Dalam laporan anda, anda dapat berkongsi idea anda dengan mengambil pendirian terhadap laporan ringkas.
  3. Agar berkesan, laporan anda mesti memberi jawapan kepada persoalan yang diajukan oleh penerima, oleh itu kepentingan utama keseluruhan penyampaiannya; penggubalan, struktur, pernyataan, dan penyataannya; pengenalan, pengembangan, kesimpulan.
  4. Terangkan hujah, pemerhatian dan penyelesaian yang dicadangkan.

Untuk membentuk di Microsoft Word, jalan memutar 15 minit di YouTube ini akan lebih berguna bagi anda.