Mengambil nota ketika dalam pertemuan tidak selalu mudah. Sama ada untuk membuat laporan atau laporan, untuk menulis di atas kertas semua perkara yang dikatakan memerlukan teknik tertentu.
Berikut ialah petua saya untuk mengambil nota berkesan dalam mesyuarat, petua mudah untuk dimasukkan ke tempat yang akan menjimatkan banyak masa.
Mengambil nota dalam satu mesyuarat, kesukaran utama:
Seperti yang anda perhatikan, terdapat perbezaan ketara antara kadar pertuturan dan kelajuan penulisan.
Malah, penceramah bercakap secara purata perkataan 150 seminit sementara secara bertulis kita biasanya tidak melebihi perkataan 27 seminit.
Untuk menjadi berkesan, anda harus dapat mendengar dan menulis pada masa yang sama, yang memerlukan kepekatan tertentu dan metodologi yang baik.
Jangan mengabaikan penyediaan:
Inilah langkah yang paling penting, kerana ia bergantung pada kualiti nota anda dalam mesyuarat.
Tidak cukup untuk tiba di pertemuan dengan notepad anda di bawah lengan anda, anda perlu menyediakan diri anda dan ini nasihat saya:
- dapatkan agenda secepat mungkin,
- mengetahui tentang topik yang berbeza yang akan dibincangkan semasa mesyuarat,
- mengambil kira alamat penerima laporan dan jangkaan mereka,
- jangan tunggu masa lalu untuk menyediakan anda.
Dalam penyediaan anda, anda juga perlu memilih alat yang sesuai untuk anda dengan mengambil nota.
Jika anda lebih suka kertas, pertimbangkan untuk menggunakan komputer kecil atau notepad kecil dan dapatkan pen yang berfungsi dengan baik.
Dan jika anda agak mengambil nota digital, ingat untuk memeriksa bahawa anda mempunyai bateri yang cukup pada tablet, komputer riba atau telefon pintar anda.
Perhatikan perkara penting:
Anda bukan seorang superhero jadi jangan berharap untuk menulis segala-galanya.
Semasa mesyuarat, ambil perhatian bahawa apa yang penting, menyusun idea dan memilih maklumat yang berguna untuk merealisasikan laporan anda.
Juga ingat untuk perhatikan apa yang tidak dapat diingati seperti tarikh, angka atau nama penceramah.
Gunakan perkataan anda:
Ia tidak perlu untuk menyalin perkataan untuk perkataan apa yang dikatakannya. Sekiranya ayat-ayat itu panjang dan kompleks, anda akan menghadapi kesulitan.
Oleh itu, ambil perhatian dengan kata-kata anda, ia akan lebih mudah, lebih langsung dan membolehkan anda menulis laporan anda dengan lebih mudah.
Sediakan laporan anda dengan segera selepas mesyuarat:
Walaupun anda telah mengambil nota, adalah penting untuk melibatkan diri dalam laporan selepas mesyuarat itu.
Anda masih akan berada di "jus" dan dengan itu lebih dapat menyalin apa yang telah anda ketahui.
Baca semula diri anda, jelaskan idea anda, buat tajuk dan sarikata.
Di sini anda kini bersedia untuk membuat nota dengan cekap pada mesyuarat seterusnya. Terpulang kepada anda untuk melaraskan petua-petua ini untuk cara anda bekerja, anda hanya akan menjadi lebih produktif.
