E-mel telah lama menjadi alat penting untuk komunikasi perniagaan, tetapi tinjauan pendapat yang dijalankan oleh Sendmail. Mendedahkan ia menyebabkan ketegangan, kekeliruan atau akibat negatif lain untuk 64% profesional.
Jadi, bagaimana anda boleh mengelakkan ini dengan e-mel anda? Dan bagaimana anda boleh menulis e-mel yang memberikan hasil yang diinginkan? Dalam artikel ini, kami mengkaji semula strategi yang boleh anda gunakan untuk memastikan penggunaan e-mel anda adalah jelas, berkesan, dan berjaya.
Pekerja pejabat purata menerima email mengenai 80 sehari. Dengan jumlah mel ini, mesej individu boleh dilupakan dengan mudah. Ikuti peraturan mudah ini supaya e-mel anda dapat dilihat dan digunakan.
- Jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui e-mel.
- Menggunakan objek yang baik.
- Buat mesej yang jelas dan singkat.
- Jadilah sopan.
- Semak nada anda.
- Membaca semula.
Jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui e-mel
Salah satu sumber tekanan terbesar di tempat kerja ialah jumlah e-mel yang diterima oleh orang ramai. Jadi, sebelum anda mula menulis e-mel, tanya diri anda: "Adakah ini benar-benar perlu?"
Dalam konteks ini, anda harus menggunakan telefon atau pemesejan segera untuk menangani soalan yang mungkin menjadi subjek perbincangan belakang. Gunakan alat perancangan komunikasi dan kenal pasti saluran terbaik untuk pelbagai jenis mesej.
Sekiranya mungkin, berikan berita buruk secara peribadi. Ia membantu anda berkomunikasi dengan empati, belas kasihan dan persefahaman dan menebus diri jika mesej anda telah diambil secara salah.
Menggunakan objek yang baik
Tajuk akhbar melakukan dua perkara: ia menarik perhatian anda dan meringkaskan artikel supaya anda boleh memutuskan sama ada untuk membacanya atau tidak. Baris subjek e-mel anda sepatutnya melakukan perkara yang sama.
Objek ruang kosong lebih cenderung untuk diabaikan atau ditolak sebagai "spam". Oleh itu, sentiasa gunakan beberapa perkataan yang dipilih dengan baik untuk memberitahu penerima tentang maksud e-mel itu.
Anda mungkin mahu memasukkan tarikh dalam baris subjek jika mesej anda adalah sebahagian daripada siri e-mel biasa, seperti laporan projek mingguan. Untuk mesej yang memerlukan balasan, anda juga boleh menyertakan seruan tindak, seperti "Sila sebelum 7 November."
Baris subjek yang ditulis dengan baik, seperti yang di bawah, memberikan maklumat yang paling penting tanpa perlu membuka e-mel pun penerima. Ini berfungsi sebagai gesaan yang mengingatkan penerima tentang mesyuarat anda setiap kali mereka menyemak peti masuk mereka.
| Contoh buruk Contoh yang baik |
|
| Subjek: mesyuarat | Subjek: Mesyuarat pada proses GATEWAY - 09h 25 Februari 2018 |
Simpan mesej yang jelas dan ringkas
E-mel, seperti surat perniagaan tradisional, mesti jelas dan ringkas. Pastikan ayat-ayat anda pendek dan tepat. Tubuhnya email harus langsung dan informatif, dan berisi semua informasi yang relevan.
Tidak seperti surat tradisional, menghantar berbilang e-mel tidak memerlukan kos lebih daripada menghantar satu. Jadi jika anda perlu berkomunikasi dengan seseorang mengenai beberapa topik yang berbeza, pertimbangkan untuk menulis e-mel yang berasingan untuk setiap topik. Ini menjelaskan mesej dan membenarkan wartawan anda membalas satu topik pada satu masa.
| Contoh buruk | Contoh yang baik |
| Subjek: Semakan untuk laporan jualan
Hi Michelin,
Terima kasih kerana menghantar laporan ini minggu lepas. Saya membacanya semalam dan merasakan Bab 2 memerlukan maklumat yang lebih khusus tentang angka jualan kami. Saya juga fikir nada itu mungkin lebih formal.
Di samping itu, saya ingin memaklumkan kepada anda bahawa saya telah menjadualkan mesyuarat dengan jabatan perhubungan awam mengenai kempen pengiklanan baharu pada hari Jumaat ini. Dia berada pada pukul 11:00 pagi dan akan berada di bilik persidangan kecil.
Sila beritahu saya jika anda tersedia.
Terima kasih,
Camille |
Subjek: Semakan untuk laporan jualan
Hi Michelin,
Terima kasih kerana menghantar laporan ini minggu lepas. Saya membacanya semalam dan merasakan Bab 2 memerlukan maklumat yang lebih khusus tentang angka jualan kami.
Saya juga berfikir bahawa nada itu boleh menjadi lebih formal.
Bolehkah anda memodifikasikannya dengan komen-komen ini?
Terima kasih atas kerja keras anda!
Camille
(Camille kemudian menghantar e-mel lain mengenai mesyuarat PR.) |
Adalah penting untuk mencapai keseimbangan di sini. Anda tidak mahu membombardir seseorang dengan e-mel, dan masuk akal untuk menggabungkan beberapa perkara yang berkaitan ke dalam satu siaran. Apabila ini berlaku, ringkaskan dengan perenggan bernombor atau titik tumpu, dan pertimbangkan untuk "memotong" maklumat kepada unit yang kecil dan teratur untuk memudahkan penghadaman.
Juga ambil perhatian bahawa dalam contoh yang baik di atas, Camille menyatakan perkara yang dia mahu Michelin lakukan (dalam kes ini, tukar laporan). Jika anda membantu orang mengetahui perkara yang anda mahukan, mereka lebih berkemungkinan memberikannya kepada anda.
Jadilah sopan
Orang sering berfikir bahawa e-mel boleh kurang formal daripada surat tradisional. Tetapi mesej yang anda hantar adalah cerminan terhadap profesionalisme anda sendiri, nilai-nilai dan perhatian kepada butiran penting, jadi tahap formaliti tertentu diperlukan.
Melainkan anda mempunyai hubungan baik dengan seseorang, elakkan bahasa tidak formal, slanga, jargon dan singkatan yang tidak sesuai. Emotikon boleh membantu dalam menjelaskan niat anda, tetapi sebaiknya gunakannya hanya dengan orang yang anda kenali dengan baik.
Tutup mesej anda dengan "Yang ikhlas," "Selamat siang / malam kepada anda" atau "Baik kepada anda," bergantung kepada keadaan.
Penerima boleh memilih untuk mencetak e-mel dan berkongsi dengan orang lain, jadi sentiasa bersopan.
Semak nada
Apabila kita bertemu orang secara bersemuka, kita menggunakan bahasa badan mereka, nada suara, dan ekspresi muka untuk menilai perasaan mereka. E-mel menghilangkan kami maklumat ini, yang bermaksud kita tidak dapat mengetahui apabila orang telah salah faham mesej kita.
Pilihan perkataan, panjang ayat, tanda baca dan huruf besar anda boleh disalah tafsir dengan mudah tanpa isyarat visual dan pendengaran. Dalam contoh pertama di bawah, Louise mungkin berfikir bahawa Yann kecewa atau marah, tetapi pada hakikatnya, dia berasa baik.
| Contoh buruk | Contoh yang baik |
| Louise,
Saya memerlukan laporan anda selewat-lewatnya pada jam 17 petang hari ini atau saya akan terlepas tarikh akhir saya.
Yann |
Hi Louise,
Terima kasih atas kerja keras anda dalam laporan ini. Bolehkah anda memberi saya versi anda sebelum jam 17, supaya saya tidak terlepas tarikh akhir saya?
Terima kasih terlebih dahulu,
Yann |
Fikirkan tentang "perasaan" emel anda secara emosi. Jika niat atau emosi anda mungkin salah faham, dapatkan cara yang kurang jelas untuk merumuskan kata-kata anda.
proofreading
Akhir sekali, sebelum mengklik "Hantar", luangkan masa untuk menyemak e-mel anda untuk sebarang ralat ejaan, tatabahasa dan tanda baca. E-mel anda adalah sebahagian daripada imej profesional anda seperti pakaian yang anda pakai. Oleh itu, adalah dilarang untuk menghantar mesej yang mengandungi ralat dalam siri.
Semasa pembacaan semula, beri perhatian pada panjang e-mel anda. Orang lebih cenderung untuk membaca e-mel ringkas, ringkas daripada e-mel yang lama dan terputus, jadi pastikan e-mel anda seberapa singkat yang mungkin, tanpa mengecualikan maklumat yang diperlukan.
Titik mata
Kebanyakan kita menghabiskan sebahagian besar hari kita di baca dan tulis e-mel. Tetapi mesej yang kami hantar boleh mengelirukan orang lain.
Untuk menulis e-mel yang berkesan, tanya diri anda terlebih dahulu jika anda benar-benar perlu menggunakan saluran ini. Kadang-kadang mungkin lebih baik untuk mengambil telefon.
Buat e-mel anda ringkas dan tepat. Hantar mereka hanya kepada orang yang benar-benar perlu melihatnya dan dengan jelas menunjukkan apa yang anda mahu penerima lakukan seterusnya.
Ingat bahawa e-mel anda mencerminkan profesionalisme anda, nilai anda dan perhatian anda terhadap perincian. Cuba bayangkan bagaimana orang lain boleh mentafsir nada mesej anda. Bersopan santun dan sentiasa semak semula apa yang telah anda tulis sebelum menekan "hantar".
