Sekiranya anda tidak mempunyai rutin yang jelas dalam mengendalikan e-mel anda, mereka dengan cepat boleh menjadi sumber kehilangan masa yang besar. Sebaliknya jika anda melakukan apa yang diperlukan di peringkat organisasi supaya tidak diserang oleh berpuluh-puluh e-mel yang belum dibaca. Kemudian anda boleh membebaskan fikiran anda dari sebarang kemungkinan kehilangan e-mel penting. Dalam artikel ini disenaraikan beberapa amalan terbukti. Dengan mengamalkannya, anda pasti dapat menguruskan peti mel anda dengan lebih serentak.
Secara automatik atau secara manual mengklasifikasikan mana-mana e-mel dalam folder khusus atau sub-folder.
Ini adalah jenis kaedah yang membolehkan anda menyusun e-mel anda dengan cepat mengikut urutan kepentingan. Anda boleh memilih untuk mengklasifikasikan e-mel anda mengikut tema, mengikut subjek, dan tarikh akhir. Yang penting adalah memanfaatkan semua ciri-ciri peti mel anda untuk menguruskan surat anda dengan cara yang beroperasi sepenuhnya. Setelah anda membuat direktori dengan folder dan subfolder mengikut mod organisasi yang sesuai dengan anda. Setiap mesej akan berada di peti surat anda seperti setiap fail kertas di meja anda. Oleh itu, setelah masa berlalu untuk memproses e-mel anda, anda boleh menumpukan perhatian 100% pada sisa pekerjaan anda.
Rancang masa yang khusus untuk pemprosesan e-mel anda
Sudah tentu, anda mesti kekal responsif dan dapat memproses mesej yang menanti tindak balas segera daripada anda. Untuk yang lain, merancang masa yang paling relevan, untuk menangani e-mel anda secara konsisten. Mulakan dengan menyediakan semua elemen yang diperlukan untuk pemprosesan kerja anda. Fail kertas, stapler, pencetak, semuanya mesti berguna untuk memudahkan kepekatan maksimum. Tidak kira bila anda memilih. Sekarang peti mel anda dianjurkan seperti pusat penyortiran pos, anda mempunyai kemungkinan memproses e-mel anda dengan tenang dengan kecekapan dan kelajuan.
Bersihkan peti mel anda dengan memadam semua surat berita yang tidak perlu
Adakah peti mel anda terus parasit oleh surat berita atau iklan yang tidak menarik? Berhati-hati untuk menyingkirkan peti surat anda semua surat berita ini yang kelihatan seperti spam daripada apa-apa lagi. Anda mesti berhenti secara sistematik dari semua senarai mel ini yang tidak membawa anda apa-apa konkrit dan yang dengan cepat boleh menjadi lebih invasif. Anda boleh menggunakan alat seperti Cleanfox di mana Nyah Daftar lakukan yang diperlukan dalam beberapa klik. Tanpa mengambil masa pagi, jenis penyelesaian ini akan membantu anda untuk menamatkan semua pencemaran digital ini. Beribu-ribu e-mel boleh diproses dengan cepat.
Sediakan respons automatik
Anda tidak lama lagi akan bercuti untuk masa yang lama. Perincian yang tidak boleh diabaikan, mengaktifkan balasan automatik peti mel anda. Ini adalah sesuatu yang penting supaya semua orang yang anda sesuai secara profesional melalui e-mel diberitahu tentang ketidakhadiran anda. Ramai salah faham adalah mungkin apabila pelanggan atau pembekal kehilangan kesabaran, kerana mesej ini tetap tidak dijawab. Ini dengan mudah boleh dielakkan dengan mesej ringkas yang akan dihantar secara automatik semasa percutian anda. Anda hanya perlu menunjukkan tarikh pulangan anda dari bercuti dan mengapa tidak email rakan sekerja jika perlu.
Singkirkan bilangan e-mel yang anda hantar dalam bentuk salinan
Secara sistematik menggunakan e-mel yang dihantar dalam salinan karbon (CC) dan salinan karbon yang tidak dapat dilihat (CCI) dengan cepat boleh menghasilkan pertukaran yang tidak berkesudahan. Orang yang hanya sepatutnya menerima mesej anda untuk maklumat, kini memerlukan penjelasan. Orang lain tertanya-tanya mengapa mereka menerima mesej ini dan dengan betul menganggapnya sebagai pembaziran masa. Apabila membuat pilihan untuk meletakkan seseorang dalam gelung, pastikan pilihan anda benar-benar relevan. Mesej yang dihantar kepada sesiapa dalam apa cara sekalipun harus dielakkan.
Ingat bahawa e-mel boleh mempunyai nilai undang-undang
Seboleh-bolehnya simpan semua e-mel anda, mereka mempunyai kekuatan bukti, khususnya kepada mahkamah industri. Mesej elektronik jika disahkan dengan nilai undang-undang yang sama dengan surat yang anda akan tulis dengan tangan. Tetapi berhati-hatilah, walaupun satu pesanan yang mudah dihantar tanpa berfikir kepada rakan sekerja atau pelanggan boleh membawa akibat yang serius. Sekiranya pelanggan membuktikan, e-mel mempunyai sokongan, bahawa anda tidak mematuhi komitmen anda dari segi penghantaran atau yang lain. Anda harus menanggung akibatnya untuk perniagaan dan diri anda sendiri. Dalam perselisihan komersial seperti di pengadilan industri, buktinya dikatakan "bebas". Maksudnya adalah hakim yang akan memutuskan dan lebih baik mengklasifikasikan e-melnya dengan teliti daripada memasukkannya ke dalam tong sampah.
