Tulis untuk dibaca

Rakan sekerja baru sahaja menghantar e-mel kepada anda tentang mesyuarat yang anda ada dalam masa sejam. E-mel itu sepatutnya mengandungi maklumat penting yang perlu anda sampaikan, sebagai sebahagian daripada projek penting.

Tetapi ada masalah: e-mel ditulis dengan teruk sehingga anda tidak dapat mencari data yang anda perlukan. Terdapat kesalahan ejaan dan ayat yang tidak lengkap. Perenggan adalah sangat panjang dan mengelirukan sehingga anda memerlukan tiga kali lebih lama untuk mencari maklumat yang anda inginkan. Akibatnya, anda kurang bersedia untuk mesyuarat itu dan ia tidak berjalan sebaik yang anda harapkan.

Pernahkah anda menghadapi situasi seperti ini? Dalam dunia yang sarat dengan maklumat, adalah penting untuk berkomunikasi dengan jelas, ringkas dan berkesan. Orang ramai tidak mempunyai masa untuk membaca e-mel sepanjang buku, dan mereka tidak mempunyai kesabaran untuk mentafsir e-mel yang dibina dengan buruk dan di mana maklumat berguna tersebar di merata tempat.

Plus anda kemahiran menulis adalah baik, lebih baik tanggapan yang anda akan buat pada orang di sekeliling anda, termasuk bos, rakan sekerja dan pelanggan anda. Anda tidak pernah tahu sejauh mana kesan baik ini akan membawa anda.

Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana anda boleh meningkatkan kemahiran menulis anda dan mengelakkan kesilapan yang biasa.

Penonton dan format

Langkah pertama untuk menulis dengan jelas ialah memilih format yang sesuai. Adakah anda perlu menghantar e-mel tidak rasmi? Tulis laporan terperinci? Atau tulis surat rasmi?

Format, bersama-sama dengan khalayak anda, akan menentukan "suara penulisan" anda, iaitu betapa formal atau santai nada yang sepatutnya. Contohnya, jika anda menulis e-mel kepada bakal pelanggan, adakah ia mempunyai nada yang sama seperti e-mel kepada rakan?

Pasti tidak.

Mulakan dengan mengenal pasti siapa yang akan membaca mesej anda. Adakah untuk eksekutif kanan, seluruh pasukan atau kumpulan kecil yang bekerja pada fail tertentu? Dalam semua yang anda tulis, pembaca atau penerima anda, perlu menentukan nada anda serta aspek kandungan.

Komposisi dan gaya

Sebaik sahaja anda tahu apa yang anda menulis dan untuk siapa anda menulis, anda mesti mula menulis.

Skrin komputer kosong dan putih selalunya menakutkan. Mudah terjebak kerana anda tidak tahu bagaimana untuk bermula. Cuba petua ini untuk mengarang dan memformat dokumen anda:

 

  • Mulakan dengan khalayak anda: Ingat bahawa pembaca anda mungkin tidak tahu apa-apa tentang apa yang anda beritahu mereka. Apa yang mereka perlu tahu dahulu?
  • Mewujudkan satu pelan: Ini amat berguna jika anda menulis dokumen yang lebih panjang, seperti laporan, pembentangan atau ucapan. Garis besar membantu anda mengenal pasti langkah yang perlu diikuti mengikut susunan dan memecahkan tugasan kepada maklumat yang boleh diurus.
  • Cuba sedikit empati: Contohnya, jika anda menulis e-mel jualan untuk bakal pelanggan, mengapa mereka perlu mengambil berat tentang produk anda atau promosi jualan anda? Apakah faedah untuk mereka? Ingat keperluan khalayak anda pada setiap masa.
  • Gunakan segitiga retoris: Jika anda cuba memujuk seseorang untuk melakukan sesuatu, pastikan anda menerangkan sebab orang harus mendengar anda, sampaikan pendapat anda dengan cara yang akan menarik perhatian khalayak anda dan menyampaikan maklumat dengan cara yang rasional dan koheren.
  • Kenal pasti tema utama anda: Jika anda menghadapi kesukaran untuk menentukan tema utama mesej anda, berpura-pura bahawa anda mempunyai 15 saat lagi untuk menerangkan kedudukan anda. apa kata awak Ini mungkin tema utama anda.
  • Gunakan bahasa biasa: Melainkan anda menulis kertas saintifik, selalunya lebih baik untuk menggunakan bahasa yang mudah dan lugas. Jangan gunakan perkataan panjang hanya untuk menarik perhatian orang.

struktur

Dokumen anda haruslah mesra pengguna. Gunakan tajuk, sarikata, peluru dan nombor sebanyak mungkin untuk memisahkan teks.

Lagipun, apakah yang lebih mudah dibaca: halaman yang dipenuhi dengan perenggan panjang atau halaman yang dipecahkan kepada perenggan pendek dengan tajuk bahagian dan titik peluru? Dokumen yang mudah diimbas akan dibaca lebih kerap daripada dokumen dengan perenggan yang panjang dan padat.

Tajuk harus menarik perhatian pembaca. Menggunakan soalan selalunya merupakan idea yang baik, terutamanya dalam salinan iklan, kerana soalan membantu memastikan pembaca berminat dan ingin tahu.

Dalam e-mel dan cadangan, gunakan tajuk ringkas, tajuk faktual dan sarikata, seperti yang ada dalam artikel ini.

Menambah grafik juga cara pintas untuk memisahkan teks anda. Bantuan visual ini bukan sahaja membenarkan pembaca untuk menumpukan perhatiannya pada kandungan, tetapi juga untuk menyampaikan maklumat penting lebih cepat daripada teks.

Kesilapan tatabahasa

Anda mungkin tahu bahawa kesilapan dalam e-mel anda akan menyebabkan kerja anda kelihatan tidak profesional. Adalah penting untuk mengelakkan kesilapan besar dengan membuat penyemak ejaan dan menyemak ejaan anda sebanyak mungkin.

Berikut adalah beberapa contoh perkataan yang biasa digunakan:

 

  • Saya menghantar / menghantar / menghantar anda

 

Kata kerja "untuk menghantar" menjadi kata kerja kumpulan pertama, satu akan selalu ditulis dalam huruf pertama "saya hantar" dengan "e". "Penghantaran" tanpa "e" adalah nama ("penghantaran") dan mungkin jamak: "penghantaran".

 

  • Saya menyertai anda / saya menyertai anda

 

Satu akan sentiasa menulis "Saya menyertai anda" dengan "s". "Bersama" dengan "t" adalah conjugation orang ketiga yang tunggal "dia bergabung".

 

  • Tarikh akhir / tarikh akhir

 

Walaupun "bumper" dilekatkan pada nama feminin, jangan masuk ke godaan dan selalu menulis "bumper" tanpa "e".

 

  • Cadangan / cadangan

 

Jika dalam bahasa Inggeris kita menulis "cadangan" dengan "e", dalam bahasa Perancis kita sentiasa menulis "cadangan" dengan "a".

 

  • Adakah terdapat / ada / ada di sana

 

Kami menambahkan "t" eufonik dalam rumus interogatif untuk memudahkan pengucapan dan mencegah dua vokal berturut-turut. Oleh itu, kami akan menulis "ada di sana".

 

  • Dari segi / dari segi

 

Satu tidak pernah menulis "dari segi" tanpa "s". Sememangnya sentiasa ada beberapa "istilah" dalam penggunaan ungkapan ini.

 

  • Daripada / antara

 

Berhati-hatilah untuk tidak disesatkan oleh perkataan "kecuali" yang berakhir dengan "s". Satu tidak pernah menulis "di kalangan" dengan "s". Ini adalah kata preposisi dan ia tidak selalunya.

 

  • Seperti yang dipersetujui / sebagaimana yang dipersetujui

 

Walaupun dilekatkan pada nama feminin, "seperti yang dipersetujui" selalu berlaku dan tidak pernah mengambil "e".

 

  • Penyelenggaraan / perkhidmatan

Jangan mengelirukan nama dan kata kerja. Nama "wawancara" tanpa "t" menggambarkan pertukaran atau "wawancara kerja". Kata kerja konjugat dalam orang ketiga dari "mengekalkan" tunggal digunakan apabila ia melakukan tindakan menjaga sesuatu.

Beberapa pembaca anda tidak akan sempurna dalam ejaan dan tatabahasa. Mereka mungkin tidak dapat melihat jika anda membuat kesilapan ini. Tetapi jangan gunakan ini sebagai alasan: biasanya ada orang, terutama eksekutif kanan, yang akan melihat!

Atas sebab ini, apa sahaja yang anda tulis hendaklah berkualiti yang boleh diterima oleh semua pembaca.

pengesahan

Musuh pembacaan pruf yang baik adalah kepantasan. Ramai orang tergesa-gesa melalui e-mel mereka, tetapi itulah cara anda terlepas kesilapan. Ikut arahan ini untuk mengesahkan perkara yang anda tulis:

  • Semak tajuk dan pengaki anda: Orang sering mengabaikan mereka untuk memberi tumpuan hanya pada teks. Hanya kerana pengepalanya besar dan tebal tidak bermakna ia bebas ralat!
  • Baca e-mel dengan kuat: Ini memaksa anda pergi lebih perlahan, yang bermaksud bahawa anda lebih cenderung untuk mengesan kesalahan.
  • Gunakan jari anda untuk mengikuti teks semasa anda membaca: Ini satu lagi perkara yang membantu anda melambatkan.
  • Mula pada akhir teks anda: Membaca semula ayat dari hujung ke permulaan, ia membantu anda menumpukan pada kesilapan dan bukan kandungannya.