Mesej tidak hadir adalah penulisan kerja yang penting. Tetapi untuk banyak sebab, mereka boleh diabaikan. Ini dijelaskan oleh konteks penulisan mereka dan kadangkala dengan tidak mengambil kira impak yang boleh mereka berikan.
Sesungguhnya, mesej ketiadaan adalah mesej automatik. Dikirim sebagai tindak balas terhadap setiap pesan yang diterima dalam selang waktu atau dalam jangka waktu yang ditentukan. Kadang kala mesej disiapkan dalam konteks cuti. Tempoh ini, ketika anda mungkin sudah mempunyai fikiran di tempat lain, mungkin bukan masa terbaik untuk menulis mesej anda.
Apa gunanya mengkonfigurasi mesej ketiadaan automatik?
Ketiadaan dari mesej kerja adalah penting dalam pelbagai cara. Ini digunakan untuk memberitahu semua pekerja anda mengenai ketidakhadiran anda. Ia juga berfungsi untuk memberikan maklumat yang membolehkan mereka meneruskan aktiviti sementara menunggu anda kembali. Maklumat ini adalah terutamanya tarikh pemulihan anda, butiran hubungan kecemasan untuk menghubungi anda atau maklumat hubungan rakan sekerja untuk dihubungi dalam keadaan kecemasan. Mengingat semua ini, mesej ketiadaan adalah tindakan komunikasi penting bagi setiap profesional.
Kesalahan manakah yang harus dielakkan?
Memandangkan pentingnya mesej ketiadaan, beberapa parameter mesti diambil kira agar tidak mengejutkan atau tidak menghormati percakapan anda. Lebih baik terdengar terlalu hormat daripada tidak hormat. Oleh itu, anda tidak boleh menggunakan ungkapan seperti OUPS, pff, dll. Anda perlu mengambil kira profil semua pihak berkepentingan. Oleh itu, elakkan menulis seolah-olah anda hanya bercakap dengan rakan sekerja ketika pegawai atasan atau pelanggan, pembekal, atau pihak berkuasa awam anda mungkin menghantar pesanan kepada anda.
Untuk mengelakkan ketidakselesaan ini, ada kemungkinan Outlook mempunyai mesej ketiadaan untuk surat syarikat dalaman dan satu lagi mesej untuk surat luaran. Walau apa pun, anda mesti mengambil kira semua profil untuk menghasilkan mesej ketiadaan yang tersusun dengan baik.
Di samping itu, maklumat mesti berguna dan tepat. Elakkan mesej yang tidak jelas seperti "Saya tidak akan hadir esok" kerana mengetahui bahawa sesiapa yang menerima maklumat ini tidak akan dapat mengetahui tarikh "esok" ini.
Akhir sekali, elakkan menggunakan nada yang biasa dan biasa. Sesungguhnya, kegembiraan percutian yang berlaku mungkin menyebabkan anda menggunakan nada yang terlalu biasa. Ingatlah untuk kekal profesional hingga akhir. Secara lisan dengan rakan sekerja, ini boleh berlaku, tetapi terutama tidak dalam konteks kertas kerja.
Apakah jenis mesej ketiadaan untuk dipilih?
Untuk mengelakkan semua perangkap ini, pilih gaya konvensional. Ini termasuk nama depan dan belakang anda, maklumat mengenai kapan anda dapat memproses mesej yang diterima dan orang yang akan dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.
