Dalam kehidupan profesional anda, anda sering perlu menulis e-mel protes. Ini boleh dialamatkan kepada rakan sekerja, rakan kongsi atau pembekal. Walau apa pun motif anda, anda mesti mengambil kira keperluan tertentu untuk dipandang serius oleh lawan bicara anda. Oleh itu, menguasai penulisan jenis mesej ini adalah penting. Berikut ialah cara untuk menjayakan e-mel bantahan anda.
Fokus pada fakta
Semasa menulis e-mel bantahan, adalah penting untuk berhati-hati tentang fakta. Dalam erti kata lain, unsur-unsur itu mesti dikemukakan secara fakta supaya pembaca dapat memahami konteks dengan cepat.
Jadi, elakkan butiran dan ayat yang tidak perlu dan sebaliknya nyatakan perkara penting seperti fakta dan tarikh. Sememangnya dengan elemen ini penerima akan dapat memahami tujuan e-mel anda. Anda mesti memberikan maklumat yang jelas, tepat dan bertarikh.
Tunjukkan konteks kemudian subjek e-mel
Terus ke intinya apabila anda menulis e-mel bantahan. Anda tidak memerlukan perkataan seperti "Saya menulis e-mel ini kepada anda" kerana ini adalah perkara yang jelas yang tidak perlu ditunjukkan.
Selepas membentangkan dengan jelas fakta yang menimbulkan aduan anda dan tanpa melupakan tarikhnya. Ia boleh menjadi mesyuarat, seminar, pertukaran e-mel, pelaporan, pembelian bahan, resit invois, dsb.
Teruskan, nyatakan jangkaan anda sejelas mungkin.
Ideanya ialah penerima boleh memahami dengan cepat tujuan e-mel anda dan perkara yang anda inginkan daripadanya.
Fokus pada ketenangan dalam ceramah anda
Menulis e-mel bantahan memerlukan gaya yang tenang dan ringkas. Kerana ini adalah situasi yang istimewa, anda perlu fokus pada fakta dan jangkaan anda. Untuk melakukan ini, gunakan ayat pendek yang meringkaskan intipati cabaran anda dan yang ditulis dalam bahasa sehari-hari yang sopan.
Juga, pastikan anda menggunakan frasa yang sopan yang sesuai untuk majlis itu. "Ikhlas," dan "salam hormat" harus dielakkan dalam pertukaran jenis ini.
Kekal profesional
Pastikan anda kekal profesional semasa menulis e-mel bantahan, walaupun anda sangat tidak berpuas hati. Anda perlu melakukan yang terbaik untuk mengawal diri anda kerana emosi tidak benar-benar berada dalam penulisan profesional.
Oleh itu, elakkan menggunakan perkataan yang boleh memamerkan perasaan anda dalam satu atau lain cara. Adalah penting bahawa e-mel anda kekal fakta.
Lampirkan bukti
Akhir sekali, untuk berjaya dalam e-mel bantahan, adalah penting untuk melampirkan bukti pada hujah anda. Anda mesti menunjukkan kepada penerima bahawa anda berhak untuk mempertikaikan. Jadi lampirkan apa-apa dokumen yang boleh anda gunakan sebagai bukti dan nyatakan dalam e-mel.
