Hari ini, e-mel adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mudah, kelajuan dan kecekapan. Untuk pertukaran profesional, ia adalah cara yang paling biasa digunakan.

Untuk menulis a mel profesionalkami harus menghormati kriteria, tip dan peraturan tertentu, yang akan kami jelaskan kepada anda sepanjang artikel.

Contoh pelan penulisan untuk e-mel profesional 

Kadang-kadang mel boleh rumit untuk dikendalikan dalam konteks profesional. Rancangan untuk mengikuti untuk menulis e-mel profesional mesti meletakkan pelupusan penerima semua elemen yang perlu menjadi ringkas dan tepat.

Untuk menulis e-mel profesional, anda boleh menggunakan rancangan berikut:

  • Objek yang jelas dan jelas
  • Satu formula rayuan
  • Permulaan yang mesti meletakkan konteks komunikasi
  • Satu formula ihsan untuk membuat kesimpulan
  • Tandatangan

Pilih subjek e-mel profesional

Dianggarkan bahawa seorang profesional dapat menerima rata-rata 100 e-mel setiap hari. Oleh itu, anda mesti memilih subjek e-mel anda untuk mendorong mereka membukanya. Untuk melakukan ini, ada peraturan yang harus diikuti:

1-Tulis objek pendek

Untuk meningkatkan kadar buka e-mel anda, pakar mengesyorkan agar menggunakan subjek maksimum 50 aksara.

Anda hanya mempunyai ruang terhad untuk menulis objek anda, jadi anda mesti memilih objek tertentu, sambil menggunakan kata kerja tindakan yang berkaitan dengan kandungan e-mel anda.

Secara umum, objek panjang kurang dibaca pada telefon pintar, yang semakin banyak digunakan oleh para profesional untuk memeriksa e-mel mereka.

2-Sesuaikan subjek e-mel anda

Sekiranya boleh, anda mesti menyebut nama dan nama pertama kenalan anda di paras objek. Ia adalah elemen yang dapat meningkatkan kadar pembukaan.

Dengan meletakkan butiran penerima anda pada tahap subjek e-mel, dia akan merasa dihargai dan diiktiraf, yang akan mendorongnya untuk membuka dan membaca e-mel anda.

Badan e-mel profesional 

Untuk menulis e-mel profesional, adalah disarankan untuk menulis dengan jelas badan e-mel anda tanpa berlepas dari subjek dan semua berdasarkan standard gaya dan persembahan tertentu.

Berhati-hatilah untuk menulis e-mel pendek, dengan ayat pendek dan tepat yang akan memberikan lebih banyak keselesaan kepada penerima anda.

Berikut adalah beberapa perkara yang perlu diingat: 

1-Gunakan Font Klasik

Sebilangan besar perkhidmatan e-mel membolehkan pengguna memilih fon dan gaya teks. Untuk e-mel perniagaan, pilih fon klasik seperti "Times New Roman" atau "Arial".

Ia tidak disyorkan untuk menggunakan font hiasan.

Kami juga mengesyorkan:

  • Mengamalkan saiz fon boleh dibaca
  • Elakkan lekapan, menonjol, atau warna
  • Tidak menulis semua teks dalam huruf kapital

2-Menulis formula panggilan yang baik

Untuk e-mel profesional, adalah lebih baik seperti di atas untuk menangani nama penerima dengan nama, termasuk tajuk kesopanan orang yang diikuti oleh nama belakangnya.

3-Perkenalkan diri anda dalam perenggan pertama

Sekiranya anda menulis kepada seseorang buat kali pertama (misalnya pelanggan baru), sangat penting untuk memperkenalkan diri anda dan secara ringkas menerangkan maksud mesej anda.

Anda boleh menumpukan kepada persembahan kecil ini satu atau dua ayat.

4-Maklumat yang paling penting dalam keutamaan

Selepas pembentangan anda, kami pergi ke titik yang paling penting.

Sangat menarik untuk memetik maklumat yang paling penting pada awal e-mel anda. Anda akan menjimatkan masa penerima anda dengan menjelaskan niat anda.

Anda harus menarik perhatian wartawan anda dan terus menerus.

5-Gunakan kosa kata formal

Oleh kerana anda menulis e-mel profesional, anda perlu membuat kesan yang baik.

Kami menasihati anda untuk menulis ayat lengkap dalam gaya sopan.

Tidak digalakkan menggunakan:

  • Perkataan slanga;
  • Singkatan tidak berguna;
  • Emoticon atau emoji;
  • Lawak ;
  • Kata-kata kasar;

6-Buat kesimpulan yang sesuai

Untuk menyelesaikan e-mel, kita mesti memikirkan tanda tangan untuk digunakan, nada untuk mengadopsi, dan formula kesopanan untuk dipilih.

Kita mesti ingat bahawa komunikasi profesional kekal sebagai a bahasa yang sangat kod. Adalah sangat penting untuk mengetahui peraturan dan memilih formula yang tepat untuk digunakan pada akhir e-mel.

Rumusan yang digunakan mesti disesuaikan dengan kualiti penerima dan konteks pertukaran.

Contohnya, jika anda bercakap dengan penyelia atau pelanggan, anda boleh menggunakan "salam", yang merupakan frasa yang paling tepat. Walaupun rakan sekerja, kami dapat mengakhiri e-mel kami dengan ungkapan "Selamat hari!" "

Berhubung dengan tandatangan, anda boleh menetapkan perisian e-mel anda untuk memasukkan tandatangan peribadi secara automatik pada akhir e-mel kami.

Untuk menjadi berkesan, tandatangan mestilah pendek:

  • Tidak lebih daripada 4 baris;
  • Tidak lebih daripada 70 aksara setiap baris;
  • Masukkan nama depan dan belakang anda, fungsi anda, nama syarikat, alamat laman web anda, nombor telefon dan faks anda, dan mungkin pautan ke profil LinkedIn atau Viadeo anda;

Exemple :

Robert Holliday

Wakil syarikat Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00

Telefon bimbit: 06 00 00 00 00

Beberapa ungkapan sopan:

  • Dengan mesra;
  • Selamat sejahtera ;
  • Selamat sejahtera;
  • Dengan hormatnya;
  • Salam mesra;
  • Selamat sejahtera ;
  • Milik anda,
  • Sukacita melihat anda lagi;
  • Salam hangat ...

Bagi orang yang sangat kita kenal, kita boleh menggunakan formula mesra seperti "hi", "persahabatan", "jumpa lagi" ...

Contoh formula klasik yang lain:

  • Terima, Tuan / Puan, ungkapan perasaan saya yang terhormat;
  • Terima, Tuan / Puan, ucapan terima kasih saya;
  • Terima, Tuan / Puan, salam hormat saya;
  • Mohon terima kasih, Tuan / Puan, perasaan hormat dan setia saya;
  • Terima, Tuan / Puan, salam ikhlas saya;
  • Terima, Tuan / Puan, ungkapan pertimbangan tertinggi saya;
  • Dengan meminta anda menerima salam saya;
  • Terima kasih atas perhatian anda terhadap permintaan saya;
  • Berhormat untuk menerima, Tuan / Puan, penghormatan yang amat saya hormati;
  • Sementara menunggu untuk membaca dari anda, terima, Tuan / Puan, jaminan pertimbangan saya yang paling tinggi;
  • Dengan ucapan terima kasih, saya mohon untuk mencari di sini, Tuan / Puan, ungkapan perasaan saya yang terhormat;

7-Sertakan lampiran

Mengenai lampiran, jangan lupa untuk memaklumkan penerima dengan menyebutnya dalam badan e-mel anda dengan ihsan.

Ia sangat menarik untuk menyebut saiz dan bilangan lampiran yang dihantar kepada penerima.

Fokus: Piramid terbalik

Berkenaan dengan kaedah piramid yang dipanggil reverse, ia terdiri daripada memulakan teks e-mel profesional anda dengan maklumat utama mesej anda dan kemudian meneruskan dengan maklumat lain dalam urutan penting kepentingan.

Tetapi mengapa menggunakan kaedah ini?

Biasanya ayat pertama membaca lebih baik daripada mesej yang lain. Ia mesti menarik. Dengan menggunakan kaedah piramid terbalik, kita dapat menarik perhatian pembaca dengan mudah dan membuatnya ingin membaca e-mel hingga akhir.

Setakat penulisan, disarankan untuk menggunakan maksimum empat perenggan, dari 3 hingga baris 4 masing-masing, sambil memberi tumpuan kepada idea tertentu per paragraf.

Sekiranya anda ingin menggunakan kaedah ini, kami menyarankan anda menggunakan:

  • ayat yang agak pendek;
  • kata hubung untuk menghubungkan ayat bersama;
  • bahasa semasa dan profesional.

 

                                                    PERINGATAN 

 

Seperti yang anda faham, e-mel profesional tidak ada kaitan dengan e-mel yang dihantar kepada rakan. Terdapat peraturan yang mesti dipatuhi.

1-Berhati-hati merawat subjek

Seperti yang telah kami nyatakan dengan jelas, anda mesti menulis dengan betul medan subjek (atau subjek) e-mel profesional anda. Ia harus ringkas dan jelas. Penerima anda mesti segera memahami kandungan e-mel anda. Oleh itu, dia boleh memutuskan sama ada untuk membukanya dengan segera atau membacanya kemudian.

2-Bersikap sopan

Seperti yang telah anda fahami, adalah perlu menggunakan rumus sapaan dan kesantunan dalam konteks.

Rumus-rumus tersebut perlu dipilih dengan ringkas dan sangat baik.

Kesalahan ejaan 3-betul

Pertama sekali, anda perlu membaca semula e-mel anda dan pastikan anda tidak melupakan apa-apa maklumat yang diperlukan, dan mengapa tidak ada orang lain yang membacanya. Sangat menarik untuk mempunyai pendapat orang lain.

Untuk membetulkan kesilapan ejaan dan tatabahasa, kami menasihati anda untuk menyalin dan menyisipkan e-mel anda pada pemproses perkataan dan melakukan pemeriksaan automatik. Walaupun perisian ini tidak membetulkan semua kesalahan, ia dapat membantu anda. Sebagai alternatif, anda juga boleh melabur dalam perisian pembetulan profesional.

4 -Masukkan e-mel anda

Sangat penting untuk menambah tandatangan ke e-mel profesional anda. Anda mesti ikut peraturan yang disenaraikan di atas untuk menulis tandatangan profesional.

Dengan menyebutkan pelbagai maklumat yang berkaitan dengan fungsi anda, syarikat anda ... penerima anda dengan cepat akan memahami siapa yang dia berurusan dengannya.

5-Sesuaikan e-mel anda

Sekiranya umum, mel kurang berkemungkinan dibaca. Anda mesti membuat rasanya merasakan bahawa mel hanya ditujukan kepadanya. Oleh itu, anda perlu menyesuaikan objek, dan pilih formula untuk menerima pakai untuk memulakan e-mel anda.

Sekiranya e-mel kumpulan, penting untuk membuat senarai yang berbeza mengikut ciri-ciri penerima, pilihan, minat dan lokasi mereka. Segmentasi penerima membolehkan anda meningkatkan kadar pembukaan e-mel anda.

6-Give mahu membuka mel

Apabila menulis e-mel profesional, anda mesti sentiasa membuat penerima ingin membukanya. Pada amnya, objek itu adalah elemen pertama yang mendorong seorang wartawan untuk membuka e-mel anda dan membacanya. Oleh itu, anda perlu memberi lebih penting kepada objek anda, menyembuhkannya dan menjadikannya lebih menarik.

Dalam erti kata yang sama, dua ayat pertama e-mel anda harus membuat penerima ingin terus membaca. Adalah disyorkan untuk memetik maklumat yang paling penting pada awal e-mel anda dan mencetuskan rasa ingin tahu wartawan anda.

7-Hindari objek yang menipu

Anda tidak boleh menggunakan objek yang mengelirukan untuk meningkatkan kadar pembukaan e-mel anda.

Anda perlu tahu bahawa e-mel anda menyampaikan imej anda (atau syarikat anda). Jadi, sangat penting untuk mengelakkan objek yang provokatif dan mengelirukan. Objek mesti mematuhi kandungan e-mel anda.

8-Letakkan diri anda di tempat pembaca

Empati adalah elemen yang sangat penting untuk diambil kira. Anda harus meletakkan diri anda di tempat penerima anda untuk menulis tajuk e-mel anda dengan betul dan menjadikannya menarik. Anda harus meletakkan diri anda di kasut wartawan anda dan menyenaraikan serangkaian soalan yang boleh ditanyakan kepada dirinya sendiri. Dari tanggapan anda dapat menyesuaikan tajuk e-mel anda.

9-Gunakan alamat e-mel profesional

Alamat peribadi seperti lovelygirl @ ... atau gentleman @ ... benar-benar mengharamkan. Dalam konteks hubungan profesional, anda tidak pernah ditujukan kepada seorang pengintip menggunakan alamat e-mel jenis ini.

Adalah disyorkan untuk menggunakan alamat e-mel profesional, atau sekurang-kurangnya alamat peribadi dengan nama dan nama keluarga anda.

E-mel profesional memerlukan komunikasi yang sangat baik, perbendaharaan kata yang tepat, teks ringkas, permintaan yang jelas dan ejaan yang tidak dapat dibaca. Dengan mengamalkan peraturan, tip dan nasihat yang baru saja kita sebutkan, anda boleh menulis e-mel yang menarik, yang akan menarik minat penerima anda dan membangkitkan minatnya.