Jekk ma jkollokx rutina ċara fl-immaniġġjar tal-emails tiegħek, dawn jistgħu malajr isiru sors ta 'telf konsiderevoli ta' ħin. Min-naħa l-oħra jekk tagħmel dak li hu meħtieġ fil-livell organizzattiv sabiex ma tħallix tkun invadut minn għexieren ta ’emails mhux jinqraw. Imbagħad tista 'teħles lil moħħok minn kwalunkwe possibbiltà li tkun nieqes xi email importanti. F'dan l-artikolu huma elenkati numru ta 'prattiki ppruvati. Billi taddottahom, żgur li int tkun tista 'tamministra l-kaxxa tal-posta tiegħek b'mod aktar seren.

Ikklassifika awtomatikament jew manwalment kull email f'folder jew sotto-folders dedikati.

 

Dan huwa t-tip ta 'metodu li jippermettilek issortja malajr l-emails tiegħek f'ordni ta' importanza. Tista 'tagħżel li tikklassifika l-emails tiegħek skont it-tema, is-suġġett, skont l-iskadenzi. L-importanti huwa li tieħu vantaġġ minn kulħadd il-karatteristiċi tal-kaxxa postali tiegħek biex timmaniġġja l-posta elettronika tiegħek b’mod kompletament operattiv. Ladarba tkun ħloqt direttorju b'folder u subfolder skond il-mod ta 'organizzazzjoni li jixraqlek. Kull messaġġ se jkollu postu fil-kaxxa postali tiegħek bħal kull fajl tal-karta fuq l-iskrivanija tiegħek. Għalhekk tista ', ladarba jingħata l-mument għall-ipproċessar tal-emails tiegħek, tikkonċentra 100% fuq il-bqija tax-xogħol tiegħek.

Ippjana ħin speċifiku għall-ipproċessar tal-imejls tiegħek

 

M’għandniex xi ngħidu, trid tibqa ’tirrispondi u tkun kapaċi tipproċessa messaġġi li jistennew rispons immedjat minnek. Mill-bqija, ippjana l-iktar mument (i) rilevanti, biex tittratta l-emails tiegħek b'mod konsistenti. Ibda billi tħejji l-elementi kollha meħtieġa għall-ipproċessar tax-xogħol tiegħek. Fajls tal-karta, staplers, printers, kollox għandu jkun faċli biex tiffaċilita l-konċentrazzjoni massima. Ma jimpurtax meta tagħżel. Issa li l-kaxxa postali tiegħek hija organizzata bħal ċentru tal-għażla tal-posta, għandek il-possibbiltà li tipproċessa l-emails tiegħek bil-kalma b'effiċjenza u veloċità.

Naddaf il-kaxxa tal-posta tiegħek billi tħassar il-fuljetti kollha mhux meħtieġa

 

Il-kaxxa tal-posta tiegħek hija parassitizzata kontinwament minn fuljetti jew reklami mingħajr interess? Oqgħod attent li teħles il-kaxxa tal-posta tiegħek minn dawn il-fuljetti kollha li jidhru aktar bħal spam minn kull ħaġa oħra. Trid sistematikament tħassar minn dawn il-listi postali kollha li ma jġibulek xejn konkret u li jista 'jsir malajr iktar invażiv. Tista 'tuża għodda bħal cleanfox fejn Unroll Me agħmel dak meħtieġ fi ftit klikks. Mingħajr ma tieħdok filgħodu, dan it-tip ta 'soluzzjoni jgħinek bil-kbir biex itemm dan it-tniġġis kollu diġitali. Eluf ta 'emails jistgħu jiġu pproċessati relattivament malajr.

Twaqqaf rispons awtomatiku

 

Inti dalwaqt se tmur fuq vaganza għal żmien twil. Dettal li m'għandux jiġi injorat, attivat ir-risposta awtomatika tal-kaxxa tal-posta tiegħek. Din hija xi ħaġa importanti sabiex in-nies kollha li magħhom jikkorrispondu professjonalment bl-email ikunu infurmati sewwa dwar in-nuqqas tiegħek. Ħafna nuqqas ta 'ftehim huwa possibbli meta klijent jew fornitur jitlef il-paċenzja, minħabba li dawn il-messaġġi jibqgħu bla risposta. Dan jista ’jiġi evitat faċilment b’messaġġ qasir li se jintbagħat awtomatikament waqt il-vaganza tiegħek. Għandek bżonn biss li tindika d-data tar-ritorn tiegħek mill-vaganza u għaliex m'għandekx l-email ta 'kollega jekk meħtieġ.

Ittempra n-numru ta 'emails li tibgħat f'kopja

 

L-użu sistematiku ta ’emails mibgħuta f’kopja tal-karbonju (CC) u kopja tal-karbonju inviżibbli (CCI) jista’ jiġġenera malajr skambji mingħajr tarf. Nies li suppost kellhom jirċievu l-messaġġ tiegħek għall-informazzjoni, issa jeħtieġu kjarifika. Oħrajn jistaqsu għaliex irċivew dan il-messaġġ u ġustament jipperċepixxuh bħala ħela ta 'ħin. Meta tagħmel l-għażla li tpoġġi lil xi ħadd fil-linja, kun żgur li l-għażla tiegħek hija verament rilevanti. Messaġġi mibgħuta lil kulħadd b'xi mod għandhom ikunu evitati.

Ftakar li email jista 'jkollu valur legali

 

Sa fejn hu possibbli żomm l-emails kollha tiegħek, huma għandhom il-forza tal-prova, b'mod partikolari lit-tribunal industrijali. Messaġġ elettroniku jekk ikun iċċertifikat bl-istess valur legali bħall-ittra li kellek miktub bl-idejn. Imma beware, anke messaġġ sempliċi mibgħut bla ħsieb lil kollega jew lil klijent jista 'jkollu konsegwenzi serji. Jekk klijent jipprova, l-imejl għandu l-appoġġ, li inti ma rrispettatx l-impenji tiegħek f'termini ta 'kunsinna jew oħra. Int ikollok terfa 'l-konsegwenzi għan-negozju tiegħek u għalik innifsek. F'tilwim kummerċjali bħal fit-tribunali industrijali, il-prova tingħad li hija "bla ħlas". Jiġifieri li huwa l-imħallef li jiddeċiedi u li huwa aħjar li tkun ikklassifikat bir-reqqa l-emails tiegħu milli tpoġġihom fit-Trash.