Ikteb biex jinqara
Kollega għadu kif bagħatlek email dwar laqgħa li jkollok f'siegħa. L-email suppost fiha l-informazzjoni ewlenija li għandek bżonn tippreżenta, bħala parti minn proġett importanti.
Imma hemm problema: l-email tant hi miktuba ħażin li ma tistax issib id-dejta li għandek bżonn. Hemm żbalji ortografiċi u sentenzi mhux kompluti. Il-paragrafi huma tant twal u konfużi li tieħu inti tliet darbiet daqs kemm tieħu biex issib l-informazzjoni li trid. Bħala riżultat, int m'intix ippreparat biżżejjed għal-laqgħa u ma tmurx tajjeb daqs kemm kont ttamat.
Qatt iffaċċjajt sitwazzjoni simili għal din? F'dinja mgħobbija żżejjed bl-informazzjoni, huwa essenzjali li tikkomunika b'mod ċar, konċiż u effettiv. In-nies m'għandhomx ħin biex jaqraw emails tul kotba, u m'għandhomx il-paċenzja biex jinterpretaw emails li huma mibnija ħażin u fejn informazzjoni utli hija mifruxa mal-post kollu.
Plus tiegħek ħiliet tal-kitba huma tajbin, aħjar tkun l-impressjoni li se tagħmel fuq dawk ta’ madwarek, inklużi l-imgħallem, il-kollegi u l-klijenti tiegħek. Qatt ma tkun taf kemm se jeħduk dawn l-impressjonijiet tajbin.
F'dan l-artikolu, naraw kif tista 'ttejjeb il-ħiliet tal-kitba tiegħek u tevita żbalji komuni.
Udjenza u format
L-ewwel pass biex tikteb b'mod ċar huwa li tagħżel il-format xieraq. Għandek bżonn tibgħat email informali? Ikteb rapport dettaljat? Jew tikteb ittra formali?
Il-format, flimkien mal-udjenza tiegħek, se jiddefinixxi l-"vuċi tal-kitba" tiegħek, jiġifieri kemm għandu jkun formali jew rilassat it-ton. Pereżempju, jekk qed tikteb email lil klijent potenzjali, għandu jkollha l-istess ton bħal email lil ħabib?
Ċertament le.
Ibda billi tidentifika min se jaqra l-messaġġ tiegħek. Huwa għal eżekuttivi anzjani, it-tim kollu, jew grupp żgħir li jaħdem fuq fajl speċifiku? F'dak kollu li tikteb, il-qarrejja tiegħek, jew ir-riċevituri, jeħtieġ li jiddefinixxu t-ton tiegħek kif ukoll l-aspetti tal-kontenut.
Kompożizzjoni u stil
Ladarba tkun taf x'qed tikteb u għal min qed tikteb, trid tibda tikteb.
Skrin tal-kompjuter vojt u abjad spiss ikun intimidanti. Faċli teħel għax ma tafx kif tibda. Ipprova dawn il-pariri biex tikkomponi u tifformattja d-dokument tiegħek:
- Ibda bl-udjenza tiegħek: Ftakar li l-qarrejja tiegħek ma jafu xejn minn dak li tgħidilhom. X'għandhom ikunu jafu l-ewwel?
- Oħloq pjan: Dan huwa partikolarment utli jekk qed tikteb dokument itwal, bħal rapport, preżentazzjoni jew diskors. Outlines jgħinuk tidentifika liema passi għandek issegwi f'liema ordni u tkisser il-kompitu f'informazzjoni maniġġabbli.
- Ipprova ftit empatija: Per eżempju, jekk qed tikteb email tal-bejgħ għal klijenti potenzjali, għaliex għandhom jimpurtahom mill-prodott tiegħek jew mill-pitch tal-bejgħ tiegħek? X'inhu l-benefiċċju għalihom? Ftakar il-bżonnijiet tal-udjenza tiegħek il-ħin kollu.
- Uża t-trijangolu retoriku: Jekk qed tipprova tipperswadi lil xi ħadd biex jagħmel xi ħaġa, kun żgur li tispjega għaliex in-nies għandhom jisimgħuk, iwasslu l-messaġġ tiegħek b'mod li jinvolvi lill-udjenza tiegħek, u tippreżenta l-informazzjoni b'mod razzjonali u koerenti.
- Identifika t-tema prinċipali tiegħek: Jekk ikollok diffikultà biex tiddefinixxi t-tema ewlenija tal-messaġġ tiegħek, ippretendi li fadal 15-il sekonda biex tispjega l-pożizzjoni tiegħek. X'tghid? Din hija probabbilment it-tema prinċipali tiegħek.
- Uża lingwa sempliċi: Sakemm ma tkunx qed tikteb karta xjentifika, normalment ikun aħjar li tuża lingwaġġ sempliċi u ċar. Tużax kliem twil biss biex timpressjona lin-nies.
struttura
Id-dokument tiegħek għandu jkun kemm jista 'jkun faċli għall-utent. Uża kemm jista 'jkun it-titli, is-sottotitoli, il-balal u n-numri biex tissepara t-test.
Wara kollox, x'jista' jkun eħfef biex taqra: paġna mimlija b'paragrafi twal jew paġna maqsuma f'paragrafi qosra b'intestaturi ta' sezzjonijiet u punti ta' bulit? Dokument li huwa faċli biex jiġi skennjat jinqara aktar spiss minn dokument b'paragrafi twal u densi.
L-intestaturi għandhom jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrej. L-użu ta’ mistoqsijiet spiss ikun idea tajba, speċjalment fil-kopja tar-reklami, għax il-mistoqsijiet jgħinu biex il-qarrej jibqa’ interessat u kurjuż.
Fl-emails u l-proposti, uża titoli u sottotitoli qosra, fattwali, bħal dawk f'dan l-artikolu.
Iż-żieda ta 'grafika hija wkoll mod intelliġenti biex tissepara t-test tiegħek. Dawn l-għajnuniet viżivi mhux biss jippermettu lill-qarrej iżomm l-attenzjoni tiegħu fuq il-kontenut, iżda wkoll jikkomunika informazzjoni importanti ħafna aktar malajr mit-test.
Żbalji Grammatiċi
Probabilment taf li l-iżbalji fl-email tiegħek se jagħmlu x-xogħol tiegħek jidher mhux professjonali. Huwa essenzjali li tevita żbalji kbar billi tieħu lilek innifsek kontrollur tal-ortografija u tirrevedi l-ortografija tiegħek kemm jista 'jkun.
Hawn xi eżempji ta 'kliem użat komunement:
- Nibgħat / tibgħat / nibgħatlek
Il-verb "biex tibgħat" bħala verb ta 'l-ewwel grupp, wieħed dejjem jikteb fl-ewwel persuna tas-singular "Nibgħat" b' "e". "Ġarr" mingħajr "e" huwa isem ("vjeġġ") u jista 'jkun plural: "vjeġġi".
- Ningħaqad miegħek / Ningħaqad miegħek
Wieħed dejjem jikteb "Ningħaqad miegħek" b '"s". "Konġunta" ma '"t" hija l-konjugazzjoni tas-singular tat-terza persuna "li tissieħeb".
- Skadenza / skadenza
Anki jekk il- "bamper" jitwaħħal ma 'isem femminili, m'għandekx taqta' bit-tentazzjoni u dejjem ikteb "bamper" mingħajr "e".
- Rakkomandazzjoni / Rakkomandazzjoni
Jekk bl-Ingliż niktbu "rakkomandazzjoni" b '"e", bil-Franċiż dejjem niktbu "rakkomandazzjoni" b' "a".
- Hemm / hemm / hemm
Aħna nżidu "t" ewfoniku f'formuli interrogattivi biex niffaċilitaw il-pronunzja u nipprevjenu żewġ vokali wara xulxin. Għalhekk se niktbu "hemm hemm".
- F'termini ta '/ f'termini ta'
Wieħed qatt ma jikteb "f'termini ta '" mingħajr "s". Dejjem dejjem hemm diversi "termini" fl-użu ta 'din l-espressjoni.
- Minn / fost
Oqgħod attent li ma tkunx imqarraq bil-kelma "ħlief" li tispiċċa b '"s". Wieħed qatt ma jikteb "fost" bi "s". Hija prepożizzjoni u hija invarjabbli.
- Kif miftiehem / kif miftiehem
Anki mwaħħla ma 'isem femminili, "kif miftiehem" hija dejjem invarjabbli u qatt ma tieħu "e".
- Manutenzjoni / servizz
Tħawwadx l-isem u l-verb. L-isem "intervista" mingħajr "t" jiddeskrivi skambju jew "intervista għal xogħol". Il-verb konjugat fit-tielet persuna tas-singular "iżomm" jintuża meta niġu biex jagħmlu l-azzjoni li jżommu xi ħaġa.
Uħud mill-qarrejja tiegħek mhux se jkunu perfetti fl-ortografija u fil-grammatika. Ma jistgħux jinnotaw jekk inti tagħmel dawn l-iżbalji. Imma tużax dan bħala skuża: ġeneralment ikun hemm nies, speċjalment eżekuttivi anzjani, li jinnutaw!
Għal din ir-raġuni, kull ħaġa li tikteb għandha tkun ta 'kwalità aċċettabbli għall-qarrejja kollha.
verifika
L-ghadu ta 'qari tal-provi tajjeb huwa l-veloċità. Ħafna nies jgħaġġlu permezz tal-emails tagħhom, iżda hekk tinsa l-iżbalji. Segwi dawn l-istruzzjonijiet biex tivverifika dak li ktibt:
- Iċċekkja l-intestaturi u s-saqajn tiegħek: In-nies ħafna drabi jinjorawhom biex jiffokaw biss fuq it-test. Sempliċement għax l-headers huma kbar u skuri ma jfissirx li huma mingħajr żbalji!
- Aqra l-email b'leħen għoli: Dan iġiegħlek tmur bil-mod, u dan ifisser li x'aktarx li int tidentifika l-iżbalji.
- Uża subgħajk biex isegwi t-test hekk kif taqra: Hija ħaġa oħra li tgħinek tnikkirx.
- Ibda fl-aħħar tat-test tiegħek: Aqra mill-ġdid sentenza mill-aħħar sal-bidu, tgħinek tiffoka fuq l-iżbalji u mhux fuq il-kontenut.