Stampa Friendly, PDF & Email

Ikteb biex jinqara

Kollega għadu kif bagħatlek a email dwar laqgħa li jkollok f’siegħa. L-email suppost fiha l-informazzjoni ewlenija li għandek bżonn tippreżenta, bħala parti minn proġett importanti.

Iżda hemm problema: il-posta hija miktuba tant ħażina li ma tistax issib id-data li għandek bżonn. Hemm żbalji ortografiċi u sentenzi mhux kompluti. Il-paragrafi huma tant twal u tant li jħawdu lilek li għandek bżonn tliet darbiet itwal milli meħtieġ biex issib l-informazzjoni li trid. Bħala riżultat, m'intix lest biżżejjed biex tiltaqa 'mal-laqgħa u mhux sejjer tajjeb daqs kemm tixtieq.

Qatt jiffaċċjaw sitwazzjoni simili għal din? F'dinja ta 'informazzjoni mgħobbija żżejjed, huwa essenzjali li tikkomunika b'mod ċar, konċiż u effettiv. In-nies m'għandhomx il-ħin biex jaqraw l-emails it-tul ta 'ktieb, u m'għandhomx il-paċenzja li jinterpretaw e-mails mibnija ħażin u fejn informazzjoni utli hija mifruxa kullimkien.

Plus tiegħek ħiliet tal-kitba huma tajbin, iktar ma tħossok tajjeb dwarek innifsek, inklużi l-imgħallem, il-kollegi u l-klijenti tiegħek. Inti qatt ma tkun taf kemm dawn l-impressjonijiet tajbin iwasslu għalik.

F'dan l-artikolu, naraw kif tista 'ttejjeb il-ħiliet tal-kitba tiegħek u tevita żbalji komuni.

Udjenza u format

L-ewwel pass biex tikteb b’mod ċar huwa li tagħżel il-format xieraq. Għandek bżonn tibgħat email informali? Ikteb rapport dettaljat? Jew tikteb ittra formali?

Il-format, kif ukoll l-udjenza tiegħek, se jiddefinixxu "l-vuċi tal-kitba" tiegħek - jiġifieri, kemm għandu jkun formali jew rilassat it-ton. Pereżempju, jekk qed tikteb email lil klijent potenzjali, għandu jkollu l-istess ton bħal email lil xi ħabib?

Ċertament le.

Ibda billi tidentifika min se jaqra l-messaġġ tiegħek. Huwa mmirat lejn maniġers anzjani, it-tim kollu, jew grupp żgħir li jaħdem fuq fajl speċifiku? F'dak kollu li tikteb, il-qarrejja, jew ir-riċevituri tiegħek, għandhom jiddefinixxu t-ton tiegħek kif ukoll aspetti tal-kontenut.

AQRA  Tmiem tal-posta, il-formuli edukat biex tabbanduna

Kompożizzjoni u stil

Ladarba tkun taf x'qed tikteb u għal min qed tikteb, trid tibda tikteb.

Skrin tal-kompjuter abjad vojt ħafna drabi jintimida. Huwa faċli li jeħel għax ma tafx kif tibda. Ipprova dawn il-pariri biex tikkomponi u tifformattja d-dokument tiegħek:

 

  • Ibda bl-udjenza tiegħekTinsiex li l-qarrejja tiegħek ma jafu xejn dwar dak li tgħidulhom. X'għandhom ikunu jafu l-ewwel?
  • Oħloq pjanDan huwa partikolarment utli jekk qed tikteb dokument itwal, bħal rapport, preżentazzjoni jew diskors. Il-linji ġenerali jgħinuk tidentifika l-passi li għandhom isegwu f'liema ordni u taqsam il-kompitu f'informazzjoni maniġġabbli.
  • Ipprova ftit empatijaPereżempju, jekk qed tikteb email tal-bejgħ għal klijenti potenzjali, għaliex għandhom jimpurtahom dwar il-prodott jew il-grawnd tal-bejgħ tiegħek? X'inhu l-benefiċċju għalihom? Ftakar il-ħtiġijiet ta ’l-udjenza tiegħek fil-ħinijiet kollha.
  • Uża t-trijangolu retorikuJekk qed tipprova tipperswadi lil xi ħadd biex jagħmel xi ħaġa, aċċerta ruħek li tispjega għalfejn in-nies għandhom jisimgħu lilek, ġib il-messaġġ tiegħek biex tinvolvi l-udjenza tiegħek, u tippreżenta l-informazzjoni b'mod razzjonali u konsistenti.
  • Identifika t-tema prinċipali tiegħek: Jekk għandek diffikultà biex tiddefinixxi t-tema ewlenija tal-messaġġ tiegħek, nippretendu li għandek ix-xellug ta 'sekondi 15 biex tispjega fejn tinsab. X 'tgħid? Din hija probabbilment it-tema prinċipali tiegħek.
  • Uża lingwa sempliċi: Sakemm tikteb artiklu xjentifiku, ġeneralment ikun aħjar li tuża lingwa sempliċi, lingwa diretta. Tużax kliem twil biss biex timpressjona lin-nies.

struttura

Id-dokument tiegħek għandu jkun kemm jista 'jkun faċli għall-utent. Uża kemm jista 'jkun it-titli, is-sottotitoli, il-balal u n-numri biex tissepara t-test.

Wara kollox, x'inhu eħfef biex jinqara: paġna mimlija b'paragrafi twal jew paġna maqsuma f'paragrafi qosra bl-intestaturi tas-sezzjoni u l-balal? Dokument li huwa faċli li jiġi skannjat jinqara iktar ta 'spiss minn dokument b'paragrafi twal u densi.

AQRA  Email professjonali, evita formuli familjari!

Headers għandhom jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrej. Bl-għajnuna tal-mistoqsijiet, ħafna drabi hija idea tajba, speċjalment f'testi ta ’riklamar, għaliex il-mistoqsijiet iżommu lill-qarrej interessat u kurjuż.

Fl-emails u l-proposti, uża titoli u sottotitoli qosra, fattwali, bħal dawk f'dan l-artikolu.

Iż-żieda ta 'grafika hija wkoll mod intelliġenti biex tissepara t-test tiegħek. Dawn l-għajnuniet viżivi mhux biss jippermettu lill-qarrej iżomm l-attenzjoni tiegħu fuq il-kontenut, iżda wkoll jikkomunika informazzjoni importanti ħafna aktar malajr mit-test.

Żbalji Grammatiċi

Probabbilment taf li l-iżbalji fl-email tiegħek jagħmlu x-xogħol tiegħek jidher mhux professjonali. Huwa essenzjali li tevita żbalji kbar billi tieħu spell checker u tirrevedi l-ortografija tiegħek kemm jista 'jkun.

Hawn xi eżempji ta 'kliem użat komunement:

 

  • Nibgħat / tibgħat / nibgħatlek

 

Il-verb "biex tibgħat" bħala verb ta 'l-ewwel grupp, wieħed dejjem jikteb fl-ewwel persuna tas-singular "Nibgħat" b' "e". "Ġarr" mingħajr "e" huwa isem ("vjeġġ") u jista 'jkun plural: "vjeġġi".

 

  • Ningħaqad miegħek / Ningħaqad miegħek

 

Wieħed dejjem jikteb "Ningħaqad miegħek" b '"s". "Konġunta" ma '"t" hija l-konjugazzjoni tas-singular tat-terza persuna "li tissieħeb".

 

  • Skadenza / skadenza

 

Anki jekk il- "bamper" jitwaħħal ma 'isem femminili, m'għandekx taqta' bit-tentazzjoni u dejjem ikteb "bamper" mingħajr "e".

 

  • Rakkomandazzjoni / Rakkomandazzjoni

 

Jekk bl-Ingliż niktbu "rakkomandazzjoni" b '"e", bil-Franċiż dejjem niktbu "rakkomandazzjoni" b' "a".

 

  • Hemm / hemm / hemm

 

Aħna nżidu "t" ewfoniku f'formuli interrogattivi biex niffaċilitaw il-pronunzja u nipprevjenu żewġ vokali wara xulxin. Għalhekk se niktbu "hemm hemm".

 

  • F'termini ta '/ f'termini ta'

 

Wieħed qatt ma jikteb "f'termini ta '" mingħajr "s". Dejjem dejjem hemm diversi "termini" fl-użu ta 'din l-espressjoni.

AQRA  Kif tikteb rapport rilevanti?

 

  • Minn / fost

 

Oqgħod attent li ma tkunx imqarraq bil-kelma "ħlief" li tispiċċa b '"s". Wieħed qatt ma jikteb "fost" bi "s". Hija prepożizzjoni u hija invarjabbli.

 

  • Kif miftiehem / kif miftiehem

 

Anki mwaħħla ma 'isem femminili, "kif miftiehem" hija dejjem invarjabbli u qatt ma tieħu "e".

 

  • Manutenzjoni / servizz

Tħawwadx l-isem u l-verb. L-isem "intervista" mingħajr "t" jiddeskrivi skambju jew "intervista għal xogħol". Il-verb konjugat fit-tielet persuna tas-singular "iżomm" jintuża meta niġu biex jagħmlu l-azzjoni li jżommu xi ħaġa.

Uħud mill-qarrejja tiegħek mhux se jkunu perfetti fl-ortografija u fil-grammatika. Ma jistgħux jinnotaw jekk inti tagħmel dawn l-iżbalji. Imma tużax dan bħala skuża: ġeneralment ikun hemm nies, speċjalment eżekuttivi anzjani, li jinnutaw!

Għal din ir-raġuni, dak kollu li tikteb irid ikun ta 'kwalità aċċettabbli għall-qarrejja kollha.

verifika

L-ghadu ta 'proofreading tajjeb huwa l-veloćità. Ħafna nies hurry jibbrawżjaw l-emails tagħhom, imma hekk kif tinsa tieħu żbalji. Segwi dawn l-istruzzjonijiet biex tivverifika dak li ktibt:

  • Iċċekkja l-intestaturi u s-saqajn tiegħek: In-nies spiss jinjorawhom biex jiffokaw biss fuq it-test. Dan mhux għax l-intestaturi huma xaħam u xaħam li huma ħielsa minn żbalji!
  • Aqra l-email b'leħen għoli: Dan iġiegħlek tmur bil-mod, u dan ifisser li x'aktarx li int tidentifika l-iżbalji.
  • Uża subgħajk biex isegwi t-test hekk kif taqra: Hija ħaġa oħra li tgħinek tnikkirx.
  • Ibda fl-aħħar tat-test tiegħek: Aqra mill-ġdid sentenza mill-aħħar sal-bidu, tgħinek tiffoka fuq l-iżbalji u mhux fuq il-kontenut.