Stampa Friendly, PDF & Email

Messaġġi assenti huma kitba ta 'xogħol importanti. Iżda għal ħafna raġunijiet, jistgħu jiġu injorati. Dan huwa spjegat mill-kuntest tal-kitba tagħhom u kultant billi ma jitqiesx l-impatt li jista’ jkollhom.

Tabilħaqq, il-messaġġ tan-nuqqas huwa messaġġ awtomatiku. Mibgħut bħala tweġiba għal kwalunkwe messaġġ riċevut f'intervall ta 'ħin jew f'perjodu definit. Kultant il-messaġġ jitħejja fil-kuntest tal-leave. Dan il-perjodu, meta probabilment diġà għandek moħħok x'imkien ieħor, jista 'ma jkunx l-aħjar ħin biex tikteb il-messaġġ tiegħek.

X'inhu l-punt li tikkonfigura messaġġ awtomatiku ta 'assenza?

In-nuqqas mill-messaġġ tax-xogħol huwa importanti f'ħafna modi. Jintuża biex jinnotifika lill-impjegati kollha tiegħek dwar l-assenza tiegħek. Iservi wkoll biex tipprovdi informazzjoni li tippermettilhom ikomplu l-attivitajiet tagħhom waqt li jistennewk biex tirritorna. Din l-informazzjoni hija prinċipalment id-data tal-irkupru tiegħek, dettalji ta 'kuntatt ta' emerġenza biex tikkuntattjak jew id-dettalji ta 'kuntatt ta' kollega biex tikkuntattja f'emerġenza. Fid-dawl ta 'dan kollu, il-messaġġ ta' assenza huwa att essenzjali ta 'komunikazzjoni għal kwalunkwe professjonist.

Liema huma l-iżbalji li għandek tevita?

Minħabba l-importanza tal-messaġġ ta 'assenza, għandhom jitqiesu diversi parametri sabiex ma jixxokkjawx jew ma jirrispettawx lill-interlokutur tiegħek. Aħjar tinstema 'rispettuż wisq minn nuqqas ta' rispett. Allura ma tistax tuża espressjonijiet bħal OUPS, pff, eċċ. Ikollok bżonn tieħu kont tal-profil tal-partijiet interessati kollha. Għalhekk, evita li tikteb bħallikieku qed titkellem biss ma 'coworkers meta s-superjuri jew il-klijenti tiegħek, il-fornituri, jew anke l-awtoritajiet pubbliċi jistgħu jkunu qed jibagħtulek messaġġi.

AQRA  Nota li tieħu fil-laqgħa, tips biex ikunu effettivi

Biex tevita dan l-inkonvenjent, huwa possibbli ma 'Outlook li jkollok messaġġ ta' assenza għal posta elettronika interna tal-kumpanija u messaġġ ieħor għal posta elettronika esterna. Fi kwalunkwe każ, ser ikollok tieħu kont tal-profili kollha sabiex tipproduċi messaġġ ta 'assenza strutturat tajjeb.

Barra minn hekk, l-informazzjoni għandha tkun utli u preċiża. Evita messaġġi ambigwi bħal "Jiena nkun nieqes minn għada" billi tkun taf li min jirċievi din l-informazzjoni ma jkunx jista 'jkun jaf id-data ta' din "għada".

Fl-aħħarnett, evita li tuża ton familjari u każwali. Tabilħaqq, l-ewforija ta 'vaganza fil-vista tista' tikkawżalek tuża ton familjari żżejjed. Ftakar li tibqa 'professjonali sal-aħħar. Oralment mal-kollegi, dan jista 'jiġri, iżda speċjalment mhux fil-kuntest ta' dokumenti ta 'ħidma.

X'tip ta 'messaġġ ta' assenza tagħżel?

Biex tevita dawn in-nases kollha, agħżel stil konvenzjonali. Dan jinkludi l-ismijiet u l-kunjomijiet tiegħek, informazzjoni dwar meta tista 'tipproċessa l-messaġġ riċevut u l-persuna (i) li għandek tikkuntattja f'każ ta' emerġenza.