L-email ilha għodda essenzjali għall-komunikazzjonijiet tan-negozju, iżda stħarriġ imwettaq minn Sendmail. Kixfet li kkawża tensjoni, konfużjoni jew konsegwenzi negattivi oħra għal 64% tal-professjonisti.
Allura, kif tista 'tevita dan bl-emails tiegħek? U kif tista 'tikteb emails li jagħtu r-riżultati mixtieqa? F'dan l-artikolu, aħna nirrevedu l-istrateġiji li tista 'tuża biex tiżgura li l-użu tal-email tiegħek huwa ċar, effettiv u ta' suċċess.
Ħaddiem ta ’l-uffiċċju medju jirċievi madwar 80 emails kuljum. B'dan il-volum ta 'posta, messaġġi individwali jistgħu faċilment jiġu minsija. Segwi dawn ir-regoli sempliċi sabiex l-emails tiegħek jiġu nnotati u użati.
- Tikkomunikax wisq bl-email.
- Jagħmlu użu tajjeb mill-oġġetti.
- Agħmel messaġġi ċari u qosra.
- Kun edukat.
- Iċċekkja t-ton tiegħek.
- Reread.
Tikkomunikax wisq bl-email
Wieħed mill-akbar sorsi ta’ stress fuq ix-xogħol huwa l-volum kbir ta’ emails li jirċievu n-nies. Allura, qabel tibda tikteb email, staqsi lilek innifsek: "Dan huwa verament meħtieġ?"
F'dan il-kuntest, għandek tuża t-telefon jew messaġġi istantaneji biex tittratta mistoqsijiet li x'aktarx ikunu s-suġġett ta' diskussjonijiet b'lura. Uża għodda ta' ppjanar tal-komunikazzjoni u identifika l-aħjar kanali għal tipi differenti ta' messaġġi.
Kull meta jkun possibbli, agħti l-aħbar ħażina personalment. Jgħinek tikkomunika bl-empatija, il-kompassjoni u l-fehim u tifdi lilek innifsek jekk il-messaġġ tiegħek ġie meħud ħażin.
Jagħmlu użu tajjeb mill-oġġetti
Titlu ta' gazzetta jagħmel żewġ affarijiet: jiġbed l-attenzjoni tiegħek u jiġbor fil-qosor l-artiklu sabiex tkun tista' tiddeċiedi jekk taqrahx jew le. Il-linja tas-suġġett tal-email tiegħek għandha tagħmel l-istess.
Oġġett l-ispazju vojt huwa aktar probabbli li jiġi injorat jew miċħud bħala "spam". Allura dejjem uża ftit kliem magħżul tajjeb biex tgħid lir-riċevitur dwar xiex tkun l-email.
Jista' jkun li trid tinkludi d-data fil-linja tas-suġġett jekk il-messaġġ tiegħek ikun parti minn serje ta' email regolari, bħal rapport ta' proġett ta' kull ġimgħa. Għal messaġġ li jeħtieġ tweġiba, tista 'wkoll tinkludi sejħa għall-azzjoni, bħal "Jekk jogħġbok sas-7 ta' Novembru."
Linja tas-suġġett miktuba tajjeb, bħal dik ta’ hawn taħt, tipprovdi l-aktar informazzjoni importanti mingħajr ma r-riċevitur lanqas ikollu għalfejn jiftaħ l-email. Dan iservi bħala pront li jfakkar lir-riċevituri tal-laqgħa tiegħek kull meta jiċċekkjaw l-inbox tagħhom.
| Eżempju ħażin Eżempju tajjeb |
|
| Suġġett: laqgħa | Suġġett: Laqgħa dwar il-proċess PASSERELLE - 09h ix-25 Frar 2018 |
Żomm il-messaġġi ċari u qosra
L-emails, bħall-ittri tradizzjonali tan-negozju, għandhom ikunu ċari u konċiżi. Żomm is-sentenzi tiegħek qosra u preċiżi. Il-korp ta 'l-email għandu jkun dirett u informattiv, u jkun fih l-informazzjoni relevanti kollha.
B'differenza mill-ittri tradizzjonali, li tibgħat emails multipli ma tiswa aktar milli tibgħat waħda. Mela jekk għandek bżonn tikkomunika ma’ xi ħadd dwar għadd ta’ suġġetti differenti, ikkunsidra li tikteb email separata għal kull wieħed. Dan jiċċara l-messaġġ u jippermetti lill-korrispondent tiegħek jirrispondi għal suġġett wieħed kull darba.
| Eżempju ħażin | Eżempju tajjeb |
| Suġġett: Reviżjonijiet għar-rapport tal-bejgħ
Hi Michelin,
Grazzi talli bgħatt dan ir-rapport il-ġimgħa li għaddiet. Qrajtha lbieraħ u nħoss li l-Kapitolu 2 jeħtieġ informazzjoni aktar speċifika dwar iċ-ċifri tal-bejgħ tagħna. Naħseb ukoll li t-ton jista’ jkun aktar formali.
Barra minn hekk, ridt ninfurmakom li ppjanajt laqgħa mad-dipartiment tar-relazzjonijiet pubbliċi dwar il-kampanja ta’ reklamar il-ġdida din il-Ġimgħa. Hija fil-11:00 a.m. u se tkun fil-kamra żgħira tal-konferenzi.
Jekk jogħġbok għarrafni jekk intix disponibbli.
Grazzi,
Camille |
Suġġett: Reviżjonijiet għar-rapport tal-bejgħ
Hi Michelin,
Grazzi talli bgħatt dan ir-rapport il-ġimgħa li għaddiet. Qrajtha lbieraħ u nħoss li l-Kapitolu 2 jeħtieġ informazzjoni aktar speċifika dwar iċ-ċifri tal-bejgħ tagħna.
Naħseb ukoll li t-ton jista 'jkun aktar formali.
Tista 'timmodifikaha b'dawn il-kummenti?
Grazzi għax-xogħol iebes tiegħek!
Camille
(Imbagħad Camille tibgħat email oħra dwar il-laqgħa tal-PR.) |
Huwa importanti li jinstab bilanċ hawnhekk. Ma tridx tibbumbardja lil xi ħadd bl-emails, u jagħmel sens li tgħaqqad diversi punti relatati f'post wieħed. Meta jiġri dan, żommha sempliċi b'paragrafi numerati jew punti bulit, u ikkunsidra li "tqatta'" l-informazzjoni f'unitajiet żgħar u organizzati tajjeb biex tagħmilha aktar faċli biex tiddiġerixxi.
Innota wkoll li fl-eżempju tajjeb ta’ hawn fuq, Camille speċifikat x’riedet tagħmel Michelin (f’dan il-każ, ibiddel ir-rapport). Jekk tgħin lin-nies ikunu jafu dak li trid, huma aktar probabbli li jagħtuk.
Kun edukat
In-nies spiss jaħsbu li l-emails jistgħu jkunu inqas formali mill-ittri tradizzjonali. Iżda l-messaġġi li tibgħat huma riflessjoni tal-professjonaliżmu tiegħek, il-valuri u l-attenzjoni għad-dettall huma importanti, u għalhekk huwa meħtieġ ċertu livell ta 'formalità.
Sakemm ma tkunx f'termini tajbin ma' xi ħadd, evita lingwaġġ informali, slang, lingwaġġ, u abbrevjazzjonijiet mhux xierqa. L-emoticons jistgħu jkunu ta’ għajnuna biex tiċċara l-intenzjoni tiegħek, iżda huwa aħjar li tużahom biss ma’ nies li taf sew.
Agħlaq il-messaġġ tiegħek b '"Sinċerament," "Ġurnata t-tajba / filgħaxija lilek" jew "Tajjeb lilek", skond is-sitwazzjoni.
Ir-riċevituri jistgħu jagħżlu li jistampaw emails u jaqsmuhom ma' oħrajn, għalhekk dejjem kun edukat.
Iċċekkja t-ton
Meta niltaqgħu ma 'nies wiċċ imb wiċċ, aħna nużaw il-lingwa tal-ġisem, it-tones vokali u l-espressjonijiet tal-wiċċ biex nivvalutaw kif iħossuhom. E-mail iċċaħħadna minn din l-informazzjoni, li jfisser li ma nistgħux nafu meta n-nies fehmu ħażin il-messaġġi tagħna.
L-għażla tiegħek tal-kliem, it-tul tas-sentenza, il-punteġġjatura, u l-kapitalizzazzjoni jistgħu faċilment jiġu interpretati ħażin mingħajr indikazzjonijiet viżwali u tas-smigħ. Fl-ewwel eżempju hawn taħt, Louise tista’ taħseb li Yann huwa frustrat jew irrabjat, imma fir-realtà, iħossu tajjeb.
| Eżempju ħażin | Eżempju tajjeb |
| Louise,
Għandi bżonn ir-rapport tiegħek sal-17 p.m. illum jew nitlef l-iskadenza tiegħi.
Yann |
Hi Louise,
Grazzi għax-xogħol iebes tiegħek fuq dan ir-rapport. Tista 'tagħtini l-verżjoni tiegħek qabel is-sigħat ta' 17, sabiex ma titlifx l-iskadenza tiegħi?
Grazzi bil-quddiem,
Yann |
Aħseb dwar il- "tħossok" ta 'l-email tiegħek emozzjonalment. Jekk l-intenzjonijiet jew l-emozzjonijiet tiegħek jistgħu jiġu mifhuma ħażin, sib mod inqas ambigwu biex tifformula l-kliem tiegħek.
proofreading
Fl-aħħarnett, qabel ma tikklikkja "Ibgħat", ħu ftit biex tiċċekkja l-email tiegħek għal xi żbalji ortografiċi, grammatiċi u punteġġjanti. L-emails tiegħek huma parti mill-immaġni professjonali tiegħek daqs il-ħwejjeġ li tilbes. Għalhekk huwa frowned fuq li jintbagħat messaġġ li jkun fih żbalji f'serje.
Waqt il-korrezzjoni tal-provi, oqgħod attent ħafna għat-tul tal-posta elettronika tiegħek. In-nies huma aktar probabbli li jaqraw emails qosra u konċiżi minn emails twal u skonnettjati, għalhekk kun żgur li l-emails tiegħek huma qosra kemm jista 'jkun, mingħajr ma teskludi l-informazzjoni meħtieġa.
Punti ewlenin
Ħafna minna jqattgħu parti tajba mill-ġurnata tagħna f ' aqra u tikkomponi emails. Iżda l-messaġġi li nibagħtu jistgħu jkunu konfużi għal oħrajn.
Biex tikteb emails effettivi, staqsi lilek innifsek l-ewwel jekk verament għandek tuża dan il-kanal. Xi kultant jista 'jkun aħjar li tieħu t-telefon.
Agħmel l-emails tiegħek konċiżi u preċiżi. Ibgħathom biss lil nies li verament iridu jarawhom u indika biċ-ċar x'tixtieq li r-riċevitur jagħmel wara.
Ftakar li l-emails tiegħek huma riflessjoni tal-professjonalità tiegħek, il-valuri tiegħek u l-attenzjoni tiegħek għad-dettall. Ipprova immaġina kif oħrajn jistgħu jinterpretaw it-ton tal-messaġġ tiegħek. Kun edukat u dejjem iċċekkja darbtejn dak li ktibt qabel ma tolqot "ibgħat".
