L-impjegat Franċiż medju jqatta’ madwar kwart tal-ġimgħa jgħaddi minn mijiet ta’ emails li jibagħtu u jirċievu kuljum.

Madankollu, minkejja l-fatt li aħna ninsabu mwaħħlin fil-kaxxa postali tagħna għal parti tajba mill-ħin tagħna, ħafna minna, anke l-iktar professjonali, għadhom ma jafux kif jużaw email kif xieraq.

Fil-fatt, minħabba l-volum ta 'messaġġi li qrajt u niktbu kuljum, aħna aktar probabbli li nagħmlu żbalji ta' mistħija, li jista 'jkollhom konsegwenzi serji fuq in-negozju.

F'dan l-artikolu, iddefinixxejna l-iktar regoli essenzjali ta '"cybercourt" li taf.

Inkludi linja tas-suġġett ċara u diretta

Eżempji ta’ linja tas-suġġett tajba jinkludu “Data tal-laqgħa mibdula”, “Mistoqsija ta’ malajr dwar il-preżentazzjoni tiegħek” jew “Suġġerimenti għall-proposta”.

In-nies ħafna drabi jiddeċiedu li jiftħu email ibbażata fuq il-linja tas-suġġett, jagħżlu waħda li tħalli lill-qarrejja jkunu jafu li qed tindirizza t-tħassib tagħhom jew il-kwistjonijiet tax-xogħol.

Uża indirizz elettroniku professjonali

Jekk taħdem għal kumpanija, trid tuża l-indirizz elettroniku tal-kumpanija tiegħek. Imma jekk tuża kont tal-email personali, kemm jekk taħdem għal rasek kif ukoll jekk tixtieq tużah okkażjonalment għal korrispondenza kummerċjali, għandek toqgħod attent meta tagħżel dan l-indirizz.

Dejjem għandu jkollok indirizz elettroniku li jkollu ismek fuqu sabiex ir-riċevitur ikun jaf eżatt min qed jibgħat l-email. Qatt tuża indirizz elettroniku li ma jkunx adattat għax-xogħol.

Aħseb darbtejn qabel ma tikklikkja fuq "wieġeb kollha"

Ħadd ma jrid jaqra email ta’ 20 persuna li m’għandhom x’jaqsmu xejn magħhom. L-injorar tal-emails jista 'jkun diffiċli, peress li ħafna nies jirċievu notifiki ta' messaġġi ġodda fuq l-ismartphone tagħhom jew messaġġi pop-up li jfixkluh fuq l-iskrin tal-kompjuter tagħhom. Oqgħod lura milli tikklikkja "tweġib għal kulħadd" sakemm ma taħseb li kulħadd fil-lista għandu jirċievi l-email.

Inkludi blokka tal-firma

Ipprovdi lill-qarrej tiegħek b'informazzjoni dwarek innifsek. Tipikament, inkludi l-isem sħiħ tiegħek, it-titlu, l-isem tal-kumpanija u l-informazzjoni ta 'kuntatt, inkluż numru tat-telefon. Tista 'wkoll iżżid ftit ta' reklamar għalik innifsek, iżda ma tmurx il-baħar ma 'qal jew illustrazzjonijiet.

Uża l-istess font, daqs u kulur bħall-bqija tal-email.

Uża tislijiet professjonali

Tużax espressjonijiet każwali u kolokwali bħal "Hello", "Hi!" jew “Kif int?”.

In-natura llaxkata tal-kitbiet tagħna m'għandhiex taffettwa t-tislijiet f'email. "Hi!" Huwa greeting informali ħafna u ġeneralment, m'għandux jintuża f'sitwazzjoni tax-xogħol. Uża "Hello" jew "Good filgħaxija" minflok.

Uża l-punti ta' esklamazzjoni kemxejn

Jekk tagħżel li tuża marka ta’ esklamazzjoni, uża waħda biss biex tesprimi l-entużjażmu tiegħek.

In-nies ġieli jinġarru u jpoġġu numru ta’ punti ta’ esklamazzjoni fl-aħħar tas-sentenzi tagħhom. Ir-riżultat jista 'jidher wisq emozzjonali jew immaturi, il-punti ta' esklamazzjoni għandhom jintużaw kemxejn bil-miktub.

Oqgħod attent li għandu l-umoriżmu

L-umoriżmu jista’ faċilment jintilef fit-traduzzjoni mingħajr it-ton u l-espressjonijiet tal-wiċċ korretti. F'konverżazzjoni professjonali, l-aħjar umoriżmu jitħalla barra mill-emails sakemm ma tkunx taf sew lir-riċevitur. Ukoll, xi ħaġa li taħseb li hija umoristiċi tista 'ma tkunx għal xi ħadd ieħor.

Kun af li n-nies minn kulturi differenti jitkellmu u jiktbu b’mod differenti

Il-komunikazzjoni ħażina tista’ faċilment tinqala’ minħabba differenzi kulturali, speċjalment fil-forma miktuba meta ma nistgħux naraw il-lingwaġġ tal-ġisem ta’ xulxin. Adatta l-messaġġ tiegħek għall-isfond kulturali jew il-livell ta 'għarfien tar-riċevitur.

Tajjeb li niftakru li kulturi kuntestwali ħafna (Ġappuniżi, Għarbi jew Ċiniżi) iridu jsiru jafu lilek qabel ma tagħmel negozju miegħek. Bħala riżultat, jista 'jkun komuni għall-impjegati f'dawn il-pajjiżi li jkunu aktar personali bil-miktub tagħhom. Min-naħa l-oħra, nies minn kulturi b'kuntest baxx (Ġermaniż, Amerikan jew Skandinavi) jippreferu jmorru malajr ħafna sal-punt.

Irrispondi għall-emails tiegħek, anki jekk l-email ma kinitx intiża għalik

Huwa diffiċli li twieġeb għall-emails kollha mibgħuta lilek, imma għandek tipprova. Dan jinkludi każijiet fejn l-email intbagħtet lilek aċċidentalment, speċjalment jekk il-mittent ikun qed jistenna tweġiba. Tweġiba mhix meħtieġa, iżda hija etikett tajjeb tal-email, speċjalment jekk dik il-persuna taħdem fl-istess kumpanija jew industrija bħalek.

Hawn eżempju ta’ tweġiba: “Naf li int okkupat ħafna, imma ma naħsibx li ridt tibgħatli din l-email. U ridt navżak sabiex tkun tista’ tibgħatha lill-persuna t-tajba. »

Irrevedi kull messaġġ

Żbalji tiegħek mhux se jgħaddi inosservat mir-riċevituri tal-e-mail tiegħek. U, skont ir-riċevitur, tista 'tiġi ġġudikat talli tagħmel dan.

Tistrieħx fuq spell checkers. Aqra u aqra mill-ġdid il-posta tiegħek diversi drabi, preferibbilment b'leħen għoli, qabel ma tibgħatha.

Żid l-indirizz tal-email l-aħħar

Evita aċċidentalment tibgħat email qabel ma tkun spiċċajt tikkomponiha u tikkoreġi l-messaġġ. Anke meta twieġeb għal messaġġ, hija idea tajba li tneħħi l-indirizz tar-riċevitur u daħħalha biss meta tkun ċert li l-messaġġ ikun lest biex jintbagħat.

Ivverifika li għażilt ir-riċevitur korrett

Trid toqgħod attent ħafna meta tikteb isem mill-ktieb tal-indirizzi tiegħek fuq il-linja "To" tal-email. Huwa faċli li tagħżel l-isem ħażin, li jista 'jkun imbarazzanti għalik u għall-persuna li tirċievi l-email bi żball.

Uża fonts klassiċi

Għal korrispondenza professjonali, dejjem żomm il-fonti, il-kuluri u d-daqsijiet standard tiegħek.

Ir-regola kardinali: L-emails tiegħek għandhom ikunu faċli għal nies oħra biex jaqraw.

Ġeneralment, huwa aħjar li tuża tip ta '10 jew 12-il punt u tipa faċli biex tinqara, bħal Arial, Calibri, jew Times New Roman. Meta niġu għall-kulur, l-iswed huwa l-iktar għażla sigura.

Żomm għajnejk fuq it-ton tiegħek

Hekk kif ċajt jintilfu fit-traduzzjoni, il-messaġġ tiegħek jista 'jkun interpretat ħażin malajr. Ftakar li l-intervistatur tiegħek m'għandux il-ħjiel vokali u l-espressjonijiet tal-wiċċ li kieku jiksbu f'diskussjoni waħda għal waħda.

Biex tevita kwalunkwe nuqqas ta 'ftehim, huwa rrakkomandat li taqra l-messaġġ tiegħek b'leħen għoli qabel tikklikkja Ibgħat. Jekk jidher diffiċli għalik, jidher diffiċli għall-qarrej.

Għall-aħjar riżultati, evita li tuża kliem totalment negattiv ("falliment", "ħażin" jew "injorat") u dejjem għid "jekk jogħġbok" u "grazzi".