Stampa Friendly, PDF & Email

 

Illum, l-email huwa l-aħjar mod biex nikkomunikaw bil-faċilità, il-veloċità u l-effiċjenza. Għal skambji professjonali, huwa l-aktar mod użat b'mod komuni.

Biex tikteb a posta professjonaliirridu nirrispettaw ċerti kriterji, pariri u regoli, li aħna nippruvaw nispjegawlek fl-artiklu kollu.

Eżempju ta 'pjan ta' kitba għal email professjonali 

Kultant il-posta tista 'tkun ikkumplikata biex timmaniġġja f'kuntest professjonali. Il-pjan li għandu jiġi segwit biex tikteb email professjonali għandu jqiegħed għad-dispożizzjoni tar-reċipjent l-elementi kollha meħtieġa li jkunu qosra u preċiżi.

Biex tikteb email professjonali, tista 'tadotta l-pjan li ġej:

  • Oġġett ċar u espliċitu
  • Formola tal-appell
  • Bidu li għandu jqiegħed il-kuntest ta 'komunikazzjoni
  • Formola ta 'kortesija li tikkonkludi
  • Firma

Agħżel is-suġġett ta 'email professjonali

Huwa stmat li professjonist jista 'jirċievi medja ta' 100 email kuljum. Għalhekk trid tagħżel is-suġġett tal-email tiegħek biex tħeġġiġhom jiftħuha. Biex tagħmel dan, hemm regoli li għandek issegwi:

1-Ikteb oġġett qasir

Sabiex iżidu r-rata miftuħa tal-email tiegħek, l-esperti jirrakkomandaw idealment li jużaw suġġett ta '50 karattru massimu.

Inti biss għandek spazju limitat biex tikteb l-oġġett tiegħek, għalhekk għandek tagħżel oġġett speċifiku, waqt li tuża verbi ta 'azzjoni relatati mal-kontenut tal-email tiegħek.

Ġeneralment, oġġetti twal jinqraw ħażin fuq smartphones, li qed isiru aktar u aktar użati minn professjonisti biex jiċċekkjaw l-emails tagħhom.

2-Customize is-suġġett tal-email tiegħek

Jekk possibbli, għandek issemmi l-isem u l-ewwel isem tal-kuntatti tiegħek fil-livell tal-oġġett. Huwa element li jista 'jżid ir-rata tal-ftuħ.

Billi tqiegħed id-dettalji tar-riċevitur tiegħek fil-livell tas-suġġett tal-email, hu se jħossu vvalutat u rikonoxxut, li jħeġġeġlu jiftaħ u jaqra l-email tiegħek.

Il-korp ta 'email professjonali 

Biex tikteb email professjonali, huwa rakkomandat li tikteb b'mod ċar il-korp tal-email tiegħek mingħajr ma titlaq mis-suġġett u kollha bbażati fuq ċerti standards ta 'stil u preżentazzjoni.

Oqgħod attent li tikteb email qasir, b'sanzjonijiet qosra u preċiżi li jagħtu aktar kumdità lir-riċevitur tiegħek.

Hawn huma xi affarijiet li għandek tiftakar: 

1-Uża Font Classic

Ħafna servizzi tal-email jippermettu lill-utent jagħżel it-tipa u l-istil tat-test. Fejn tidħol email kummerċjali, agħżel tipa klassika bħal "Times New Roman" jew "Arial".

Mhux irrakkomandat li tintuża font dekorattiva.

Nirrakkomandaw ukoll:

  • Adozzjoni tad-daqs tat-tipa li tinqara
  • Evita korsiv, enfasi, jew kuluri
  • Ma tiktebx it-test kollu b'ittri kbar

2-Kitba ta 'formula ta' sejħa tajba

Għal email professjonali, huwa preferibbli bħal hawn fuq biex jindirizza lid-destinatarju bl-isem, filwaqt li jinkludi t-titlu ta 'ċivilità tal-persuna segwita mill-aħħar isem tiegħu.

AQRA  Kif tikkonvinċi f'kuntest professjonali?

3-Daħħal lilek innifsek fl-ewwel paragrafu

Jekk qed tikteb lil xi ħadd għall-ewwel darba (klijent ġdid per eżempju), huwa importanti ħafna li jintroduċu lilek innifsek u jispjegaw fil-qosor l-iskop tal-messaġġ tiegħek.

Tista 'tiddedika għal din il-preżentazzjoni ftit waħda jew żewġ sentenzi.

4-L-iktar informazzjoni importanti fil-prijorità

Wara l-preżentazzjoni tiegħek, immorru għall-iktar punt importanti.

Huwa interessanti ħafna li nikkwota l-iktar informazzjoni importanti fil-bidu tal-email tiegħek. Int issalva l-ħin tar-riċevitur tiegħek billi tikkjarifika l-intenzjonijiet tiegħek.

Int trid tiġbed l-attenzjoni tal-korrispondent tiegħek u tirċievi dritt sal-punt.

5-Uża vokabolarju formali

Peress li qed tikteb email professjonali, trid tagħmel impressjoni tajba.

Aħna nagħtuk parir biex tikteb sentenzi kompluti fi stil edukat.

Mhux irrakkomandat li tuża:

  • Kliem slang;
  • Abbrevjazzjonijiet inutli;
  • Emoticons jew Emojis;
  • Ċajt ;
  • Kliem goff;

6-Jagħmlu konklużjoni xierqa

Biex jintemm email, irridu nagħmlu riflessjoni dwar il-firma li trid tuża, it-ton li tadotta, u l-formula ta 'preċiżjoni li tagħżel.

Wieħed għandu jżomm f'moħħu li l-komunikazzjoni professjonali tibqa 'a lingwa kkodifikata ħafna. Huwa importanti ħafna li tkun taf ir-regoli u tagħżel il-formula t-tajba li trid tuża fit-tmiem tal-email.

Il-formula użata trid tiġi adattata għall-kwalità tar-riċevitur tagħha u l-kuntest ta 'l-iskambju.

Pereżempju, jekk qed titkellem ma 'superviżur jew klijent, tista' tuża "l-isbaħ tifsir", li hija l-iktar frażi xierqa. Filwaqt li jekk huwa kollega, nistgħu nispiċċaw l-email tagħna bl-espressjoni "Have a nice day!" "

Rigward il-firma, tista 'tissettja s-softwer tal-email tiegħek biex awtomatikament daħħal firma personalizzata fl-aħħar tal-emails tagħna.

Biex tkun effettiva, il-firma għandha tkun qasira:

  • Mhux iktar minn 4 linji;
  • Mhux aktar minn 70 karattru kull linja;
  • Inkludi l-isem u l-kunjom tiegħek, il-funzjoni tiegħek, l-isem tal-kumpanija, l-indirizz tal-websajt tiegħek, in-numru tat-telefon u tal-fax tiegħek, u possibilment link għall-profil LinkedIn jew Viadeo tiegħek;

Exemple :

Robert Holliday

Rappreżentant tal-kumpanija Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mowbajl: 06 00 00 00 00

Xi espressjonijiet edukati:

  • Kordjalment;
  • Tislijiet;
  • Tislijiet;
  • B’rispett;
  • Tislijiet kordjali;
  • Tislijiet;
  • Tiegħek,
  • Huwa ta 'pjaċir li nerġa' narak;
  • Tislijiet sħun ...

Għal nies li nafu partikolarment tajjeb, nistgħu nużaw formuli kordjali bħal "hi", "ħbiberiji", "narak" ...

Eżempji oħra ta 'formuli klassiċi:

  • Jekk jogħġbok aċċetta, Sinjur / Sinjura, l-espressjoni tas-sentimenti distinti tiegħi;
  • Jekk jogħġbok aċċetta, Sinjur / Sinjura, l-espressjoni tat-tislijiet kordjali tiegħi;
  • Jekk jogħġbok irċievi, Sinjur / Sinjura, l-isbaħ tislima tiegħi;
  • Jekk jogħġbok irċievi, Sinjur / Sinjura, is-sentimenti rispettużi u devoti tiegħi;
  • Jekk jogħġbok aċċetta, Sinjur / Sinjura, it-tislijiet sinċieri tiegħi;
  • Jekk jogħġbok, Sinjur / Sinjura, aċċetta l-espressjoni ta 'l-ogħla konsiderazzjoni tiegħi;
  • Billi nitolbok taċċetta l-isbaħ tislima tiegħi;
  • Nirringrazzjak għall-attenzjoni tiegħek għat-talba tiegħi;
  • Iddiżinja li taċċetta, Sinjur / Sinjura, il-ġieħ tar-rispett profond tiegħi;
  • Waqt li tkun qed tistenna li taqra mingħandek, jekk jogħġbok aċċetta, Sinjur / Sinjura, l-assigurazzjoni ta 'l-ogħla konsiderazzjoni tiegħi;
  • Bir-ringrazzjament tiegħi, nitolbok issib hawn, Sinjur / Sinjura, l-espressjoni tas-sentimenti distinti tiegħi;
AQRA  Mudell ta 'l-email biex jitlob ruhna lil kollega

7-Inkludi annessi

Rigward l-annessi, ma ninsewx li tinforma lir-riċevitur billi ssemmihom fil-korp tal-email tiegħek b'kortesija.

Huwa interessanti ħafna li jissemma d-daqs u n-numru ta 'annessi mibgħuta lir-riċevitur.

Focus: Il-piramida maqluba

Fir-rigward tal-hekk imsejjaħ metodu ta 'piramida b'lura, jikkonsisti li jibda t-test tal-email professjonali tiegħek bl-informazzjoni ewlenija tal-messaġġ tiegħek u mbagħad kompli bl-informazzjoni l-oħra f'ordni ta' importanza dejjem ikbar.

Imma għaliex tadotta dan il-metodu?

Normalment l-ewwel sentenza taqra aħjar mill-bqija tal-messaġġ. Għandu jkun attraenti. Bl-adozzjoni tal-metodu piramida maqlub, nistgħu faċilment jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrej u nagħmluh irid jaqra l-email sal-aħħar.

F'dak li għandu x'jaqsam mal-kitba, huwa rakkomandabbli li jintuża massimu ta 'erba' paragrafi, minn linji 3 għal 4 kull waħda, filwaqt li tiffoka fuq idea speċifika għal kull paragrafu.

Jekk trid tadotta dan il-metodu, aħna nagħtuk parir biex tuża:

  • sentenzi relattivament qosra;
  • tgħaqqad kliem biex tgħaqqad is-sentenzi flimkien;
  • lingwa kurrenti u professjonali.

 

                                                    TFAKKIRA 

 

Kif tifhem, email professjonali m'għandu x'taqsam xejn ma 'dak li jintbagħat lil xi ħabib. Hemm regoli li għandhom jiġu segwiti għall-ittra.

1-Issir bir-reqqa s-suġġett

Kif għamilna ċara, int trid tikteb korrettament il-qasam tas-suġġett (jew is-suġġett) tal-email professjonali tiegħek. Għandu jkun konċiż u espliċitu. Ir-riċevitur tiegħek għandu jifhem immedjatament il-kontenut tal-email tiegħek. Huwa jkun jista 'jiddeċiedi jekk jiftaħx fuq il-post jew jaqrah aktar tard.

2-Biex tkun b'korteżija

Kif tifhimha, għandek tuża l-formuli ta 'risposta u ta' apprezzament fil-kuntest.

Il-formuli għandhom ikunu qosra u magħżula tajjeb ħafna.

3-Żbalji ortografiċi korretti

L-ewwelnett, għandek taqra mill-ġdid l-email tiegħek u aċċerta ruħek li ma insejtx l-informazzjoni meħtieġa, u għaliex ma għandhiex xi ħadd ieħor taqraha. Huwa interessanti ħafna li jkollok l-opinjoni ta 'persuna oħra.

Biex tikkoreġi l-ortografija u l-iżbalji tal-grammatika, aħna nagħtuk parir biex tikkopja u paste l-email tiegħek fuq proċessur ta 'kelma u tagħmel kontroll awtomatiku. Anki jekk dan is-software ma jikkoreġix l-ħsarat kollha, jista 'jgħinek. Alternattivament, tista 'wkoll tinvesti f'software ta' korrezzjoni professjonali.

AQRA  Ikteb email f'ambjent professjonali

4-Iffirma l-email tiegħek

Huwa importanti ħafna li żżid firma mal-email professjonali tiegħek. Għandek issegwi r-regoli elenkati hawn fuq biex tikteb firma professjonali.

Billi ssemmi d-diversi informazzjoni li għandha x'taqsam mal-funzjoni tiegħek, il-kumpanija tiegħek ... ir-riċevitur tiegħek ser jifhem malajr min hu qed jittratta.

5-Customize l-email tiegħek

Jekk huwa ġenerali, il-posta hija anqas probabbli li tinqara. Għandek tagħmel lil min jirċevih iħoss li l-posta hija indirizzata lilu biss. Allura għandek biex tippersonalizza l-oġġett, u agħżel il-formula li tadotta biex tibda l-email tiegħek.

Jekk hija email tal-grupp, huwa importanti li toħloq listi differenti skont il-karatteristiċi tar-riċevituri tiegħek, il-preferenzi tagħhom, l-interessi tagħhom u l-lokalità tagħhom. Is-segmentazzjoni tar-riċevituri tiegħek tippermettilek iżżid ir-rata tal-ftuħ tal-emails tiegħek.

6-Agħti rrid li tiftaħ il-posta

Meta tikteb email professjonali, dejjem trid tagħmel ir-riċevitur li tixtieq li tiftaħha. Ġeneralment, l-oġġett huwa l-ewwel element li jimbotta korrispondent biex tiftaħ l-email tiegħek u aqrah. Allura għandek tagħti aktar importanza lill-oġġett tiegħek, saħħuha u tagħmlu attraenti kemm jista 'jkun.

Fl-istess sens, l-ewwel żewġ sentenzi tal-email tiegħek għandhom jagħmlu r-riċevitur li jrid ikompli jaqra. Huwa rrakkomandat li nikkwota l-iktar informazzjoni importanti fil-bidu tal-email tiegħek u li tikkawża l-kurżità tal-korrispondent tiegħek.

7-Evita oġġetti qarrieqa

Qatt m'għandek tuża oġġett qarrieqi biex iżżid ir-rata tal-ftuħ tal-emails tiegħek.

Għandek tkun taf li l-email tiegħek twassal l-immaġni tiegħek (jew dik tal-kumpanija tiegħek). Għalhekk, huwa importanti ħafna li tevita oġġetti provokattivi u qarrieqa. L-oġġett għandu jkun konformi mal-kontenut tal-email tiegħek.

8: Poġġi ruħek fil-post tal-qarrej

L-empatija hija element importanti ħafna li għandek tikkunsidra. Int trid tpoġġi lilek innifsek fil-post tar-riċevitur tiegħek sabiex tikteb sew is-suġġett tal-email tiegħek u tagħmilha attraenti. Int trid tpoġġi lilek innifsek fiż-żraben tal-korrispondent tiegħek u telenka serje ta 'mistoqsijiet li huwa jista' jistaqsi lilu nnifsu. Huwa mir-risposti li tista 'tadatta t-titlu tal-email tiegħek.

9-Uża indirizz elettroniku professjonali

Indirizzi personali bħal lovelygirl @... jew gentleman @... huma assolutament ipprojbiti. Fil-kuntest tar-relazzjonijiet professjonali, aħna qatt ma nindirizzaw interlokutur li juża dan it-tip ta’ indirizz. e-mail.

Huwa rrakkomandat li tuża indirizz ta 'e-mail professjonali, jew għallinqas indirizz personali bl-isem u l-kunjom tiegħek.

L-email professjonali jeħtieġ komunikazzjoni tajba ħafna, vokabularju preċiż, test konċiż, talba ċara u ortografija irreproachable. Billi tadotta r-regoli, pariri u pariri li għadna kemm ikkwotajt, tista 'tikteb email attraenti li immedjatament tinteressa lil min jirċevih u tqajjem l-interess tiegħu.