အီးမေးလ်သည် ကျွန်ုပ်တို့အများစုအတွက် ဦးစားပေးဆက်သွယ်ရေးကိရိယာဖြစ်သည်။ အီးမေးလ်သည် သင့်အား ဆက်သွယ်ပြောဆိုရန် သင့်ပြောဆိုသူနှင့် တချိန်တည်းရရှိနိုင်ရန် မလိုအပ်သောကြောင့် အံ့သြဖွယ်ကောင်းသည်။ ၎င်းသည် ကျွန်ုပ်တို့၏လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များ မရရှိနိုင်သည့်အခါ သို့မဟုတ် ကမ္ဘာ၏အခြားတစ်ဖက်တွင် ရှိနေသည့်ပြဿနာများကို ရှေ့ဆက်လုပ်ဆောင်နိုင်စေပါသည်။
သို့သော်၊ ကျွန်ုပ်တို့အများစုသည် အဆုံးမဲ့အီးမေးလ်များစာရင်းတွင် နစ်မြုပ်နေပါသည်။ 2016 ခုနှစ်တွင် ထုတ်ဝေခဲ့သော အစီရင်ခံစာတစ်ခုအရ ပျမ်းမျှစီးပွားရေးအသုံးပြုသူသည် တစ်နေ့လျှင် အီးမေးလ် 100 ကျော်ကို လက်ခံရရှိပြီး ပေးပို့သည်။
ထိုမှတပါး, အီးမေးလ်များကိုလည်းအလွယ်တကူနားလည်မှုလွဲနေကြပါတယ်။ မကြာသေးမီကလေ့လာမှုလူများ Sendmail 64% အမျက်ဒေါသသို့မဟုတ်မရည်ရွယ်သောရှုပ်ထွေးမှုများဖြစ်ပေါ်စေတဲ့အီးမေးလ်ကိုစေလွှတ်သို့မဟုတ်လက်ခံရရှိကြောင်းဖော်ပြခဲ့တယ်။
ကြောင့်ကျနော်တို့ send and receive အီးမေးလ်များကို၏အသံအတိုးအကျယ်ရန်နှင့်အီးမေးလ်များကိုမကြာခဏအဓိပ္ပာယ်ကောက်မမှားနိုင်တဲ့အဘယ်ကြောင့်ဆိုသော်, တကရှင်းရှင်းလင်းလင်းနဲ့စုံစုံထုံးစံတက်ဆွဲရန်အရေးကြီးပါသည်။
စနစ်တကျတဲ့ professional အီးမေးလ်ကိုရေးသားဖို့ကိုဘယ်လို
တိုတိုတုတ်တုတ်နဲ့ အီးမေးလ်တွေ ရေးခြင်းက အီးမေးလ်တွေကို စီမံခန့်ခွဲရတဲ့ အချိန်ကို လျှော့ချပြီး သင့်ကို ပိုအကျိုးရှိစေမှာပါ။ သင့်အီးမေးလ်များကို တိုတိုလေးထားခြင်းဖြင့် သင်သည် အီးမေးလ်များပေါ်တွင် အချိန်ပိုနည်းပြီး အခြားအလုပ်များတွင် အချိန်ပိုရနိုင်ဖွယ်ရှိသည်။ ရှင်းရှင်းလင်းလင်းရေးခြင်းသည် အတတ်ပညာတစ်ခုဟု ဆိုပါသည်။ ကျွမ်းကျင်မှုအားလုံးလိုပဲ၊ သင်လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။ ၎င်း၏ဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်မှုအပေါ်အလုပ်လုပ်ကြသည်.
အစပိုင်းတွင်၊ အီးမေးလ်ရှည်များရေးသကဲ့သို့ အီးမေးလ်တိုများရေးရန် အချိန်ကြာနိုင်သည်။ မည်သို့ပင်ဆိုစေကာမူ၊ သင်သည် သင်၏လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်များ၊ ဖောက်သည်များ သို့မဟုတ် ဝန်ထမ်းများကို ပိုမိုအကျိုးဖြစ်ထွန်းစေရန် ကူညီပေးမည်ဖြစ်ပြီး၊ ၎င်းတို့သည် သင့်အား ပိုမိုမြန်ဆန်စွာတုံ့ပြန်နိုင်စေရန် ၎င်းတို့၏ဝင်စာပုံးတွင် ရှုပ်ပွမှုနည်းသွားမည်ဖြစ်သည်။
ရှင်းရှင်းလင်းလင်းရေးခြင်းဖြင့် သင်သည် ၎င်းတို့လိုချင်သောအရာကို သိရှိပြီး အရာများကို ပြီးမြောက်စေသူအဖြစ် လူသိများသည်။ နှစ်ခုလုံးက မင်းရဲ့ အသက်မွေးဝမ်းကြောင်း အလားအလာအတွက် ကောင်းတယ်။
ဒါကြောင့်သင်စုံစုံနှင့်ပရော်ဖက်ရှင်နယ်, ရှင်းရှင်းလင်းလင်းအီးမေးလ်များရေးသားဖို့ဘာလုပ်သင့်သလဲ
သင့်ရဲ့ရည်မှန်းချက်ကိုဖေါ်ထုတ်
ကြည်လင်သောအီးမေးလ်များကိုအစဉ်အမြဲရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့ရည်ရွယ်ချက်ရှိသည်။
အီးမေးလ်တစ်စောင်ရေးဖို့ ထိုင်ပြီးတိုင်း စက္ကန့်အနည်းငယ်လောက် အချိန်ပေးပြီး သင့်ကိုယ်သင် “ဘာလို့ ဒီလိုပို့ရတာလဲ။ လက်ခံသူထံမှ ကျွန်ုပ် ဘာကို မျှော်လင့်ပါသလဲ။
သငျသညျဤမေးခွန်းများကိုမဖြေနိုင်လျှင်သင်အီးမေးလ်တစ်စောင်မပို့သင့်ပါတယ်။ သင်သင်၏အချိန်နှင့်သင့်လက်ခံရရှိသူကိုဆုံးရှုံးစေသည်လိုအပ်သောအရာကိုမသိဘဲအီးမေးလ်များကိုရေးပါ။ သင်ချင်တယ်အတိအကျအဘယ်အရာကိုမသိလျှင်, သင်ကျိန်းသေရှင်းလင်းစွာလိုရင်းတိုကိုယ့်ကိုယ်ကိုထုတ်ဖော်ပြောဆိုဖို့ရုန်းကန်ပါလိမ့်မယ်။
"တစ်ကြိမ်အရာတစ်ခုမှာ" ကိုအုပ်စိုးသောမင်းကိုသုံးပါ
အီးမေးလ်များသည် အစည်းအဝေးများအတွက် အစားထိုး၍မရပါ။ လုပ်ငန်းအစည်းအဝေးများနှင့်အတူ၊ သင်လုပ်ဆောင်ရမည့် အစီအစဉ်များ ပိုများလေ၊ အစည်းအဝေး ပိုအကျိုးရှိလေဖြစ်သည်။
အီးမေးလ်များနှင့်အတူဆန့်ကျင်ဘက်မှန်သည်။ သင်သည်သင်၏အီးမေးလ်များအတွင်းရှိကွဲပြားခြားနားသောဘာသာရပ်များပါဝင်သည်ဘဲနေလျှင်, ပိုပြီးအရာခေါ်ဆိုမှုမှဥာဏ်ဖြစ်လိမ့်မည်။
ထို့ကြောင့် "တစ်ကြိမ်လျှင် တစ်မှု" စည်းမျဉ်းကို လိုက်နာကျင့်သုံးရန် အကြံကောင်းတစ်ခုဖြစ်သည်။ သင်ပေးပို့လိုက်သော အီးမေးလ်တိုင်းသည် တစ်ခုတည်းအကြောင်း သေချာပါစေ။ အခြားပရောဂျက်အကြောင်း ဆက်သွယ်ရန် လိုအပ်ပါက အခြားအီးမေးလ်ကို ရေးပါ။
ဒါဟာအစကိုယ့်ကိုယ်ကိုမေးမယ့်ကောင်းသောအချိန်: "? အတွက်ဤအီးမေးလ်ကလိုအပ်သောတကယ်က" တနည်းကား, သာလုံးဝလိုအပ်သောအီးမေးလ်များကိုသင်အီးမေးလ်များကိုစေလွှတ်သောပုဂ္ဂိုလ်မှလေးစားမှုကိုပြသ။
စာနာမှုအလေ့အကျင့်
ကိုယ်ချင်းစာတရားသည် အခြားသူများ၏မျက်စိဖြင့် ကမ္ဘာကြီးကို မြင်နိုင်စွမ်းရှိသည်။ ဒီလိုလုပ်တဲ့အခါ သူတို့ရဲ့ အတွေးနဲ့ ခံစားချက်တွေကို နားလည်ပါတယ်။
အီးမေးလ်များရေးသားသည့်အခါစာဖတ်သူရဲ့ရှုထောင့်ကနေသင့်ရဲ့စကားများစဉ်းစားပါ။ သငျသညျကိုရေးအရာအားလုံးနှင့်အတူကိုယ့်ကိုယ်ကိုမေး:
- ကျွန်မလက်ခံရရှိလျှင်အဘယ်သို့ငါကြောင့်ဝါကျအနက်ကိုဘော်ပြနိုင်မည်နည်း
- သတ်မှတ်ကြောင်းသူမကစိတ်မကောင်းစရာဝေဝါးအသုံးအနှုန်းများရှိသနည်း
၎င်းသည်ရိုးရှင်းသော်ငြားသင်ရေးသားသင့်သည့်နည်းလမ်းနှင့်ထိရောက်သောညှိနှိုင်းမှုတစ်ခုဖြစ်သည်။ သင့်ကိုစာဖတ်မယ့်သူတွေအကြောင်းစဉ်းစားတဲ့အခါသူတို့တုန့်ပြန်ပုံကိုပြောင်းလဲလိမ့်မယ်။
ဒီနေရာတွင်စတင်ရေးသားရန်အတွက်ကမ္ဘာ့အရက်ရှာဖွေနေတစ်ဦးစာနာနည်းလမ်းဖြစ်ပါတယ်။ လူအများ၏အများစုမှာ:
- အလုပ်ရှုပ်နေကြတယ်။ သူတို့မှာ သင်လိုချင်တာကို ခန့်မှန်းဖို့ အချိန်မရှိဘူး၊ သင့်အီးမေးလ်ကို ဖတ်ပြီး မြန်မြန်ဆန်ဆန် တုံ့ပြန်ချင်ကြတယ်။
- တစ်ဦးချီးမွမ်းလိုပဲ။ သူတို့ကိုသင်သို့မဟုတ်၎င်းတို့၏အလုပ်အကြောင်းကိုအပြုသဘောတစ်ခုခုပြောနိုင်ပါကလုပ်ပါ။ သင့်ရဲ့စကားလည်းယိုယွင်းလိမ့်မည်မဟုတ်ပါ။
- ကျေးဇူးတင်ရသလိုပါပဲ။ လက်ခံသူက သင့်အား မည်သည့်နည်းဖြင့် ကူညီခဲ့ပါက ၎င်းတို့ကို ကျေးဇူးတင်ကြောင်း မမေ့ပါနှင့်။ မင်းကိုကူညီဖို့က သူတို့ရဲ့အလုပ်ဖြစ်နေရင်တောင် မင်းဒါကိုလုပ်သင့်တယ်။
တင်ပြချက်များအတိုကောက်
တစ်စုံတစ်ဦးကို ပထမဆုံး အီးမေးလ်ပို့သောအခါ၊ လက်ခံသူကို သင်မည်သူဖြစ်ကြောင်း ပြောပြရန် လိုအပ်သည်။ စာကြောင်းတစ်ကြောင်းတည်းနဲ့ သင်လုပ်နိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ- “[Event X] မှာ မင်းနဲ့တွေ့တာ အရမ်းကောင်းပါတယ်။ »
မိတ်ဆက်များကို အတိုချုံးရန် နည်းလမ်းတစ်ခုမှာ မျက်နှာချင်းဆိုင် တွေ့ဆုံနေသကဲ့သို့ ၎င်းတို့ကို ရေးရန်ဖြစ်သည်။ တစ်ယောက်ယောက်နဲ့ လူချင်းတွေ့တဲ့အခါ ငါးမိနစ်စာ သီးသန့်စကားပြောဆိုချင်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။ ဒါကြောင့် အီးမေးလ်မှာ မလုပ်ပါနဲ့။
တစ်ဦးမိတ်ဆက်လိုအပ်လျှင်သင်မသိရပါဘူး။ ဒီတစ်ခါလည်းသင်ပြီးသားလက်ခံသူဆက်သွယ်မေးမြန်းရာပါတယ်, ဒါပေမယ့်သူမဟာသင်မှတ်မိပါလိမ့်မယ်လျှင်သင်မသိရပါဘူး။ သင်သည်သင်၏အီးမေးကိုလက်မှတ်အတွက်သင့်ရဲ့စကားဝှက်ကိုစွန့်ခွာနိုင်ပါတယ်။
ယင်းက နားလည်မှုလွဲမှားခြင်းကို ရှောင်ရှားသည်။ သင့်ကိုယ်သင် သိပြီးသားသူနှင့် ပြန်လည်မိတ်ဆက်ခြင်းသည် ရိုင်းရိုင်းစိုင်းစိုင်း ကြုံလာရသည်။ သူက မင်းကို သိသလား မသေချာရင် မင်းရဲ့ လက်မှတ်ကို သူမကို စစ်ဆေးခွင့်ပေးလိုက်ပါ။
ငါးစာကြောင်းဖို့ကိုယ့်ကိုကိုယ်ကန့်သတ်
သငျသညျရေးအသီးအသီးကအီးမေးလ်ထဲမှာသင်မပိုလိုအပ်ပါတယ်နှင့်အဘယ်သို့ဆိုဖို့လုံလောက်တဲ့စကားလုံးများကိုအသုံးပြုရပါမည်။ တစ်ဦးကအသုံးဝင်သောအလေ့အကျင့်ငါးခုစာကြောင်းမှကန့်သတ်သည်။
ထက်နည်းငါးစာကြောင်းများမကြာခဏရက်စက်ကြမ်းကြုတ်ခြင်းနှင့်ရိုင်းစိုင်းဖြစ်ပါသည်, ထက်ပိုငါးခုစာကြောင်းများစွန့်ပစ်ရသောအချိန်လည်းရှိ၏။
ဒါကြောင့်ငါးစာကြောင်းများအီးမေးလျကိုဆက်လက်ထိန်းသိမ်းထားဖို့မဖြစ်နိုင်ကြလိမ့်မည်သည့်အခါကြိမ်ရှိလိမ့်မည်။ သို့သော်အများဆုံးကိစ္စများတွင်ငါးစာကြောင်းများအလုံအလောက်ရှိပါတယ်။
ငါးစာကြောင်းများစည်းကမ်းချမှတ်နှင့်သင်ကိုယ်တိုင်ပိုမြန်အီးမေးလ်များရေးသားရှာတွေ့ပါလိမ့်မယ်။ သင်တို့သည်လည်းပိုပြီးအဖြေကိုရလိမ့်မယ်။
တိုတောင်းသောစကားလုံးများကိုသုံးပါ
1946 ခုနှစ်တွင် George Orwell သည် စာရေးဆရာများအား တိုတိုဖြစ်စေမည့် စကားလုံးရှည်ကို ဘယ်သောအခါမှ မသုံးရန် အကြံပေးခဲ့သည်။
အထူးသဖြင့် အီးမေးလ်များရေးသားသည့်အခါ ဤအကြံပြုချက်သည် ယနေ့ခေတ်တွင် ပို၍ပင်သက်ဆိုင်ပါသည်။
တိုတောင်းသောစကားများကသင်၏ကစားသမားများအတွက်လေးစားမှုကိုပြသ။ တိုတောင်းသောစကားများအသုံးပြုခြင်းအားဖြင့်သင့်ရဲ့မက်ဆေ့ခ်ျကိုနားလည်ရန်လွယ်ကူကြောင်းသေချာစေခဲ့သည်။
တူညီတဲ့အတိုစာကြောင်းများနှင့်အပိုဒ်၏မှန်သည်။ သင်သည်သင်၏မက်ဆေ့ခ်ျကိုရှင်းရှင်းလင်းလင်းနားလည်ရန်လွယ်ကူဖြစ်လိုလျှင်စာသားကြီးမားသောလုပ်ကွက်၏အရေးအသားကိုရှောင်ပါ။
တက်ကြွစွာစကားသံကိုသုံးပါ
တက်ကြွသောအသံသည် ဖတ်ရန်ပိုမိုလွယ်ကူသည်။ လုပ်ဆောင်ချက်နှင့် တာဝန်ယူမှုကိုလည်း အားပေးသည်။ အမှန်စင်စစ်၊ တက်ကြွသောအသံတွင်၊ ဝါကျများသည် ပြုမူသောသူကို အာရုံစိုက်သည်။ passive voice တွင်၊ ဝါကျများသည် လုပ်ဆောင်သည့်အရာအပေါ် အာရုံစိုက်သည်။ Passive အသံတွင်၊ အရာများသည် သူ့ဘာသာသူ ဖြစ်ပျက်နေပုံရသည်။ တက်ကြွစွာ၊ လူတို့သည် ပြုမူသောအခါမှသာ ဖြစ်တတ်ပါသည်။
စံချိန်စံညွှန်းမှီဝဲ
တိုတောင်းသင့်ရဲ့အီးမေးလ်များကိုစောင့်ရှောက်ဖို့အဓိကသော့ချက်ကဘာလဲ? စံဖွဲ့စည်းပုံကိုသုံးပါ။ ဒါဟာသင်ရေးလိုက်တိုင်းအီးမေးလ်ကိုလိုက်နာနိုင်မယ့် template ကိုဖြစ်ပါတယ်။
ထို့အပြင်ခုနှစ်, တိုတောင်းသင့်ရဲ့အီးမေးလ်များကိုစောင့်ရှောက်မယ့်စံဖွဲ့စည်းပုံမှာသင်တို့ကိုလည်းပိုမိုမြန်ဆန်ရေးကူညီပေးသည်အတိုင်းလိုက်နာရန်။
အချိန်ကျော်သငျသညျသင်တို့အဘို့အလုပ်မလုပ်ပါလိမ့်မယ်တဲ့ဖွဲ့စည်းပုံဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်ပါလိမ့်မယ်။ ဒီနေရာတွင်စတင်ရန်ရိုးရှင်းတဲ့ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ပုံဖြစ်ပါသည်:
- နှုတ်ဆက်
- တစ်ဦးချီးမွမ်း
- သင့်အီးမေးလ်၏အကြောင်းရင်း
- အရေးယူရန် တောင်းဆိုချက်
- တစ်ဦးကပိတ်ပွဲမက်ဆေ့ခ်ျကို (ပိတ်ခြင်း)
- လက်မှတ်
အတိမ်အနက်တွင်ဤအသီးအသီးမှာကြည့်ပါ။
- ဤသည်မှာ အီးမေးလ်၏ ပထမစာကြောင်းဖြစ်သည်။ “မင်္ဂလာပါ၊ [First Name]” သည် ပုံမှန် နှုတ်ဆက်ခြင်း ဖြစ်သည်။
- တစ်စုံတစ်ဦးကို ပထမဦးဆုံးအကြိမ် အီးမေးလ်ပို့သောအခါ၊ ချီးကျူးစကားသည် ကောင်းမွန်သောအစပြုမှုတစ်ခုဖြစ်သည်။ ကောင်းမွန်စွာရေးထားသော ချီးကျူးစကားသည် မိတ်ဆက်အဖြစ်လည်း ဆောင်ရွက်နိုင်ပါသည်။ ဥပမာအားဖြင့် :
“[ရက်စွဲ] မှာ မင်းရဲ့ တင်ပြချက်တွေကို ငါ သဘောကျတယ်။ »
“မင်းရဲ့ဘလော့ဂ်ဟာ [အကြောင်းအရာ] အတွက် တကယ်ကို အထောက်အကူဖြစ်တယ်ဆိုတာ ငါတွေ့တယ်။ »
“[ပွဲကို] မှာ တွေ့ရတာ ဝမ်းသာပါတယ်။ »
- သင့်အီးမေးလ်၏အကြောင်းရင်း။ ဤကဏ္ဍတွင် သင်သည် “အကြောင်းမေးရန် အီးမေးလ် ပို့လိုက်မယ်…” သို့မဟုတ် “မင်းကို ကူညီပေးနိုင်မလားလို့ တွေးနေတယ်…” လို့ ပြောတတ်သလို တစ်ခါတရံမှာ မင်းရေးရတဲ့ အကြောင်းရင်းကို ရှင်းပြဖို့ စာကြောင်းနှစ်ကြောင်း လိုအပ်ပါလိမ့်မယ်။
- အရေးယူရန် တောင်းဆိုချက်။ သငျသညျအီးမေးလ်ဖြင့်ပေးပို့သည့်အဘို့သင့်အကြောင်းပြချက်ကရှင်းပြသည်င့်ပြီးတာနဲ့လက်ခံသူဘာလုပ်ရမယ်ဆိုတာသိပါလိမ့်မယ်ဟုမယူဆကြဘူး။ တိကျတဲ့ညွှန်ကြားချက်ပေး။ ဥပမာ:
"ဒီဖိုင်တွေကို ကြာသပတေးနေ့မှာ ပို့ပေးလို့ရမလား" »
"လာမယ့်နှစ်ပတ်ထဲမှာမင်းရေးမလား။ " "
“ကျေးဇူးပြုပြီး Yann အကြောင်းကို ရေးပြီး ပြီးသွားတဲ့အခါ ကျွန်တော့်ကို အသိပေးပါ။ »
သင်၏တောင်းဆိုမှုကိုမေးခွန်းပုံစံဖြင့်ဖွဲ့စည်းခြင်းအားဖြင့်လက်ခံသူသည်တုံ့ပြန်ရန်ဖိတ်ကြားခံရသည်။ တစ်နည်းအားဖြင့်သင်ဤသို့လုပ်နိုင်သည် - "ဒါကိုလုပ်တဲ့အခါငါ့ကိုအသိပေးပါ" သို့မဟုတ် "ဒီဟာကသင့်အတွက်အဆင်ပြေမလားသိပါစေ" "
- ပိတ်ပွဲ. သင့်အီးမေးလ်မပို့မီ အပိတ်စာတိုကို ထည့်သွင်းရန် သေချာပါစေ။ ၎င်းသည် သင်၏လုပ်ဆောင်ရန်တောင်းဆိုမှုကို ထပ်လောင်းပြောဆိုခြင်းနှင့် လက်ခံသူအား ကောင်းစေခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်နှစ်ရပ်ကို ဆောင်ရွက်ပေးသည်။
ကောင်းသောပိတ်ပွဲလိုင်းများဥပမာ:
“ ဒီအကူအညီနဲ့မင်းရဲ့ကူညီမှုအားလုံးကိုကျေးဇူးတင်ပါတယ်။ "
“မင်းဘာတွေတွေးနေလဲဆိုတာ ငါကြားဖို့ မစောင့်နိုင်တော့ဘူး။ »
မင်းမှာမေးခွန်းတွေရှိလားဆိုတာငါ့ကိုအသိပေးပါ။ "
- နောက်ဆုံးအနေနဲ့တစ်နှုတ်ဆက်ခြင်းမက်ဆေ့ခ်ျကိုအားဖြင့်ရှေ့ပြေးသင့်ရဲ့လက်မှတ်ကိုထည့်သွင်းဖို့စဉ်းစားမိတယ်။
ဤသူသည်သင်တို့ကိုကျေးဇူးတင်ပါသည် "သင်၏", "ရိုးသားစွာ", "ကောင်းမွန်သောနေ့ရက်ကို" သို့မဟုတ် "" ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။
