इमेल लामो समय देखि व्यापार संचार को लागी एक आवश्यक उपकरण भएको छ, तर एक सर्वेक्षण Sendmail द्वारा आयोजित। यसले 64% पेशेवरहरूको लागि तनाव, भ्रम वा अन्य नकारात्मक परिणामहरू निम्त्यायो।
त्यसोभए, तपाईं कसरी यो इमेलहरूसँग बच्न सक्नुहुन्छ? र तपाईं कसरी ईमेलहरू लेख्न चाहानुहुन्छ वा चाहानुहुन्छ? यस लेखमा, हामी तपाइँका इमेलको प्रयोग स्पष्ट, प्रभावकारी, र सफल छ भनेर सुनिश्चित गर्नका लागि प्रयोग गर्ने रणनीतिहरूको समीक्षा गर्दछौं।
एक औसत कार्यालय कार्यकर्ता एक दिन 80 ईमेलको बारेमा प्राप्त गर्दछ। मेलको यो भोल्युमको साथ, व्यक्तिगत सन्देशहरू सजिलै बिर्सिएका हुन सक्छन्। यी सरल नियमहरू पालन गर्नुहोस् ताकि तपाईंको ईमेलहरू ध्यान दिइन्छ र प्रयोग गरिन्छ।
- इ-मेलको साथ धेरै कुरा नगर्नुहोस्।
- वस्तुहरूको राम्रो प्रयोग गर्नुहोस्।
- स्पष्ट र संक्षिप्त सन्देशहरू बनाउनुहोस्।
- विनम्र हुनुहोस्।
- तपाइँको टोन जाँच गर्नुहोस्।
- Reread।
इ-मेलको साथ धेरै कुरा नगर्नुहोस्
काममा तनावको सबैभन्दा ठूलो स्रोत भनेको मानिसहरूले प्राप्त गर्ने इमेलहरूको पूर्ण मात्रा हो। त्यसोभए, तपाईंले इमेल लेख्न सुरु गर्नु अघि, आफैलाई सोध्नुहोस्: "के यो साँच्चै आवश्यक छ?"
यस सन्दर्भमा, तपाईले टेलिफोन वा तत्काल सन्देशहरू प्रयोग गर्नुपर्दछ जुन पछाडि छलफलको विषय हुन सक्ने प्रश्नहरू समाधान गर्न सकिन्छ। सञ्चार योजना उपकरण प्रयोग गर्नुहोस् र विभिन्न प्रकारका सन्देशहरूको लागि उत्तम च्यानलहरू पहिचान गर्नुहोस्।
जबसम्म सम्भव छ, व्यक्तिमा खराब खबर दिनुहोस्। यो तपाईंको सन्देश गलत ले लिया भएको छ भने यसले तपाईंलाई सहानुभूति, दया र समझ संग संवाद गर्दछ र आफुलाई रिडिम गर्न मद्दत गर्दछ।
वस्तुहरूको राम्रो प्रयोग गर्नुहोस्
एउटा अखबारको शीर्षकले दुईवटा कुरा गर्छ: यसले तपाइँको ध्यान खिच्दछ र लेखलाई संक्षेप गर्दछ ताकि तपाइँ यसलाई पढ्न वा नगर्ने निर्णय गर्न सक्नुहुन्छ। तपाईंको इमेल विषय रेखाले पनि त्यस्तै गर्नुपर्छ।
एउटा वस्तु खाली ठाउँलाई "स्प्याम" को रूपमा बेवास्ता वा अस्वीकार गर्ने सम्भावना बढी हुन्छ। त्यसैले प्राप्तकर्तालाई इमेल के हो भनी बताउन सधैं केही राम्ररी छानिएका शब्दहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
यदि तपाईंको सन्देश नियमित इमेल शृङ्खलाको अंश हो, जस्तै साप्ताहिक परियोजना रिपोर्ट। प्रतिक्रिया चाहिने सन्देशको लागि, तपाईंले "कृपया नोभेम्बर 7 सम्म" जस्ता कल टु एक्शन पनि समावेश गर्न सक्नुहुन्छ।
राम्रोसँग लेखिएको विषय रेखा, तलको जस्तै, प्राप्तकर्ताले इमेल नखोलेको पनि सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी प्रदान गर्दछ। यसले एक प्रम्प्टको रूपमा कार्य गर्दछ जसले तपाइँको बैठकको प्राप्तकर्ताहरूलाई उनीहरूको इनबक्स जाँच गर्दा सम्झाउँछ।
| खराब उदाहरण राम्रो उदाहरण |
|
| विषय: बैठक | विषय: GATEWAY प्रक्रियामा बैठक - 09h 25 फेब्रुअरी 2018 |
सन्देशहरू राख्नुहोस् र संक्षिप्त गर्नुहोस्
इ-मेल, पारंपरिक व्यवसायिक अक्षरहरू जस्तै, स्पष्ट र संक्षिप्त हुनुपर्छ। तपाईंको वाक्य छोटो र सही राख्नुहोस्। इ-मेलको शरीर प्रत्यक्ष र सूचनात्मक हुनुपर्छ अनि सबै सान्दर्भिक जानकारी समावेश गर्दछ।
परम्परागत पत्रहरूको विपरीत, धेरै इमेलहरू पठाउन एक पठाउन भन्दा बढी खर्च गर्दैन। त्यसोभए यदि तपाईंलाई विभिन्न शीर्षकहरूमा कसैसँग कुराकानी गर्न आवश्यक छ भने, प्रत्येकको लागि छुट्टै इमेल लेख्ने विचार गर्नुहोस्। यसले सन्देशलाई स्पष्ट पार्छ र तपाइँको संवाददातालाई एक पटकमा एउटा विषयमा प्रतिक्रिया दिन अनुमति दिन्छ।
| खराब उदाहरण | राम्रो उदाहरण |
| विषय: विक्रय रिपोर्टको लागि संशोधन
नमस्ते मिशेलिन,
गत हप्ता यो रिपोर्ट पठाउनु भएकोमा धन्यवाद। मैले यसलाई हिजो पढें र महसुस गरें कि अध्याय 2 लाई हाम्रो बिक्री आंकडाहरूको बारेमा थप विशिष्ट जानकारी चाहिन्छ। मलाई पनि लाग्छ टोन अधिक औपचारिक हुन सक्छ।
थप रूपमा, म तपाईंलाई यो जानकारी दिन चाहन्छु कि मैले यो शुक्रबार नयाँ विज्ञापन अभियानमा जनसम्पर्क विभागसँग बैठक तय गरेको छु। उनी 11:00 बजे छिन् र सानो सम्मेलन कोठामा हुनेछिन्।
यदि तपाईं उपलब्ध हुनुहुन्छ भने कृपया मलाई थाहा दिनुहोस्।
धन्यवाद,
क्यालिले |
विषय: विक्रय रिपोर्टको लागि संशोधन
नमस्ते मिशेलिन,
गत हप्ता यो रिपोर्ट पठाउनु भएकोमा धन्यवाद। मैले यसलाई हिजो पढें र महसुस गरें कि अध्याय 2 लाई हाम्रो बिक्री आंकडाहरूको बारेमा थप विशिष्ट जानकारी चाहिन्छ।
म पनि टोन अधिक औपचारिक हुन सक्छ भनेर सोच्दैछु।
तपाईं यसलाई यी टिप्पणीहरूमा मनमा परिवर्तन गर्न सक्नुहुन्छ?
तपाईंको कडा कामको लागि धन्यवाद!
क्यालिले
(क्यामिली फेरि PR बैठकको बारेमा अर्को इमेल पठाउँदछ।) |
यहाँ सन्तुलन कायम गर्न महत्त्वपूर्ण छ। तपाई कसैलाई इमेलको साथ बमबारी गर्न चाहनुहुन्न, र यसले एक पोस्टमा धेरै सम्बन्धित बिन्दुहरू संयोजन गर्न अर्थ बनाउँछ। जब यो हुन्छ, यसलाई अंकित अनुच्छेद वा बुलेट बिन्दुहरूसँग सरल राख्नुहोस्, र यसलाई सजिलै पचाउनको लागि साना, राम्रो संगठित एकाइहरूमा "काट्ने" विचार गर्नुहोस्।
यो पनि ध्यान दिनुहोस् कि माथिको राम्रो उदाहरणमा, क्यामिलले उनले मिशेलिनलाई के गर्न चाहन्छन् भनेर निर्दिष्ट गरे (यस अवस्थामा, रिपोर्ट परिवर्तन गर्नुहोस्)। यदि तपाईंले मानिसहरूलाई आफूले चाहेको कुरा थाहा पाउन मद्दत गर्नुहुन्छ भने, तिनीहरूले तपाईंलाई यो दिने सम्भावना बढी हुन्छ।
विनम्र हुनुहोस्
मानिसहरू अक्सर सोच्छन् कि इमेल पारंपरिक पत्र भन्दा कम औपचारिक हुन सक्छ। तर तपाईंले पठाईएका सन्देशहरू तपाईंको आफ्नै व्यावसायिकता, मूल्यहरू र विस्तारमा ध्यानको प्रतिबिम्ब महत्त्वपूर्ण छ, त्यसैले निश्चित रूपमा एक औपचारिकताको आवश्यक पर्दछ।
जबसम्म तपाईं कसैसँग राम्रो सर्तहरूमा हुनुहुन्न, अनौपचारिक भाषा, अपशब्द, शब्दजाल, र अनुपयुक्त संक्षिप्त शब्दहरूबाट टाढा रहनुहोस्। इमोटिकनहरू तपाईंको मनसाय प्रष्ट पार्न मद्दत गर्न सक्छ, तर तपाईंले राम्ररी चिन्ने व्यक्तिहरूसँग मात्र तिनीहरूलाई प्रयोग गर्नु उत्तम हुन्छ।
स्थितिको आधारमा "भवदीय," "शुभ दिन / साँझ तपाइँलाई" वा "असलको लागि" तपाईंको सन्देश बन्द गर्नुहोस्।
प्रापकहरूले इमेलहरू प्रिन्ट गर्न र अरूसँग साझेदारी गर्न छनौट गर्न सक्छन्, त्यसैले सधैं विनम्र हुनुहोस्।
टोन जाँच गर्नुहोस्
जब हामी मानिसलाई अनुहारमा भेट्छौं, उनीहरूले कस्तो महसुस गर्ने भनेर तिनीहरूको शरीरको भाषा, मुखर टोनहरू र अनुहार अभिव्यक्तिहरू प्रयोग गर्छन्। इमेलले हामीलाई यस जानकारीबाट बञ्चित गर्दछ, जसको अर्थ हामी जान्दैनौं जब मानिसहरूले हाम्रा सन्देशहरू गलत बुझ्दैनन्।
तपाईको छनोटको शब्द, वाक्यको लम्बाइ, विराम चिन्ह, र क्यापिटलाइजेशनलाई दृश्य र श्रवण संकेतहरू बिना सजिलै गलत व्याख्या गर्न सकिन्छ। तलको पहिलो उदाहरणमा, लुइसले सोच्न सक्छ कि यान निराश वा रिसाएको छ, तर वास्तविकतामा, उसलाई राम्रो लाग्छ।
| खराब उदाहरण | राम्रो उदाहरण |
| louise,
मलाई आज साँझ ५ बजेसम्म तपाईंको रिपोर्ट चाहिन्छ नत्र म मेरो म्याद छुटाउनेछु।
Yann |
नमस्ते लुईस,
यस रिपोर्टमा तपाईंको कडा कामको लागि धन्यवाद। के तपाईंले मलाई आफ्नो संस्करणलाई 17 घण्टा भन्दा अघि प्रदान गर्न सक्नुहुन्छ, ताकि मैले मेरो म्यादलाई सम्झन सक्दैन?
अग्रिम धन्यवाद,
Yann |
भावनात्मक रूपमा तपाईंको इमेलको "भावना" बारे सोच्नुहोस्। यदि तपाईंको मनसाय वा भावनाहरू गलत बुझ्न सक्छ भने, तपाईंको शब्दहरू ढाँचाको कम अस्पष्ट तरिका पत्ता लगाउनुहोस्।
proofreading
अन्तमा, "पठाउनुहोस्" क्लिक गर्नु अघि, कुनै पनि हिज्जे, व्याकरण र विराम चिह्न त्रुटिहरूको लागि आफ्नो इमेल जाँच गर्न एक क्षण लिनुहोस्। तपाईंका इमेलहरू तपाईंले लगाउने लुगा जत्तिकै तपाईंको व्यावसायिक छविको भाग हुन्। यसैले शृङ्खलामा त्रुटिहरू भएको सन्देश पठाउन यो भ्रष्ट छ।
प्रमाणीकरणको बेला, तपाईंको इमेलको लम्बाईमा ध्यान दिनुहोस्। मानिसहरू लामो समयसम्म, विच्छेदन गरिएका इमेलहरू भन्दा कम, संक्षिप्त ईमेलहरू पढ्न सम्भव छन्, त्यसैले निश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँका ईमेलहरू आवश्यक जानकारी छोड्नुको सजिलो छ।
मुख्य बिन्दुहरू
हामी मध्ये धेरैले हाम्रो दिनको एक राम्रो हिस्सा यसमा खर्च गर्दछौं ईमेलहरू पढ्नुहोस् र लेख्नुहोस्। तर हामीले पठाएका सन्देशहरू अरूका लागि भ्रमित हुन सक्छ।
प्रभावकारी इमेलहरू लेख्न, यदि तपाई साँच्चै यो च्यानल प्रयोग गर्नुपर्छ भने आफैलाई सोध्नुहोस्। कहिलेकाहीं यो फोन लिन राम्रो हुन सक्छ।
तपाईंको इमेलहरू संक्षिप्त र सटीक बनाउनुहोस्। तिनीहरूलाई मात्र पठाउनुहोस् जुन तिनीहरूलाई वास्तवमा हेर्न आवश्यक छ र स्पष्ट रूपमा संकेत गर्नुहोस् कि तपाईलाई प्राप्त गर्न चाहानुहुन्छ अर्को प्राप्तकर्ता।
याद गर्नुहोस् कि तपाइँका इमेलहरू तपाइँको व्यावसायिकता, तपाइँको मान र तपाइँको विवरण को ध्यान को प्रतिबिम्ब हो। तपाईंको सन्देशको स्वरलाई अरूले कसरी व्याख्या गर्न सक्छन् भनेर कल्पना गर्ने प्रयास गर्नुहोस्। विनम्र हुनुहोस् र "पठाउनुहोस्" थिच्नु अघि तपाईंले के लेख्नुभएको छ भनेर सधैं डबल जाँच गर्नुहोस्।
