प्रिन्ट अनुकूल, पीडीएफ र ईमेल

पढ्न लेख्नुहोस्

एक सहकर्मीले भर्खरै तपाईलाई पठाउनुभयो ईमेल एक घण्टामा भएको बैठकको बारेमा। इमेलले महत्त्वपूर्ण परियोजनाको भागको रूपमा तपाईंले प्रस्तुत गर्न आवश्यक पर्ने मुख्य जानकारी समावेश गरेको मानिन्छ।

तर त्यहाँ एक समस्या छ: मेल धेरै खराब रूपमा लेखिएको छ कि तपाईलाई आवश्यक डाटा फेला पार्न सक्नुहुन्न। हिज्जे गल्तीहरू र अपूर्ण वाक्यहरू छन्। अनुच्छेद धेरै लामो र यति भ्रमित छ कि तपाईलाई आवश्यक जानकारी पाउन आवश्यक भन्दा बढी तीन चोटि चाहिन्छ। नतिजाको रूपमा, तपाईं बैठकको लागि निम्न-तयार हुनुभएको छ र यो सजिलै जस्तो जस्तो चाहिएको छैन।

के तपाईंले कहिलेकाहीँ त्यस्ता समस्याहरू सामना गर्नुभयो? जानकारीको अतिभारित संसारमा, यो स्पष्ट, सम्भव र प्रभावकारी रूपमा संवाद गर्न अनिवार्य छ। मान्छेसँग कुनै पुस्तकको लम्बाई ई-मेल पढ्नको लागि समय छैन, र तिनीहरू धैर्य निर्माण गरिएको ई-मेल व्याख्या गर्न धैर्य छैन र जहाँ जहाँ उपयोगी जानकारी सबै ठाउँमा भरी छ।

साथै तपाईंको लेखन कौशल राम्रो छन्, अधिक तपाईं आफ्नो बारेमा राम्रो महसुस गर्नुहुन्छ, तपाईंको मालिक, सहकर्मी र ग्राहकहरू सहित। तपाईं कहिल्यै थाहा छैन कि यी असल प्रभावहरू तपाईंलाई कसरी नेतृत्व गर्नेछ।

यस लेखमा, हामी कसरी हेर्दैछौं कि तपाईं आफ्नो लेखनको कौशल सुधार गर्न सक्नुहुनेछ र साधारण गल्तीहरूबाट बच्न सक्नुहुन्छ।

दर्शक र ढाँचा

स्पष्ट लेख्न पहिलो चरण उपयुक्त ढाँचा छान्नु हो। के तपाइँ एक अनौपचारिक ईमेल पठाउन आवश्यक छ? विस्तृत रिपोर्ट लेख्नुहोस्? वा औपचारिक पत्र लेख्नु हुन्छ?

ढाँचा, साथै तपाईंको दर्शकहरू, तपाईंको "लेखन आवाज" परिभाषित गर्दछ - त्यो कति औपचारिक वा रिलन्सन टोन हुनुपर्दछ। उदाहरण को लागी, यदि तपाईं एक सम्भावित ग्राहक को लागी एक ईमेल लेख्दै हुनुहुन्छ, के यो एक समान साथी को ईमेल को जस्तै टोन हुनु पर्छ?

निश्चित रूपमा होइन।

तपाइँको सन्देश को पढ्ने को लागी शुरू गर्नुहोस्। के यो वरिष्ठ ब्यवस्थापकहरू, सम्पूर्ण टीम, वा सानो समूहमा विशेष फाइलमा काम गर्ने उद्देश्यले हो? तपाईले लेख्नु भएको सबै कुरामा तपाईका पाठकहरू वा प्रापकहरूले तपाईंको टोनको साथसाथै सामग्रीको पक्ष पनि परिभाषित गर्नुपर्छ।

रिड  तपाईको रोजगारदातालाई प्रसूति बिदामा तपाईको बिदाइ घोषणा गर्नुहोस् 

रचना र शैली

एकपटक तपाईलाई थाहा छ के तपाईं लेख्नु भएको छ र जसको लागि तपाई लेखन गर्दै हुनुहुन्छ, तपाईले लेखन सुरु गर्नुपर्छ।

खाली, सेतो कम्प्यूटर स्क्रीन अक्सर डरलाग्दो छ। फिक्री गर्न सजिलो छ किनभने तपाईं कसरी थाहा छैन कसरी सुरु गर्न। तपाईंको कागजात रचना र ढाँचाका लागि यी सुझावहरू प्रयास गर्नुहोस्:

 

  • आफ्ना श्रोताहरूसँग सुरू गर्नुहोस्नबिर्सनुहोस् कि तपाइँका पाठकहरूले तपाइँलाई के भन्नु भएको बारेमा केहि थाहा नहुन सक्छ। तिनीहरूलाई के थाहा छ पहिले?
  • योजना सिर्जना गर्नुहोस्यो विशेष गरी उपयोगी छ यदि तपाईं लामो कागजात लेख्नुहुन्छ, जस्तै रिपोर्ट, प्रस्तुतीकरण, वा भाषण। आउटलाइनले तपाइँलाई कुन आदेशमा पछ्याउन चरणहरू पहिचान गर्न मद्दत गर्दछ र कार्यक्षेत्र जानकारीमा कार्य विभाजन गर्दछ।
  • थोडा सहानुभूति कोसिस गर्नुहोस्उदाहरणका लागि, यदि तपाई सम्भावित ग्राहकहरूको लागि बिक्री इमेल लेख्नुहुन्छ भने, तिनीहरू किन तपाइँको उत्पादन वा बिक्री पिचको ख्याल राख्नुपर्छ? तिनीहरूको लागि के के हो? तपाईंको दर्शकको आवश्यकताहरू हरेक पटक सम्झनुहोस्।
  • बटुवा त्रिकोण प्रयोग गर्नुहोस्यदि तपाईं कसैलाई केहि गर्न को लागी मनाउने प्रयास गर्दै हुनुहुन्छ भने, निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईले तपाईलाई सुन्नु भएको छ, तपाईंको सन्देश संलग्न गर्नका लागि तपाईको सन्देश पाउनुहोस्, र तर्कसंगत र सहि तरिकामा जानकारी प्रस्तुत गर्नुहोस्।
  • तपाईंको मुख्य विषयवस्तु पहिचान गर्नुहोस्: यदि तपाईको सन्देशको मुख्य विषयवस्तु परिभाषित गर्नमा कठिनाई छ भने, तपाइँसँग 15 सेकेन्ड बाँकी छ तपाईंको स्थानको व्याख्या गर्न। तपाई के भन्नुहुन्छ यो शायद तपाईको मुख्य विषय हो।
  • सादा भाषा प्रयोग गर्नुहोस्: एक वैज्ञानिक लेख लेख्दा, सामान्यतया राम्रो भाषा, सीधा भाषा प्रयोग गर्न राम्रो छ। मानिसहरूलाई प्रभाव पार्न केवल लामो शब्दहरू प्रयोग नगर्नुहोस्।

संरचना

तपाईंको कागजात प्रयोगकर्ताको रूपमा सम्भव मित्रको रूपमा हुनुपर्छ। पाठहरू, उपशीर्षकहरू, बुलेटहरू र पाठहरू अलग गर्न सकेसम्म सम्भव छ।

सबै पछि, के पढ्न सजिलो छ: एक पृष्ठ लामो पैराग्राफ वा सेकेन्ड हेडरहरू र बुलेटहरू सँग छोटो अनुच्छेदमा विभाजित पृष्ठसँग भरिएका पृष्ठहरू? स्क्यान गर्न सजिलो एउटा कागजात लामो, घने पैराग्राफका साथ कागजात भन्दा अधिक पढ्न सकिन्छ।

रिड  दावीको लागि ईमेल टेम्पलेट

हेडरले पाठकको ध्यान समात्न सक्दछ। प्रश्नहरूको मद्दतको साथ, यो प्राय: एक राम्रो विचार हो, विशेष गरी विज्ञापन ग्रन्थहरूमा, किनकि प्रश्नहरूले पाठकलाई रुचाउँछन् र उत्सुक राख्छन्।

इ-मेलहरू र प्रस्तावहरूमा, छोटो, वास्तविक अक्षरहरू र उपशीर्षकहरू प्रयोग गर्नुहोस्, जस्तै यो लेखमा।

ग्राफिक्स थप्दै तपाईंको पाठ अलग गर्न एक स्मार्ट तरिका हो। यी भिजुअल एड्सले केवल पाठकलाई ध्यानमा राख्ने अनुमति नदिने, तर पाठ भन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी धेरै छिटो संचार गर्न पनि अनुमति दिन्छ।

व्याकरणीय त्रुटिहरू

तपाईंलाई थाहा छ तपाईंको ईमेलमा त्रुटिहरूले तपाईंको कामलाई अव्यवसायिक देखिने बनाउँदछ। यो हिज्जे परीक्षकलाई प्राप्त गरेर र तपाईंको हिज्जे सम्भव भएसम्म परिमार्जन गरेर गल्ती गल्तीबाट बच्न आवश्यक छ।

यहाँ सामान्यतया प्रयोग गरिएका शब्दहरूको केहि उदाहरणहरू छन्:

 

  • म पठाउ / पठाउनुहोस् / पठाउनुहोस्

 

क्रिया "पठाउन" पहिलो समूहको क्रिया हुनु, एक सँधै "म" लाई "ई" पठाउने एकल को पहिलो व्यक्तिमा लेख्नेछ। "ढुवानी" बिना "ई" नाम हो ("एक ढुवानी") र बहुवचन हुन सक्छ: "जहाज"।

 

  • म तपाईसँग सामेल हुनेछु / म तपाईसँग सामेल हुनेछु

 

एकले सँधै "मसँग तपाईँलाई सामेल" लेख्नेछ। "संयुक्त" एक "टी" संग तेस्रो व्यक्ति एकल "को संयोजन" हो।

 

  • म्याद / म्यादलाइन

 

यद्यपि यदि "बम्पर" स्त्री स्त्रीको नाममा चिनिएको छ भने प्रलोभनमा नदिनुहोस् र "ई" बिना "बम्पर" लेख्नुहोस्।

 

  • सिफारिस / सिफारिश

 

यदि अङ्ग्रेजीमा हामी "ई" सँग "सिफारिस" लेख्छौं, फ्रान्सेलीमा हामी "एक" सँग "सिफारिस" लेख्दछौं।

 

  • त्यहाँ छ / त्यहाँ छ / त्यहाँ छ

 

हामी उच्चारणलाई सुधार्न र उत्तराधिकारमा दुई स्वरहरू रोक्नको लागि सोधपुछ सूत्रहरूमा एक euphonic "t" थप्छौं। त्यसकारण हामी "त्यहाँ छ" लेख्नेछौं।

 

  • को शर्तहरु / को शर्तहरु मा

 

कसैले "बिना" को बिना "को शर्त" मा लेख्दैन। त्यहाँ साँच्चै यस अभिव्यक्तिको प्रयोगमा धेरै "सर्तहरू" छन्।

रिड  पत्र टेम्प्लेट तपाइँको भुक्तानी गरिएको ज्याला भुक्तानी दाबी गर्न

 

  • बाट / बीच

 

सावधान रहनुहोस् शब्द "बाहेक" द्वारा गलत गरिएको छैन जुन एक "s" सँग अन्त्य हुन्छ। एक "कभी" को बीच "कभी" नहीं लेखछन। यो एक उपदेश हो र यो अदृश्य छ।

 

  • सहमति / सहमतिको रूपमा

 

यहां सम्म कि स्त्री स्त्री नाम को रूप मा, "सहमति को रूप मा" संधै अनियमित छ र कभी "ई" लिन्छ।

 

  • रखरखाव / सेवा

नाम र क्रियालाई भ्रमित नगर्नुहोस्। नाम "साक्षात्कार" को बिना "टी" एक्सचेंज वा "नौकरी साक्षात्कार" को वर्णन गर्दछ। जबरजस्ती क्रियाकलाप "निरन्तर" को तेस्रो व्यक्ति मा प्रयोग गरिन्छ जब यो केहि बनाए राखन को लागी कार्य गर्दछ।

तपाईंका केही पाठकहरू हिज्जे र व्याकरणमा सही हुनेछैनन्। यदि तपाईं यी गल्तीहरू बनाउनुहुन्छ भने उनीहरूले ध्यान दिदैनन्। तर यो बहानाको रूपमा प्रयोग नगर्नुहोस्: सामान्यतया मानिसहरू हुनेछ, विशेषगरी वरिष्ठ कार्यकारीहरू, जसले नोटिस गर्नेछ!

यस कारणको लागि, तपाईले लेख्नु भएको सबै पाठक सबै पाठकहरूका लागि स्वीकार्य गुणस्तरको हुनुपर्छ।

प्रमाणिकरण

राम्रो प्रमाणीकरणको शत्रु गति हो। धेरै मानिसहरू आफ्नो इमेलहरू ब्राउज गर्न छिटो छिटो, तर तपाईले गल्तीहरू हराउनुहुन्छ। तपाईंले लेखेका कुराहरूको जाँच गर्न यी निर्देशनहरू पालना गर्नुहोस्:

  • आफ्नो हेडर र फुटरहरू जाँच्नुहोस्: प्रायः मानिसहरू पाठमा फोकस गर्न उनीहरूलाई बेवास्ता गर्छन। यो होइन किनकि हेडरहरू मोटो र मोटो हुन् जुन तिनीहरू त्रुटिपूर्ण छन्!
  • अउल ई-मेल पढ्नुहोस्: यो तपाईलाई धीमी हुन जान्छ, जसको अर्थ तपाई त्रुटिहरू पत्ता लगाउन अधिक सम्भावित हुनुहुन्छ।
  • पाठ पढ्नको लागी आफ्नो औंला प्रयोग गर्नुहोस्: यो अर्को कुरा हो जुन तपाईंलाई ढिलो गर्न सहयोग गर्दछ।
  • तपाईंको पाठको अन्त्यमा सुरू गर्नुहोस्: सुरूमा अन्त्यबाट वाक्य पुन: पढ्नुहोस्, यसले तपाईंलाई त्रुटिहरूमा ध्यान दिदैन र सामाग्रीमा मद्दत गर्दछ।