तपाईंको व्यावसायिक जीवनमा, तपाईंले प्राय: विरोध इमेल लेख्नुपर्छ। यो एक सहकर्मी, एक साझेदार वा एक आपूर्तिकर्तालाई सम्बोधन गर्न सकिन्छ। तपाईको मनसाय जुनसुकै होस्, तपाईले केहि आवश्यकताहरूलाई ध्यानमा राख्नुपर्छ जुन तपाईका वार्ताकारहरूले गम्भीर रूपमा लिनु पर्छ। तसर्थ, यस प्रकारको सन्देशको लेखनमा निपुणता अपरिहार्य छ। तपाईंको विरोध इमेललाई कसरी सफल बनाउने भन्ने यहाँ छ।
तथ्यहरूमा फोकस गर्नुहोस्
विरोध इमेल लेख्दा, तथ्यहरूको बारेमा कठोर हुन महत्त्वपूर्ण छ। अर्को शब्दमा, तत्वहरू तथ्यात्मक रूपमा प्रस्तुत हुनुपर्छ ताकि पाठकले चाँडै सन्दर्भ बुझ्न सकून्।
त्यसोभए, विवरणहरू र अनावश्यक वाक्यहरू बेवास्ता गर्नुहोस् र यसको सट्टा आवश्यक चीजहरू जस्तै तथ्य र मितिहरू निर्दिष्ट गर्नुहोस्। यो साँच्चै यी तत्वहरूको साथ हो कि प्राप्तकर्ताले तपाईंको इमेलको उद्देश्य बुझ्न सक्षम हुनेछ। तपाईंले स्पष्ट, सटीक र मिति जानकारी प्रदान गर्नुपर्छ।
सन्दर्भलाई संकेत गर्नुहोस् त्यसपछि इमेलको विषय
बिन्दुमा जानुहोस् जब तपाइँ एक विरोध इमेल लेख्नुहुन्छ। तपाईंलाई "म तपाईंलाई यो इमेल लेख्दैछु" जस्ता शब्दहरू आवश्यक पर्दैन किनभने यी स्पष्ट चीजहरू हुन् जसलाई औंल्याउन आवश्यक छैन।
तपाइँको गुनासोलाई जन्म दिने तथ्यहरू स्पष्ट रूपमा प्रस्तुत गरेपछि र मिति बिर्सन नदिई। यो एक बैठक, एक सेमिनार, एक ईमेल विनिमय, एक रिपोर्टिङ, उपकरण को एक खरीद, एक इनभ्वाइस रसिद, आदि हुन सक्छ।
जारी राख्नुहोस्, सम्भव भएसम्म स्पष्ट रूपमा आफ्नो अपेक्षाहरू बताउँदै।
विचार यो हो कि प्राप्तकर्ताले तपाईको इमेलको उद्देश्य र तपाई यसबाट के चाहानुहुन्छ भनेर तुरुन्तै बुझ्न सक्छ।
आफ्नो कुराकानीमा संयमतामा ध्यान दिनुहोस्
एक विरोध इमेल लेख्न एक शान्त र संक्षिप्त शैली चाहिन्छ। वास्तवमा, यो एक विशेष अवस्था भएकोले, तपाईंले तथ्य र आफ्नो अपेक्षाहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्नुपर्छ। यो गर्नको लागि, छोटो वाक्यहरू प्रयोग गर्नुहोस् जुन तपाईंको चुनौतीको सारलाई संक्षेपमा प्रस्तुत गर्दछ र जुन दैनिक, विनम्र भाषामा लेखिएको छ।
साथै, अवसरको लागि उपयुक्त विनम्र वाक्यांश प्रयोग गर्न निश्चित हुनुहोस्। "दयालु अभिवादन" र "उत्तम अभिवादन" यस प्रकारको आदानप्रदानमा बेवास्ता गर्नुको सट्टा हो।
व्यावसायिक रहनुहोस्
एक विरोध इमेल लेख्दा पेशेवर रहन निश्चित हुनुहोस्, यदि तपाईं अत्यन्तै दुखी हुनुहुन्छ भने पनि। तपाईंले आफैलाई समावेश गर्नको लागि सक्दो प्रयास गर्नुपर्छ किनभने भावनाहरू वास्तवमा व्यावसायिक लेखनमा सम्बन्धित छैनन्।
त्यसोभए, कुनै न कुनै तरिकामा तपाईंको भावनालाई देखाउन सक्ने शब्दहरू प्रयोग नगर्नुहोस्। यो महत्त्वपूर्ण छ कि तपाईंको इमेल तथ्यात्मक रहन्छ।
प्रमाण संलग्न गर्नुहोस्
अन्तमा, एक विरोध इमेल मा सफल हुन को लागी, यो तपाईको तर्कहरु को प्रमाण संलग्न गर्न आवश्यक छ। तपाईंले वास्तवमा प्राप्तकर्तालाई देखाउनु पर्छ कि तपाईं विवाद गर्न सही हुनुहुन्छ। त्यसैले प्रमाणको रूपमा प्रयोग गर्न सक्ने कुनै पनि कागजात संलग्न गर्नुहोस् र इमेलमा उल्लेख गर्नुहोस्।
