यदि तपाईंसँग आफ्नो ईमेलहरू ह्यान्डल गर्न स्पष्ट नियम छैन भने, तिनीहरू द्रुत रूपमा पर्याप्त समय गुमाउने स्रोत बन्न सक्छन्। अर्कोतर्फ यदि तपाईं संगठनात्मक स्तरमा आवश्यक के गर्नुहुन्छ भने दर्जनौं अपठित ईमेलहरू द्वारा आफूलाई आक्रमण हुन नदिनुहोस्। त्यसो भए तपाईले आफ्नो दिमागलाई कुनै महत्त्वपूर्ण ईमेल हराउने कुनै पनि सम्भावनाबाट स्वतन्त्र गर्न सक्नुहुन्छ। यस लेखमा प्रमाणित अभ्यासहरूको संख्या सूचीबद्ध गरिएको छ। तिनीहरूलाई अपनाएर, तपाईं निश्चित रूपमा आफ्नो मेलबक्सलाई अधिक निर्ममतापूर्वक प्रबन्ध गर्न सक्नुहुनेछ।
स्वचालित वा मैन्युअल रूपले समर्पित फोल्डर वा उप-फोल्डरहरूमा कुनै पनि ईमेल वर्गीकृत गर्नुहोस्।
यो विधिको प्रकार हो जुन तपाईंलाई तपाईंको ईमेललाई महत्त्वका क्रममा छिटो क्रमबद्ध गर्न अनुमति दिनेछ। तपाई विषयवस्तु द्वारा विषयवस्तु, डेडलाइन द्वारा तपाइँका इ-मेलहरू वर्गीकृत गर्न सक्नुहुन्छ। महत्त्वपूर्ण कुरा सबैको फाइदा लिनु हो सुविधाहरू तपाइँको मेलबक्स को एक पूर्ण परिचालन तरीकाले तपाइँको मेल को प्रबन्धन गर्न। एक पटक तपाईले फोल्डर र सबफोल्डरको साथ डाइरेक्टरी सिर्जना गरिसक्नुभयो। प्रत्येक सन्देशको आफ्नो मेलबक्समा यसको ठाउँ हुनेछ तपाईंको डेस्कटपमा प्रत्येक कागज फाइलहरू। त्यसोभए, एक पटक तपाईंको ईमेलहरू प्रशोधन गर्नको लागि समय बितिसकेपछि, तपाईं आफ्नो बाँकी काममा १००% ध्यान दिन सक्नुहुन्छ।
तपाईंको ईमेलहरूको प्रशोधनको लागि विशेष समय योजना गर्नुहोस्
अवश्य पनि, तपाइँ उत्तरदायी रहनु पर्छ र सन्देशहरू प्रक्रिया गर्न सक्षम हुनुपर्दछ जुन तपाईंबाट द्रुत प्रतिक्रियाको लागि पर्खन्छ। बाँकीको लागि, सब भन्दा सान्दर्भिक पलहरू (हरू) योजना गर्नुहोस्, तपाईंको ईमेलहरू नियमित रूपमा व्यवहार गर्न। तपाइँको कामको प्रक्रियाको लागि सबै तत्वहरू तयारी गरेर सुरू गर्नुहोस्। कागज फाईलहरू, स्टेपलरहरू, प्रिन्टरहरू, सबै चीज अधिकतम एकाग्रताका लागि सजिलो हुनुपर्दछ। कुनै कुरा छैन जब तपाइँ छनौट गर्नुहुन्छ। अब जब तपाईंको मेलबक्स पोष्ट क्रमबद्ध केन्द्रको रूपमा संगठित छ, तपाईंसँग दक्षता र गतिको साथ आफ्ना ईमेलहरू शान्तपूर्वक प्रशोधन गर्ने सम्भावना छ।
सबै अनावश्यक न्यूजलेटरहरू मेटाएर तपाईंको मेलबक्स सफा गर्नुहोस्
के तपाईको मेलबक्स निरन्तर अन्वेषण न्यूजलेटर वा विज्ञापन द्वारा परजीवी छ? यी सबै न्यूजलेटरहरूको मेलबक्सलाई हटाउन सावधानी राख्नुहोस् जुन अरू केहि भन्दा बढि स्प्याम जस्तो देखिन्छ। तपाईंले यी सबै पत्राचार सूचीहरूबाट व्यवस्थित रूपमा सदस्यता समाप्त गर्नुपर्नेछ जसले तपाईंलाई केन्क्रीट ल्याउँदैन र जुन छिट्टै बढी आक्रामक हुन सक्छ। तपाईं जस्तै उपकरणहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ क्लीनफक्स जहाँ अनरोलमे केहि क्लिकमा आवश्यक गर्नुहोस्। तपाइँलाई बिहान लिईकन, यस प्रकारको समाधानले तपाइँलाई यी सबै डिजिटल प्रदूषणको अन्त्य गर्न ठूलो सहायता गर्दछ। हजारौं ईमेलहरू अपेक्षाकृत द्रुत रूपमा प्रशोधन गर्न सकिन्छ।
एक स्वत: प्रतिक्रिया सेट अप गर्नुहोस्
तपाईं चाँडै लामो समयको लागि छुट्टीमा जाँदै हुनुहुन्छ। एक विवरणलाई बेवास्ता गर्नु हुँदैन, तपाईंको मेलबक्सको स्वचालित जवाफ सक्रिय गरियो। यो केहि महत्त्वपूर्ण छ त्यसैले सबै व्यक्तिहरू जससँग तपाईं ईमेलद्वारा व्यवसायिक रूपमा पत्राचार गर्नुहुन्छ तपाईंको अनुपस्थितिको बारेमा राम्ररी सूचित गर्नुहोस्। धेरै गलतफहमीहरू सम्भव हुन्छ जब कुनै ग्राहक वा आपूर्तिकर्ताले धैर्य गुमाउँछ, किनकि यी सन्देशहरू अनुत्तरित नै रहन्छ। यो सजिलैसँग छोटो सन्देशबाट बचाउन सकिन्छ जुन तपाईंको छुट्टीको बखत स्वचालित रूपमा पठाइनेछ। तपाईंले भर्खर छुट्टीबाट फिर्ताको मिति संकेत गर्नु आवश्यक छ र सहकर्मीको ईमेल किन आवश्यक पर्दैन भने।
तपाईंले प्रतिलिपिमा पठाउनु भएको ईमेलहरूको संख्या प्रेत गर्नुहोस्
व्यवस्थित कार्बन प्रतिलिपि (CC) र अदृश्य कार्बन प्रतिलिपि (CCI) मा पठाईएको ईमेलहरूको प्रयोगले चाँडै अन्तहीन एक्सचेन्ज उत्पन्न गर्न सक्दछ। व्यक्ति जो जानकारीको लागि केवल तपाइँको सन्देश प्राप्त गर्नु पर्ने थियो, अब स्पष्टीकरणको आवश्यक छ। अरूहरू छक्क पर्दछन् किन उनीहरूले यो सन्देश प्राप्त गरे र यसलाई सहि समयको व्यर्थको रूपमा बुझे। कसैलाई लुपमा राख्न छनौट गर्दा, निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईको रोजाई सान्दर्भिक छ। कुनै पनि तरिकाले कसैलाई पठाइएको सन्देशहरू टाढा रहनु पर्छ।
याद गर्नुहोस् कि ईमेलसँग कानूनी मान हुन सक्छ
जहाँसम्म सम्भव भए तपाइँका सबै ईमेलहरू राख्नुहोस्, तिनीहरूसँग सबूतको बल छ, विशेष गरी औद्योगिक ट्रिब्यूनलमा। एक इलेक्ट्रोनिक सन्देश यदि यो उही कानूनी मानको साथ प्रमाणित हो जुन तपाईं हातले लेख्नु भएको थियो। तर सावधान रहनुहोस्, साधारण सन्देश पनि सोच बिना पठाइएको एक सहकर्मी वा ग्राहकको गम्भीर परिणाम हुन सक्छ। यदि एक ग्राहक प्रमाणित गर्दछ, ईमेलको समर्थन छ, कि तपाईंले डेलिभरी वा अन्यको सर्तमा तपाईंको प्रतिबद्धताहरूको सम्मान गर्नुभएन। तपाईको नतिजा तपाईको ब्यापार र तपाईले नै सहनु पर्छ। औद्योगिक विवादहरूमा जस्तै व्यावसायिक विवादहरूमा, प्रमाण "नि: शुल्क" भनिएको छ। त्यो भन्नु यो हो कि यो निर्णय गर्ने न्यायाधीश नै हो र ध्यानपूर्वक उनका ईमेलहरू रद्दीटोकरीमा राख्नु भन्दा वर्गीकरण गर्नु राम्रो हुन्छ।
