प्रिन्ट अनुकूल, पीडीएफ र ईमेल

 

आज, इमेल सजिलो, गति र क्षमता संग संवाद गर्ने सबै भन्दा राम्रो तरिका हो। पेशेवर आदान प्रदानका लागि, यो सबै भन्दा सामान्य प्रयोग गरिएको तरिका हो।

एक लेख्न व्यावसायिक मेलहामीले निश्चित मापदण्ड, सुझावहरू र नियमहरूको आदर गर्नुपर्छ, जुन हामी सबै लेखमा व्याख्या गर्न प्रयास गर्नेछौं।

एक व्यावसायिक ईमेलको लागि लेखन योजनाको उदाहरण 

कहिलेकाहीँ मेल पेशेवर सन्दर्भमा व्यवस्थापन गर्न जटिल हुन सक्छ। एक व्यावसायिक इमेल लेख्न पछ्याउने योजना प्राप्तकर्ताको निपटानमा राख्नु पर्छ सबै आवश्यक तत्वहरू संक्षिप्त र सटीक हुन।

एक पेशेवर ईमेल लेख्न, तपाईं निम्न योजना अपनाउन सक्नुहुन्छ:

  • स्पष्ट र स्पष्ट वस्तु
  • एक अपील सूत्र
  • एक शुरुवात जसलाई संचारको सन्दर्भलाई सम्बोधन गर्नु पर्छ
  • निष्कर्ष निकाल्ने एक सौन्दर्य सूत्र
  • एउटा हस्ताक्षर

एक व्यावसायिक ईमेल विषयको छनौट गर्नुहोस्

यो अनुमान गरिएको छ कि एक पेशेवरले दिनको औसत १०० ईमेलहरू प्राप्त गर्न सक्दछ। तपाईंले आफ्नो ईमेलको विषय छनौट गर्न आवश्यक छ यसलाई खोल्न प्रोत्साहित गर्न। यो गर्नका लागि, त्यहाँ पालना गर्न नियमहरू छन्:

1 - छोटो वस्तु लेख्नुहोस्

तपाईको इ-मेलको सुरुको दर बढाउनको लागि विशेषज्ञहरूले ally० वर्ण अधिकतमको बिषय प्रयोग गर्ने सल्लाह दिन्छन्।

तपाईंको वस्तु लेख्नको लागि तपाईंसँग मात्र सीमित ठाउँ छ, त्यसैले तपाइँले एक विशेष वस्तु रोज्नु पर्छ, तपाईंको ईमेलको सामग्रीसँग सम्बन्धित क्रिया क्रियाहरू प्रयोग गर्दा।

सामान्यतया, लामो वस्तुहरू स्मार्टफोनहरू मार्फत पढ्नका लागि तयार छन्, जो पेशेवरहरू द्वारा उनीहरूका ईमेलहरू जाँच गर्न अधिक प्रयोग गरिन्छ।

2 - तपाईंको ईमेलको विषय अनुकूलन गर्नुहोस्

यदि सम्भव छ भने, तपाइँलाई वस्तु स्तरमा तपाईंको सम्पर्कको नाम र पहिलो नाम उल्लेख गर्नु पर्छ। यो एक तत्व हो जसले उद्घाटन दर बढाउन सक्छ।

तपाईंको प्राप्तकर्ताको विवरण ईमेलको विषयमा राखेर, उनीहरूको मूल्यवान र मान्यता प्राप्त हुनेछ, जसले तपाईंलाई आफ्नो इमेल खोल्न र पढ्न प्रोत्साहित गर्नेछ।

एक व्यावसायिक ईमेलको शरीर 

एक पेशेवर इमेल लेख्न, यो विषय बाट प्रस्थान बिना शैली र प्रस्तुतिको निश्चित स्तरमा आधारित तपाईंको ईमेलको निकाय स्पष्ट रूपमा लेख्न योग्य छ।

साना र सटीक वाक्यहरूको साथमा छोटो इमेल लेख्नको लागी ध्यान दिनुहोस्, जसले तपाईंको प्राप्तकर्तालाई अझ सान्त्वना दिनेछ।

याद गर्न यहाँ केहि चीजहरू छन्: 

1 - एक क्लासिक फन्ट प्रयोग गर्नुहोस्

धेरै ईमेल सेवाहरूले प्रयोगकर्तालाई पाठको फन्ट र शैली रोज्न अनुमति दिन्छ। जब यो व्यापार ईमेलमा आउँदछ, क्लासिक फन्ट जस्तै "टाइम्स न्यू रोमन" वा "एरियल" छनौट गर्नुहोस्।

यो सजावटी फन्ट प्रयोग गर्न सिफारिस गरिएको छैन।

हामी पनि सिफारिस गर्दछौं:

  • पढ्न योग्य फन्ट साइज मिलाउनुहोस्
  • इटालिक्स, हाइलाइटिङ, वा रंगहरू नदिनुहोस्
  • सबै पाठ पोष्ट अक्षरहरूमा लेख्न छैन

2 - राम्रो कल सूत्र लेख्दै

एक व्यावसायिक ईमेलको लागि, माथिको रूपमा यो ठेगानाकर्तालाई ठेगानाद्वारा ठेगाना लगाउन सकिन्छ, र अन्तिम नामको पछि लागेका व्यक्तिको सभ्यताको शीर्षक सहित।

रिड  धेरै चाँडै छोड्ने ईमेल यसको लेखकको लागि खतरनाक इमेल हुन सक्छ

3 - आफैलाई पहिलो अनुच्छेदमा परिचय दिनुहोस्

यदि तपाइँ पहिलो पटक (उदाहरणको लागि नयाँ क्लाइन्ट) को लागि लेख्नु भएको छ भने, यो आफुलाई पेश गर्न र छोटो रूपमा तपाईंको सन्देशको उद्देश्य व्याख्या गर्न धेरै महत्त्वपूर्ण छ।

तपाईं यो सानो प्रस्तुतिमा एक वा दुई वाक्यमा समर्पित हुन सक्नुहुन्छ।

4 - प्राथमिकतामा सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी

तपाइँको प्रस्तुति पछि, हामी सबै भन्दा महत्त्वपूर्ण बिन्दुमा जान्छौं।

तपाईंको ईमेलको शुरुवातमा सबैभन्दा महत्वपूर्ण जानकारी उद्धरण गर्नको लागि यो धेरै रोचक छ। तपाईंले आफ्नो मनपर्ने स्पष्टीकरण गरेर आफ्नो प्राप्तकर्ता समय बचत गर्नुहुनेछ।

तपाईंले आफ्नो संवाददाताको ध्यान लिनु पर्दछ र सीधा बिन्दुमा पुग्नु पर्नेछ।

5 - एक औचित्य शब्दावली प्रयोग गर्नुहोस्

जब तपाइँ एक व्यावसायिक इ-मेल लेख्दै हुनुहुन्छ, तपाईलाई राम्रो प्रभाव पार्नु पर्छ।

हामी तपाइँलाई एक पोलिटिक शैलीमा पूर्ण वाक्य लेख्न सल्लाह दिन्छौं।

यसलाई प्रयोग गर्न सिफारिस गरिएको छैन:

  • अपमानजनक शब्दहरू;
  • बेकार संक्षिप्त
  • इमोटिकन्स वा इमोजिस;
  • चुटकुले;
  • असभ्य शब्दहरू;

6 - एक उपयुक्त निष्कर्ष बनाउनुहोस्

एउटा ईमेल पूरा गर्न, हामीले प्रयोग गर्न हस्ताक्षरको बारेमा सोच्नु पर्छ, टोन गर्नको लागी टोन र छनौट गर्न राजनीतिता सूत्र।

यो ध्यान दिनुहोस कि व्यावसायिक संचार बनी रहन्छ अत्यधिक कोडित भाषा। यो इमेल ठेगानाको अन्तमा प्रयोग गर्न नियमहरू र सही सूत्र छनोट गर्न धेरै महत्त्वपूर्ण छ।

प्रयोग गरिएको सूत्रको यसको प्राप्तकर्ता र विनिमयको सन्दर्भमा अनुकूलित हुनुपर्छ।

उदाहरण को लागी, यदि तपाइँ एक सुपरभाइजर वा ग्राहक संग कुरा गर्दै हुनुहुन्छ, तपाइँ "निष्कपट अभिवादन" प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ, जुन सबै भन्दा उपयुक्त वाक्यांश हो। जबकि यदि यो एक सहकर्मी हो भने हामी हाम्रो ईमेललाई "दिनको अन्त!" "

हस्ताक्षरको सन्दर्भमा तपाई आफ्नो ई-मेल सफ्टवेयर स्वचालित रूपमा तपाईंको ई-मेलको अन्त्यमा निजीकृत हस्ताक्षर सम्मिलित गर्न सक्नुहुन्छ।

प्रभावकारी हुनको लागि, हस्ताक्षर छोटो हुनुपर्दछ:

  • Lines लाइन भन्दा बढी छैन;
  • प्रति रेखा characters० वर्ण भन्दा बढी छैन;
  • तपाइँको पहिलो र अन्तिम नाम, तपाइँको प्रकार्य, कम्पनीको नाम, तपाइँको वेबसाइट ठेगाना, तपाइँको टेलिफोन र फ्याक्स नम्बर, र तपाइँको LinkedIn वा Viadeo प्रोफाइलमा सम्भवत लिंक समावेश गर्नुहोस्;

उदाहरणका :

रबर्ट होलिडे

कम्पनीको प्रतिनिधि Y

http: /www.votresite.com

फोन। : ० 06 ०० ००० ००० ०० / फ्याक्स: ० 00 ००० ००० ००

मोबाइल: ० 06 ००० ००० ०००

केहि नम्र अभिव्यक्ति:

  • Cordially;
  • शुभेक्षा सहित ;
  • शुभेक्षा सहित;
  • आदरपूर्वक;
  • Cordial अभिवादन;
  • शुभेक्षा सहित ;
  • तपाइँको,
  • तपाईंलाई फेरि भेट्न पाउँदा खुशी लाग्यो;
  • गर्म नमस्कार ...

व्यक्तिहरूका लागि हामी विशेष रूपमा राम्ररी जान्दछौं, हामी सौहार्दपूर्ण सुत्रहरू जस्तै "हाई", "मित्रता", "तपाईंलाई भेट्छौं" प्रयोग गर्न सक्छौं।

क्लासिक सूत्रका अन्य उदाहरणहरू:

  • कृपया, सर / मैडम, मेरो विशिष्ट भावनाहरु को अभिव्यक्ति स्वीकार गर्नुहोस्;
  • कृपया सर / मैडम, मेरो हार्दिक अभिवादन को अभिव्यक्ति स्वीकार गर्नुहोस्;
  • कृपया, सर / मैडम, मेरो शुभकामना प्राप्त गर्नुहोस्;
  • कृपया सर / मैडम, मेरो सम्मानजनक र समर्पित भावनाहरू प्राप्त गर्नुहोस्;
  • कृपया, सर / मैडम, मेरो साँचो अभिवादन स्वीकार्नुहोस्;
  • कृपया सर / मैडम, मेरो उच्च विचारको अभिव्यक्ति स्वीकार्नुहोस्;
  • तपाइँलाई मेरो शुभकामना स्वीकार गर्न सोधेर;
  • मेरो अनुरोधमा तपाईको ध्यानाकर्षणका लागि धन्यबाद;
  • स्वीकार गर्न Deign, सर / मैडम, मेरो गहिरो आदर को श्रद्धांजलि;
  • तपाईं बाट पढ्न प्रतीक्षा गर्दै, कृपया, सर / मैडम, मेरो उच्च विचार को आश्वासन स्वीकार्नुहोस्;
  • मेरो धन्यवादको साथ, म तपाईलाई यहाँ भेट्न बिन्ती गर्दछु सर / मैडम, मेरो विशिष्ट भावनाहरुको अभिव्यक्ति;
रिड  मिल्ने टिप्पणी, प्रभावकारी हुन सुझावहरू

--संलग्नकहरू समावेश गर्नुहोस्

अनुलग्नकहरूको बारेमा, बिर्सनुको साथ तिनीहरूलाई इमेलको शरीरमा उल्लेख गरेर प्राप्तकर्तालाई सूचित गर्न नबिर्सनुहोस्।

प्राप्तकर्तालाई पठाएको अनुलग्नकको आकार र संख्या उल्लेख गर्न धेरै रोचक छ।

फोकस: उल्टा पिरामिड

तथाकथित रिवर्स पिरामिड विधिको सन्दर्भमा, यसले तपाईंको व्यावसायिक ईमेलको पाठलाई तपाईंको सन्देशको मुख्य जानकारीको साथ सुरू गर्दछ र त्यसपछि महत्त्वको घट्दो क्रममा अन्य जानकारी जारी राख्दछ।

तर किन यो विधि अपनाउने?

सामान्यतया पहिलो वाक्यले बाँकी सन्देशको भन्दा राम्रो पढ्दछ। यो आकर्षक हुनुपर्दछ। Inverted पिरामिड विधि अपनाएर, हामी सजिलै पाठकको ध्यान कब्जा गर्न सक्दछौं र अन्तमा ईमेल पढ्न उसको चाहना गराउँदछौं।

जब सम्म लेखन सम्बन्धी छ, यो 3 देखि 4 रेखाहरु प्रत्येक अधिकतम पैराग्राफ को प्रयोग गर्न को लागी सल्लाह दिइएको छ, प्रत्येक पैराग्राफ को एक विशिष्ट विचार मा फोकस।

यदि तपाईं यो विधि अपनाउन चाहनुहुन्छ भने, हामी तपाईंलाई प्रयोग गर्न सल्लाह दिन्छौं:

  • तुलनात्मक रूपमा छोटो वाक्य;
  • शब्दहरू जोड्दै वाक्यहरू सँगै जोड्न;
  • एक वर्तमान र व्यावसायिक भाषा।

 

                                                    REMINDER 

 

तपाईँले बुझ्नु भएको बेला, एक पेशेवर ईमेलसँग एक मित्रलाई पठाइएको एक साथ केहि गर्न छैन। त्यहाँका पत्रहरू पछ्याउने नियमहरू छन्।

1-ध्यानपूर्वक विषयको व्यवहार गर्नुहोस्

जस्तै हामीले यसलाई स्पष्ट पारेका छौं, तपाईंले आफ्नो व्यावसायिक इ-मेलको विषय क्षेत्र (वा विषय) सही रूपमा लेख्नै पर्छ। यो संक्षिप्त र स्पष्ट हुनुपर्छ। तपाईंको प्रापकले तपाईको ईमेलको सामग्री तुरुन्तै बुझ्नै पर्छ। उहाँले स्पेसमा खोल्न वा पछि पछि पढ्ने निर्णय गर्न सक्षम हुनेछ।

2-विनम्र हुन

तपाईँले बुझ्नुभएमा, तपाईंले सन्दर्भमा अभिवादन र सङ्गठनको सूत्र प्रयोग गर्नु पर्छ।

सूत्रहरू छोटो र धेरै राम्रो छनौट हुनुपर्छ।

3-सही हिज्जे त्रुटिहरू

सबैभन्दा पहिला, तपाईंलाई आफ्नो इमेल पुन: पढ्नु पर्छ र निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंले कुनै आवश्यक जानकारी बिर्सनु भएको छैन, र किन यो कुनै पढ्न र अन्य पढ्न छैन। अर्को व्यक्तिको विचार छ कि यो धेरै रोचक छ।

हिज्जे र व्याकरण गल्तीहरू सच्याउनको लागि हामी सल्लाह दिन्छौँ कि तपाइँ प्रोसेसरमा तपाईंको ई-मेल प्रतिलिपि र पेस्ट गर्न र स्वचालित जाँच गर्नुहोस्। यद्यपि यदि यो सफ्टवेयर सबै गल्तीहरू सही गर्दैन, यसले तपाईंलाई मद्दत गर्न सक्छ। वैकल्पिक रूपमा, तपाईं व्यावसायिक सुधार सफ्टवेयरमा पनि लगानी गर्न सक्नुहुन्छ।

रिड  व्यावसायिक सन्दर्भमा प्रयोगको कोडहरू जान्नुहोस्

4-तपाईंको इमेल साइन इन गर्नुहोस्

तपाईंको व्यावसायिक इ-मेलमा हस्ताक्षर थप्न धेरै महत्त्वपूर्ण छ। तपाईंले व्यावसायिक हस्ताक्षर लेख्न माथि उल्लिखित नियमहरू पछ्याउनु पर्छ।

तपाईंको प्रकार्य सम्बन्धी विभिन्न जानकारीको उल्लेख गरेर, तपाईंको कम्पनी ... तपाईंको प्राप्तकर्ता छिट्टै बुझ्ने छ कि तिनीसँग काम गरिरहेका छन्।

5 - तपाईंको इ-मेल अनुकूलन गर्नुहोस्

यदि यो सामान्य हो भने, मेल कम पढ्न सम्भव छ। तपाईंले प्राप्तकर्तालाई महसुस गर्नुपर्दछ कि मेल मात्र तिनलाई सम्बोधन गरिएको छ। त्यसैले तपाईं वस्तु अनुकूलन गर्नु पर्छ, र तपाईंको ई-मेल सुरू गर्नको लागी अपनाईएको सूत्र छनौट गर्नुहोस्।

यदि यो समूह ईमेल हो भने, यो महत्त्वपूर्ण छ कि तपाईंको प्राप्तकर्ताहरूको सुविधाहरू, उनीहरूको प्राथमिकता, उनीहरूको रुचि र तिनीहरूको स्थान अनुसार फरक सूचिहरू सिर्जना गर्नु महत्त्वपूर्ण छ। तपाईंको प्राप्तकर्ताहरूको विभाजनले तपाईंलाई तपाईंको ईमेलको सुरुवात दर बढाउन अनुमति दिन्छ।

6-दिनुहोस् मेल खोल्न चाहानुहुन्छ

एक पेशेवर इमेल लेख्दा, तपाईले सधैँ प्राप्तकर्तालाई यसलाई खोल्न चाहानुहुन्छ। सामान्यतया, वस्तु पहिलो तत्व हो जसले संवाददातालाई तपाईंको ईमेल खोल्न र पढ्नलाई धक्का दिन्छ। त्यसैले तपाईलाई आफ्नो वस्तुमा अधिक महत्त्व दिनु पर्छ, यसलाई निको पार्नु र त्यसलाई सम्भव रूपमा आकर्षक बनाउनु पर्छ।

एउटै अर्थमा, तपाईंको ईमेलको पहिलो दुई वाक्यले प्राप्तकर्तालाई पढ्न जारी राख्न चाहन्छ। यो तपाईंको ईमेलको शुरुवातमा सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी उद्धरण गर्न र तपाईंको संवाददाताको जिज्ञासा ट्रिगर गर्न सिफारिश गरिएको छ।

7 - भ्रामक वस्तुहरू बचाउनुहोस्

तपाइँले तपाईंको ईमेलको उद्घाटन दर बढाउन भ्रामक वस्तु कहिल्यै प्रयोग गर्नुपर्दैन।

तपाईंले थाहा पाउनु भएको छ कि तपाईंको इमेल तपाईंको छवि (वा तपाईंको कम्पनीको) लाई बुझाउँछ। त्यसैले, उत्प्रेरक र भ्रामक वस्तुहरूबाट बच्न धेरै महत्त्वपूर्ण छ। वस्तुले तपाईंको इमेलको सामग्रीको अनुरूप हुनुपर्छ।

8-आफैलाई पाठकको स्थानमा राख्नुहोस्

समानुभूति एक खातामा लिनको लागि एक धेरै महत्त्वपूर्ण तत्व हो। तपाईंको ईमेलको विषय राम्रोसँग लेख्न र यसलाई आकर्षक बनाउन तपाईंले आफ्नो प्रापकको जुत्तामा आफै राख्नु पर्छ। तपाईंले आफैलाई आफ्नो संवाददाताका जुत्तामा राख्नुपर्नेछ र प्रश्नहरूको शृंखलाबद्ध गर्नुहोस् जुन उसले आफैलाई सोध्न सक्छ। यो प्रतिक्रियाहरूबाट हो कि तपाईं आफ्नो ईमेलको शीर्षक अनुकूलन गर्न सक्नुहुनेछ।

9 - एउटा व्यावसायिक इ-मेल ठेगाना प्रयोग गर्नुहोस्

लवलीगर्ल @… वा सज्जन @… जस्ता व्यक्तिगत ठेगानाहरू पूर्ण रूपमा निषेधित छन्। व्यावसायिक सम्बन्धको सन्दर्भमा, हामी यस प्रकारको ठेगाना प्रयोग गरेर वार्ताकारलाई कहिल्यै सम्बोधन गर्दैनौं। ई-मेल.

यसलाई व्यावसायिक ई-मेल ठेगाना प्रयोग गर्न सिफारिस गरिन्छ, वा कम्तीमा एक व्यक्तिगत ठेगाना तपाईको नाम र उपनाममा।

व्यावसायिक ईमेलको एक राम्रो संचार, एक सटीक शब्दावली, एक संक्षिप्त पाठ, एक स्पष्ट अनुरोध र अपरिचितयोग्य हिज्जे को आवश्यकता छ। नियमहरू, सुझावहरू र सल्लाह स्वीकार गरेर हामी भर्खरै उद्धृत गर्दछौं, तपाईं एक आकर्षक ईमेल लेख्न सक्नुहुनेछ, जुन तपाईंको प्राप्तकर्तालाई तुरुन्तै चासो दिनुहुन्छ र उनीहरूको चासो जोगाउनेछ।