जब केही कर्मचारीहरू आफ्ना पर्यवेक्षक वा प्रबन्धकलाई सूचित नगरी विभिन्न कारणहरूले अनुपस्थित हुन्छन्, उनीहरूलाई आफ्नो कुरा कसरी गर्ने भनेर थाहा हुँदैन। अरूलाई पनि छोटो बिदाको लागि अनुरोध गर्न गाह्रो छ जब तिनीहरूसँग संख्या छ व्यक्तिगत मुद्दाहरू भुक्तान गर्न।
तपाईंको अनुपस्थितिको प्रभावले तपाईंको कामको प्रकृति र कामको स्थानमा नीतिमा ठूलो मात्रामा निर्भर गर्दछ। तपाईंको अनुपस्थिति, विशेष गरी यदि यसलाई अग्रिम घोषणा गरिएन भने तपाईंको संगठनको लागि धेरै महसुस हुन सक्छ। यसकारण, निर्णय हुन अघि, यसको बारे सोच्नुहोस्। यदि यो भयो वा भयो भने, ईमेल मार्फत माफी माग्न वा तपाइँको पर्यवेक्षकलाई समझाएर प्रभावकारी र छिटो संवाद गर्न एक राम्रो तरिका हो।
एक औचित्य ईमेल लेख्नु अघि
यस लेखले एक वा बढी वैध कारणहरू भएका कर्मचारीले आफ्नो अनुपस्थिति वा आफ्नो पदमा उपस्थित हुन नसक्ने कारणलाई कसरी जायज ठहराउन सक्छ भनेर देखाउने उद्देश्य राखिएको छ। एक कर्मचारीको रूपमा, यो महत्त्वपूर्ण छ कि तपाइँ बिदा बिना अनुपस्थितिको सम्भावित परिणामहरू बारे निश्चित हुनुहुन्छ। त्यहाँ कुनै ग्यारेन्टी छैन कि तपाइँको माफी इमेल एक अनुकूल प्रतिक्रिया प्राप्त हुनेछ। त्यसै गरी, त्यहाँ कुनै ग्यारेन्टी छैन कि जब तपाइँ कामबाट समय बिदाको लागि अनुरोध गर्दै इ-मेल लेख्नुहुन्छ, यो सकारात्मक रूपमा प्राप्त हुनेछ।
जहाँसम्म, यदि तपाईं तत्काल कारणहरूको लागि अनुपस्थित हुनुपर्दछ र तपाईं आफ्नो हाकिममा पुग्न सक्नुहुन्न भने, यो अनुपस्थितिको सटीक कारणहरू सहित जतिसक्दो चाँडो ईमेल लेख्नु आवश्यक छ। त्यस्तै, जब तपाईंलाई पहिल्यै थाहा हुन्छ कि तपाईंले महत्त्वपूर्ण व्यक्तिगत वा पारिवारिक मुद्दाहरूको सामना गर्नुपर्दछ, यो बुद्धिमानी हुन्छ ईमेल लेख्नुहोस् असुविधाको लागि माफी माग्दै र यदि सम्भव भए केही स्पष्टीकरणहरू सहित। तपाइँ आफ्नो काम मा तपाइँको व्यक्तिगत जीवन को प्रभाव को न्यूनतम को आशा मा यो गर्नुहोस्।
अन्तमा, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाइँ तपाइँको कम्पनीको नीति र तपाइँको समूहबाट कसरी अनुपस्थित हुने बारे प्रोटोकलसँग परिचित हुनुहुन्छ। कम्पनीले आपतकालिन अवस्थामा निश्चित छुटहरू दिन सक्छ र तिनीहरूलाई व्यवस्थापन गर्ने तरिका प्रदान गर्न सक्छ। तपाईंले आवेदन दिन आवश्यक पर्ने दिनहरू र तपाईं टाढा हुनुहुने दिनहरू बीचको संख्यामा एउटा नीति हुन सक्छ।
इमेल लेख्नका लागि दिशानिर्देशहरू
औपचारिक शैली प्रयोग गर्नुहोस्
यो इमेल आधिकारिक हो। यसलाई औपचारिक शैलीमा लेख्नुपर्छ। विषय रेखा देखि निष्कर्ष सम्म, सबै कुरा पेशेवर हुनुपर्छ। तपाईंको पर्यवेक्षक, अरू सबैको साथमा, तपाईंले आफ्नो इमेलमा स्थितिको गम्भीरता व्यक्त गर्ने अपेक्षा गर्नुहुन्छ। तपाईंले औपचारिक शैलीमा यस्तो इमेल लेख्दा तपाईंको मुद्दा सुनिने सम्भावना बढी हुन्छ।
ईमेल प्रारम्भ गर्नुहोस्
हामीले पहिले नै कम्पनीको नीतिको सम्मानको महत्त्वलाई जोड दिएका छौ। साथै ध्यान दिनुहोस् कि यदि तपाईंलाई एक व्यावसायिक बहाना समावेश भएको ईमेल लेख्न आवश्यक छ भने, यो सकेसम्म चाँडै गर्न महत्त्वपूर्ण छ। यो असामान्य छ जब तपाईं असफल भए र तपाईं अनुमति बिना काम गर्न आउनुभएको छैन। तपाईंको मालिकलाई सूचित गरिसकेपछि असुरक्षित अनुपस्थिति चेतावनीबाट जोगिन सक्छ। जब तपाईं आफैंलाई फेला पार्नुहुन्छ बल मजाक को मामला बाट तपाईलाई सूचित गरेर, तपाईले कम्पनीलाई उपयुक्त प्रतिस्थापन चयन गर्न वा प्रबन्धन गर्न मद्दत गर्नेछ।
विवरणहरूसँग संक्षिप्त हुनुहोस्
संक्षिप्त हुनुहोस्। तपाईलाई त्यहाँ नहुने वा चाँडै टाढा हुनको लागि के भयो भनेर तपाईले विवरणमा जानु आवश्यक छैन। केवल महत्त्वपूर्ण तथ्यहरू उल्लेख गर्नुहोस्। यदि तपाईंले अग्रिम अनुमति माग्नुभयो भने, तपाईंले अनुपस्थित हुन चाहनुभएको दिन (हरू) संकेत गर्नुहोस्। मितिहरूसँग विशिष्ट हुनुहोस्, अनुमान नदिनुहोस्।
सहायता प्रस्ताव गर्नुहोस्
जब तपाइँ टाढा हुनुको लागि बहाना इमेल लेख्नुहुन्छ, तपाइँ कम्पनीको उत्पादकताको ख्याल राख्नुहुन्छ भनेर देखाउन निश्चित हुनुहोस्। तपाईं टाढा हुनुहुनेछ भन्नु ठीक छैन, तपाईंको अनुपस्थितिको प्रभावलाई कम गर्ने केही गर्ने प्रस्ताव गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि, तपाईले यो गर्न सक्नुहुन्छ जब तपाई फर्कनुहुन्छ वा तपाईलाई प्रतिस्थापन गर्न सहकर्मीसँग कुरा गर्नुहुन्छ। केही कम्पनीहरूसँग केही दिनको लागि तलब कटौती जस्ता नीतिहरू हुन सक्छन्। त्यसकारण, कम्पनीको नीतिलाई पूर्ण रूपमा बुझ्ने प्रयास गर्नुहोस् र तपाइँ कसरी यसको साथ काम गर्न सक्नुहुन्छ।
इमेल उदाहरण १: माफी माग्ने इमेल कसरी लेख्ने (तपाईंले कामको एक दिन मिस गरेपछि)
विषय: ११/१/19/२०१ from देखि अनुपस्थितिको प्रमाण
नमस्ते श्री गुइली,
कृपया यो इमेललाई आधिकारिक सूचनाको रूपमा स्वीकार गर्नुहोस् कि म चिसोका कारण नोभेम्बर 19, 2018 मा काममा उपस्थित हुन सकेन। मेरो अनुपस्थितिमा लियाम र आर्थरले मेरो ठाउँ लिए। तिनीहरूले त्यो दिनको लागि मेरा सबै कामहरू पूरा गरे।
म काम छोड्नु अघि तपाईंसँग कुराकानी गर्न असमर्थ भएकोमा माफी चाहन्छु। कम्पनीमा केही असुविधा भएमा क्षमा चाहन्छु।
मैले यो इमेलमा मेरो मेडिकल प्रमाणपत्र संलग्न गरेको छु।
यदि तपाईलाई थप जानकारी चाहिन्छ भने कृपया मलाई थाहा दिनुहोस्।
तपाईंको बुझाइको लागि धन्यबाद।
भवदीय,
इथान Gaudin
इमेल उदाहरण 2: तपाईंको कामबाट भविष्यमा अनुपस्थितिको लागि माफी इमेल कसरी लेख्ने
विषय: मेरो अनुपस्थिति दिन 17 / 12 / 2018 व्यवस्थापन
प्रिय महोदया पास्कल,
कृपया यो इमेललाई आधिकारिक सूचनाको रूपमा स्वीकार गर्नुहोस् कि म डिसेम्बर 17, 2018 मा कामबाट अनुपस्थित हुनेछु। म त्यो दिन अदालतमा एक पेशेवर साक्षीको रूपमा उपस्थित हुनेछु। मैले गत हप्ता अदालतमा मेरो समन र म उपस्थित हुनु अनिवार्य आवश्यकताको बारेमा तपाईंलाई जानकारी गराएको छु।
मैले IT विभागबाट Gabin Thibault सँग एक सम्झौता गरें, जो हाल मलाई बदल्न बिदामा छन्। अदालतको विश्रामको समयमा, म उसलाई कुनै मद्दत चाहिन्छ कि भनेर हेर्न कल गर्नेछु।
म तिमीलाई धन्यवाद।
भवदीय,
एम्मा भले
