एक पेशेवर पत्र एक लिखित कागजात हो, जो विभिन्न कुराकानी बीच औपचारिक सम्बन्ध सुनिश्चित गर्दछ। यो एक धेरै साधारण आन्तरिक संरचना छ। अनिवार्य रूपमा एक पृष्ठमा लेखिएको, वा दुई असाधारण। व्यावसायिक पत्र प्राय जसो एकल विषय हुन्छ। यो आन्तरिक संरचनाको एक फाइदा छ। उहाँको लेखन योजना जस्तोसुकै भए पनि उस्तै रहन सक्छ। स्पष्ट रूपमा, त्यहाँ उद्देश्य दिएर परिवर्तनहरू हुनेछन्। जे होस्, यो जानकारी को लागी एक साधारण अनुरोध, एक आवेदन, वा एक गुनासो हो। व्यावसायिक पत्राचार लेख्ने योजना व्यावहारिक रूपमा अपरिवर्तित रहनेछ।
विगत, वर्तमान, भविष्य: एक सफल व्यावसायिक पत्रको लागि तीन चरणको योजना
भूत, वर्तमान र भविष्यको प्रयोग, यस कालक्रम पदानुक्रममा, एक पेशेवर पत्रको लेखन योजनाको ट्रिप्टिचलाई जनाउँछ। सबै परिस्थितिमा लागू गर्न यो सरल र प्रभावकारी योजना हो। प्रश्न गर्न, जानकारी प्रदान गर्न, दिइएको शीर्षकको व्याख्या गर्नुहोस् वा तपाईंको पाठकलाई मनाउनुहोस्। दक्षता, जुन सन्दर्भमा जायज छतार्किक अर्डर यसको संरचनामा अवलोकन गरियो।
विगत: योजनाको चरण १
हामी प्रायः चिठी लेख्छौं, उदाहरणको आधारमा, प्रारम्भिक वा अघिल्लो अवस्था। यो प्राप्त भएको पत्र, एक बैठक, एक भ्रमण, टेलिफोन अन्तर्वार्ता, आदि हुन सक्छ। यस चिठीको पहिलो भाग लेख्नुको उद्देश्य पठाउनका कारणहरू सञ्चार गर्नु हो। वा परिस्थिति वर्णन गर्ने प्रसंग मात्र हो। तथ्यहरूको रिमाइन्डर सामान्यतया एक र उस्तै वाक्यमा अभिव्यक्त हुन्छ। जे होस्, यो उप-वाक्यमा यो वाक्य निर्माण गर्न बढी सुविधाजनक छ। दृष्टान्तको रूपमा, हामी निम्न अभिव्यक्तिहरू पाउन सक्छौं:
- म तपाईको पत्रको रसीद स्वीकार गर्दछु, मलाई सूचित गर्दै ...
- तपाईको पत्रमा मिति
- तपाईंले हाम्रो ज्ञानमा ल्याउनु भयो ...
- समाचार पत्र XXX द्वारा प्रकाशित तपाइँको प्रेस विज्ञप्तिको अवलोकनमा (सन्दर्भ n ° १२12345) हामीले भर्खरै प्रस्ताव गरेका छौं ...
- तपाईंको खाताको प्रमाणिकरण प्रदर्शन गरेपछि, हामी फेला पार्यौं ...
यस्तो अवस्थामा जहाँ पत्र लेख्नुको कारण विगतको तथ्यसँग सम्बन्धित छैन। त्यस बिन्दुमा हामीसँग चिठीको पहिलो अनुच्छेद छ जहाँ लेखक आफैं र उसको स्थापना प्रस्तुत गर्दछन्। त्यसपछि तपाईंको अनुरोध निर्दिष्ट गरेर वा यसको विभिन्न सेवाहरू प्रस्ताव राखेर जारी राख्नुहोस्। उदाहरण को लागी, जानकारी को लागी अनुरोध वा सेवा प्रस्ताव को एक हिस्सा को रूप मा, हामी निम्न अभिव्यक्तिहरु हुन सक्छ:
- सुरक्षा क्षेत्र मा विशेषज्ञको रूपमा, हामी यस बाटो आउँछौं ...।
- मुटुमा हाम्रा ग्राहकहरूको सन्तुष्टि पाएर, हामी चाहन्छौं ...
- हामी यो घोषणा गर्न धेरै खुसी छौं कि हामीले हाम्रा ग्राहकहरूको लागि योजना गरेका छौं ...
एक सहज अनुप्रयोग को संदर्भ मा (इंटर्नशिप वा काम), हामी पनि तल अभिव्यक्तिहरु हुन सक्छ:
- तपाईंको कम्पनीले मेरो ध्यान खिचेको छ र एक विद्यार्थीको रूपमा …………, म इंटर्नशिपको लागि आवेदन दिन चाहन्छु ………
- भर्खरै यसमा स्नातक गरियो ...
प्राप्तकर्ता जसलाई पत्र सम्बोधन गरिएको छ, पहिलो अनुच्छेदबाट, तपाइँको पत्रको विषय बुझ्नु पर्छ।
वर्तमान: योजना को चरण संख्या दुई
योजनाको यो दोस्रो भागले टी लेखेको समयमा टीको औचित्य प्रमाणित गर्ने कारणहरूलाई जनाउँछ। पहिलो भागमा व्यक्त गरिएको अघिल्लो अवस्थाको सम्बन्धमा। यस स्तरमा, यो कि त बहस गर्ने, जानकारी दिने, स्पष्टीकरण गर्ने वा प्रश्न गर्ने प्रश्न हो। परिस्थितिको जटिलताको आधारमा, यो भाग पूर्ण अनुच्छेदमा लेख्न सकिन्छ वा मुख्य विचार एक वाक्यमा प्रस्तुत गर्न सकिन्छ। दृष्टान्तको रूपमा, हामी निम्न अभिव्यक्तिहरू पाउन सक्छौं:
- नोट गर्दै कि मितिमा ... इनभ्वाइस n °… खाली छैन, हामी ...
- हाम्रो संगठनको सदस्यता पनि तपाईंलाई आश्वासन दिन्छ ...
- सम्झौताले मितिमा काम सुरु गर्न प्रदान गर्दछ भन्ने तथ्यको बावजुद…, हामी आश्चर्यका साथ अवलोकन गर्छौं र श्रीले रिपोर्ट गरेको ढिलाइ बुझ्न समस्या भएको थियो ………।
भविष्य: योजना को चरण 3
यो तेस्रो र अन्तिम भाग रिपोर्ट गरेर पहिलो दुई बन्द गर्दछ aftermath आउनु
कि त हामी चिठीको लेखकको रूपमा आफ्नो अभिप्राय व्यक्त गर्दछौं, र हामी यसरी प्रकारको अभिव्यक्ति प्रयोग गर्न सक्छौं:
- तपाईको अनुरोधित वस्तुहरु पठाउन आज म व्यक्तिगत रुपमा ध्यान दिनेछु
- हामी विकल्पको लागि तयार छौं ... पाठ्यक्रमको मूललाई ध्यानमा राख्दै।
- कृपया टिकट कार्यालयको नजिक जानुहोस्… ..
या त हामी इच्छा व्यक्त गर्छौं, सोधेर वा प्राप्तकर्तालाई कार्य गर्न वा प्रतिक्रिया गर्न प्रोत्साहित गर्दछौं। हामीसँग निम्न फर्म्युलेसनहरू हुन सक्छन्:
- तपाईंलाई काउन्टरको नजिक आउन आमन्त्रित गरियो
- यसैले म तपाईंलाई आफ्नो विशेषज्ञहरु लाई चाँडै कल गर्नका लागि आग्रह गर्दछु ...
- यस अवस्थालाई सुल्झाउनको लागि तपाईंको शीघ्रता उत्सुकताका साथ कुर्दै छ।
यस चिठी लेख्ने उद्देश्य सम्भावित रूपमा एक तर्कको साथ हुन सक्छ:
- तपाईं सकेसम्म चाँडो अवस्था समायोजन हुनेछ (उद्देश्य) सम्झौताको सामान्य र विशिष्ट प्रावधानहरूको अनुसार। (तर्क)
- के तपाईं सकेसम्म चाँडो मेरो वितरण व्यवस्था गर्न सक्नुहुन्छ? ? (उद्देश्य) तपाइँको बिक्री को शर्तहरु को दृष्टि मा, वितरण निर्धारित तालिका मा गरिनु पर्छ भनेर सम्झाउन यो बेकार छ। (तर्क)
एक नम्र सूत्र, तपाइँको व्यावसायिक पत्र बन्द गर्न आवश्यक छ !
एक पेशेवर पत्र राम्रोसंग अन्त्य गर्न, एक विनम्र वाक्यांश लेख्न यो आवश्यक छ। यो वास्तवमा एक डबल विनम्र फार्मूला हो, जुन अभिव्यक्तिबाट बनेको हुन्छ, तर यो "पूर्व निष्कर्ष" सूत्रको पनि हो।
या त हामीसँग शिष्टाचार सूत्र छ, निश्चित सौहार्द प्रतिबिम्बित:
- अग्रिम मा हाम्रो धन्यवाद को लागी प्राप्त गर्नुहोस् ...
- हामी यो अप्रत्याशित अवस्थाको लागि माफी चाहन्छौं
- म सँधै यो बैठकमा छलफल गर्न उपलब्ध हुनेछ
- तपाईं हामीलाई कुनै पनि समयमा सम्पर्क गर्न सक्नुहुन्छ ...
- हामी आशावादी छौं कि यस प्रस्तावले तपाईंको अपेक्षा पूरा गर्नेछ र हामी अवश्य तपाईको जानकारीमा थप जानकारीको लागि छौं।
कि त हामीसँग एक विनम्र सूत्र छ:
- हामी तपाईलाई स्वीकार गर्न चाहन्छौं, महोदया, सर, हाम्रो सादर।
- कृपया विश्वास गर्नुहोस्, महोदय, हाम्रो उत्तम भावनाहरूको अभिव्यक्तिमा।
- कृपया, स्वीकार गर्नुहोस् मैडम, हामी सबैलाई शुभकामना छ।
एक पेशेवर पत्र लेख्न यो योजना को फाइदा एक तरफ यसको लेखन को लागी संयमी छ र अर्कोतर्फ, प्राप्तकर्ता को दृश्य पठन को लागी यसको सहजता। जे होस्, यो समयरेखा अधिक जटिल र लामो सामग्रीको लागि सिफारिश गरिदैन।
