स्पष्ट र व्यावसायिक इमेल कसरी लेख्न?

 

कोईमेल हामी मध्ये धेरै को लागि रुचाइएको संचार उपकरण हो। इमेल उत्कृष्ट छ किनभने हामी कुराकानी गर्न हाम्रो वार्ताकारको रूपमा उपलब्ध हुनु आवश्यक छैन। यसले हामीलाई वर्तमान मुद्दाहरूमा अगाडि बढ्न अनुमति दिन्छ जब हाम्रा सहकर्मीहरू उपलब्ध छैनन् वा संसारको अर्को छेउमा।

यद्यपि हामी मध्ये अधिकांश ईमेलको अन्तहीन सूचीमा डुबेका छौं। २०१ 2016 मा प्रकाशित रिपोर्टका अनुसार, एक औसत व्यवसाय प्रयोगकर्ताले प्रति दिन १०० भन्दा बढी ईमेलहरू प्राप्त गर्दछ र पठाउँदछ।

यसबाहेक, ईमेलहरू धेरै सजिलै गलत छन्। एक भर्खरै पठाइएका मेलमिलाप अध्ययनले पत्ता लगाइयो कि मानिसहरूको 64% ले एक इमेल पठाएको वा प्राप्त गरेको छ जसले क्रोध वा अनियमित भ्रमको कारण उत्पन्न गर्यो।

हामी पठाइएका र प्राप्त हुने मात्राहरूको कारणले गर्दा, र किनकि इमेलहरू प्राय: गलत व्याख्या गर्न सकिन्छ, यो स्पष्ट र संक्षिप्त तरिकामा तिनीहरूलाई लेख्न महत्त्वपूर्ण छ।

कसरी एक पेशेवर ई-मेल सही लेख्न

छोटो, सटीक इमेल लेख्दा इमेल व्यवस्थापनमा बिताईएको समय घटाउनेछ र तपाईंलाई बढी उत्पादक बनाउनेछ। तपाईंको इ-मेलहरू छोटो राख्नुको मतलब तपाईंले शायद ईमेलमा अन्य कार्यहरूमा बढी समय बिताउनुहुनेछ। उनले भने, लेख स्पष्ट रूपमा एक कौशल हो। सबै कुञ्जीहरू जस्तै, तपाइँलाई आवश्यक पर्दछ यसको विकासमा काम गर्नुहोस्.

सुरुमा, तपाईंलाई लामो ईमेलहरू लेख्न लामो समयको लाग्न लामो समयको लागी आवश्यक हुन सक्छ। यद्यपि, यदि यो मामला हो भने, तपाईँका सहकर्मीहरू, ग्राहकहरू वा कर्मचारीहरू अझ बढी उत्पादन गर्न मद्दत गर्दछन्, किनभने तपाईंले तिनीहरूको ईनबक्समा कम स्थान थप्न सक्नुहुनेछ, जसले तिनीहरूलाई थप छिटो प्रतिक्रिया दिन मद्दत गर्नेछ।

स्पष्ट रूपमा लेखेर, तपाईंलाई थाहा छ जसले जान चाहन्छ कि जान्छ र चीजहरू हुन्छ। दुवै तपाईंको क्यारियर संभावनाहरु को लागी राम्रो छ।

त्यसैले के यो स्पष्ट, संक्षिप्त र व्यावसायिक ई-मेल लेख्ने हो?

आफ्नो लक्ष्य पहिचान गर्नुहोस्

ई-मेलहरू सँधै स्पष्ट उद्देश्य छ।

जबसम्म तपाइँ एक इमेल लेख्नका लागि बस्नुहुन्छ, आफैलाई सोध्न केही सेकेन्ड लिनुहोस्, "मैले किन पठाउँछु? मैले प्राप्तकर्ताबाट के आशा गर्छु?

यदि तपाइँ यी प्रश्नहरूको जवाफ दिन सक्नुहुन्न भने, तपाईंले ईमेल पठाउनु हुँदैन। तपाईलाई चाहिने आवश्यकता के जान्न ई-मेल लेखेर तपाईंको समय र तपाईंको प्रापक को बर्बाद गरिरहेको छ। यदि तपाईं जान्नुहुन्छ वास्तवमा तपाईले के चाहानुहुन्छ भने, यो आफैले स्पष्ट र अवधारणा व्यक्त गर्न कठिन हुनेछ।

"एक समयमा एक कुरा" नियम प्रयोग गर्नुहोस्

बैठकहरू प्रतिस्थापन गर्न इमेलहरू सिर्जना गरिएका छैनन्। कार्य सभाहरूको साथ, तपाईं एजेन्डा वस्तुहरूमा बढी काम गर्नुहुन्छ, अधिक उत्पादन बैठक हो।

इ-मेलहरूको साथ, विपरित सत्य हो। कम तपाईले तपाईंको ईमेलहरूमा विभिन्न शीर्षकहरू समावेश गर्नुहुने छ, तपाईंको कुराको बारेमा थप कुराहरू थप योग्य हुनेछ।

यही कारणले "एक समयमा एक कुरा" नियम अभ्यास गर्न राम्रो विचार हो। निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंले पठाउनु भएको प्रत्येक इमेल एक चीज हो। यदि तपाइँलाई अर्को परियोजनामा ​​कुराकानी गर्न आवश्यक छ भने, अर्को ईमेल लेख्नुहोस्।

आफैलाई सोध्न राम्रो समय पनि हो, "यो इमेल वास्तवमा आवश्यक छ?" फेरि, केवल आवश्यक आवश्यक ई-मेलले तपाईलाई ई-मेल पठाउने व्यक्तिको आदरको प्रमाण दिन्छ।

सहानुभूतिको अभ्यास

समानुभूति अरूको आँखाबाट संसार हेर्नको लागि क्षमता हो। जब तपाईं यो गर्नुहुन्छ भने, तपाईंले उनीहरूको विचार र भावना बुझ्नुहुन्छ।

जब लेखन इमेलहरू, पाठकहरूको दृष्टिकोणबाट तपाईंका शब्दहरूको बारेमा सोच्नुहोस्। तपाईंले लेख्नु भएको सबै कुराले आफैलाई सोध्नुहोस्:

• मैले यो वाक्य कसरी व्याख्या गर्न सक्छु भने मैले पाएको छु?
• यसमा निर्दिष्ट गर्न अस्पष्ट सर्तहरू समावेश छन्?

यो एक सरल, तर प्रभावी समायोजन हो जुन तपाइँले लेख्नुपर्दछ। व्यक्तिहरूको बारेमा सोच्दै जो तपाईंलाई पढ्नेछन् उनीहरूले तपाईंलाई प्रतिक्रिया गर्ने तरीकालाई रूपान्तरण गर्नेछन्।

यहाँ सुरू गर्न मद्दत गर्नको लागी संसारलाई हेर्नको लागि एक समानुपातिक तरीका यहाँ छ। धेरै मानिसहरू:

• व्यस्त हुनुहुन्छ। तिनीहरूसँग तपाईं के चाहानु अनुमान अनुमान गर्न समय छैन, र तिनीहरूले तपाईंको ईमेल पढ्न र चाँडो जवाफ दिन चाहन्छन्।
• प्रशंसा लिनुहोस्। यदि तपाईं तिनीहरूको वा तिनीहरूको कामको बारेमा सकारात्मक कुरा भन्न सक्नुहुन्छ, त्यसो गर्नुहोस्। तपाईंको शब्दहरू बर्बाद हुने छैनन्।
• धन्यवाद मनपर्थ्यो। यदि प्राप्तकर्ताले तपाईंलाई कुनै पनि तरिकामा मद्दत गरेको छ भने, उहाँलाई धन्यवाद दिन सम्झनुहोस्। तपाईलाई सहयोग गर्ने बेलामा यो काम गर्नु पर्दछ।

संक्षिप्त प्रस्तुतीकरण

जब तपाईं पहिलो पटक कसैलाई ईमेल पठाउनुहुन्छ, तपाईंले प्राप्तकर्तालाई तपाईं को हुन् भनेर भन्नु आवश्यक पर्दछ। तपाईं सामान्यतया यो एक वाक्यमा गर्न सक्नुहुन्छ। उदाहरण को लागी: "[घटना X] मा तपाईलाई भेट्दा खुसी लाग्यो। "

प्रस्तुतिहरू छोर्न एक तरिका तिनीहरूलाई तिनीहरूलाई लेख्नको लागि यदि तपाईं सामना गर्न सामना गर्दै हुनुहुन्छ। तपाईं व्यक्तिमा कसैलाई भेट्दा एक पाँच मिनेट मोनोलोजमा जान चाहनुहुन्न। त्यसोभए, यो ईमेलमा नगर्नुहोस्।

तपाइँलाई थाहा छैन यदि परिचय आवश्यक छ भने। सम्भवतपाईँले पहिले नै प्राप्तकर्तासँग सम्पर्क गर्नुभएको छ, तर तपाईंलाई थाहा छैन कि उसले तपाईंलाई सम्झाउनेछ। तपाइँ आफ्नो प्रमाणपत्रलाई तपाईंको इलेक्ट्रोनिक हस्ताक्षरमा छोड्न सक्नुहुन्छ।

यो गलतफहमीबाट बचाउँछ। तपाईं पुन: पहिले कसैलाई चिन्नु भएको व्यक्तिलाई फेरि उपस्थित हुनुहुन्छ। यदि त्यो थाहा छैन भने त्यो तपाईंलाई थाहा छ भने, तपाईले उनलाई आफ्नो हस्ताक्षर जाँच गर्न सक्नुहुनेछ।

आफैलाई पाँच वाक्यमा सीमित गर्नुहोस्

प्रत्येक इमेलमा तपाईंले लेख्नु भएको छ, तपाईलाई चाहिने आवश्यकता के भन्न को लागी पर्याप्त वाक्यहरू प्रयोग गर्नु पर्छ, अरु थप। एक उपयोगी अभ्यास आफैलाई पाँच वाक्यमा सीमित गर्न हो।

पाँच भन्दा कम वाक्यहरू अक्सर क्रूर र अशिष्ट छन्, पाँच भन्दा बढी वाक्य अपशिष्ट समय।

त्यहाँ हुने समय हुनेछ जब ईमेलमा पाँच वाक्य समावेश राख्न असम्भव हुनेछ। तर अधिकांश अवस्थामा, पाँच वाक्य पर्याप्त छन्।

पाँच वाक्यको अनुशासन हटाउनुहोस् र तपाईंले आफैलाई इमेलहरू छिटो लेख्न पाउनुहुनेछ। तपाईले थप जवाफ पाउनुहुनेछ।

छोटो शब्दहरू प्रयोग गर्नुहोस्

1946 मा, जर्ज ओवेलले लेखकहरूलाई सल्लाह दिए कि एक लामो शब्दको प्रयोग नगर्नुहोस् जहाँ छोटो हुनेछ।

यो सल्लाह आज अझ थप सान्दर्भिक छ, विशेष गरी जब ईमेल लेख्न।

छोटो शब्दहरू तपाईंको पाठकको लागि आदर देखाउँछन्। छोटो शब्दहरू प्रयोग गरेर, तपाईंले आफ्नो सन्देश बुझ्न सजिलो बनाउनुभयो।

उस्तै वाक्य र अनुच्छेदहरूको पनि सत्य हो। पाठको ठूला ब्लकहरू लेख्नु भएन भने तपाईले तपाइँको सन्देश स्पष्ट हुन र बुझ्न सजिलो हुन्छ।

सक्रिय आवाज प्रयोग गर्नुहोस्

सक्रिय आवाज पढ्न सजिलो छ। यसले कार्य र जिम्मेवारीलाई पनि उत्प्रेरित गर्दछ। वास्तवमा, सक्रिय आवाजमा, काम गर्ने व्यक्तिमा फोकस फोकस। निष्क्रिय आवाजमा, वस्तुमा फोकस फोकस जसमा एक कार्य गर्दछ। निष्क्रिय आवाजमा, यसले चीजहरू एक्लै भइरहेको जस्तो देखिन्छ। एक सक्रिय तरिकामा, चीजहरू मात्र जब काम गर्दछ।

मानक ढाँचामा टाँस्नुहोस्

तपाईंको ई-मेलहरू छोटो राख्न के कुञ्जी के हो? एक मानक ढाँचा प्रयोग गर्नुहोस्। यो टेम्प्लेट हो जुन तपाईंले लेख्नु भएको प्रत्येक इमेलको लागि पछ्याउन सक्नुहुन्छ।

तपाईंको इ-मेलहरू छोटो राख्नुको साथै एक मानक ढाँचाले तपाईंलाई चाँडै लेख्न मद्दत गर्दछ।

समयको बेला, तपाईंले एउटा संरचना विकास गर्नुहुनेछ जुन तपाईंको लागि काम गर्नेछ। यहाँ सुरू गर्न एक साधारण ढाँचा यहाँ छ:

• अभिवादन
• एक प्रशंसा
• तपाईंको ईमेलको कारण
• कार्यको लागि कल
• एक समापन सन्देश (बन्द)
• हस्ताक्षर

गहराईमा यी प्रत्येकलाई हेरौं।

• यो इमेलको पहिलो लाइन हो। "नमस्कार, [पहिलो नाम]" एउटा साधारण अभिवादन हो।

 

• जब तपाइँ पहिलो पटक कसैलाई इमेल गर्नुहुन्छ, एक प्रशंसा एक महान सुरू हो। एक राम्रो लेखिएको प्रशंसा पनि परिचयको रूपमा सेवा गर्न सक्छ। उदाहरणका लागि:

 

“मैले [मिति] मा [शीर्षक] मा तपाईंको प्रस्तुतीकरणको आनन्द उठायो। "

“मैले तपाईको ब्लग [विषय] मा वास्तवमै उपयोगी पाए। "

“[कार्यक्रम] मा तपाईंलाई भेटेर खुसी लाग्यो। "

 

• तपाईंको ईमेलको कारण। यस सेक्सनमा तपाईले भन्नुभएको छ, "म एक ईमेल पठाउने बारेमा सोध्छु ..." वा "म सोचिरहेको थिएँ कि तपाईले सहयोग गर्न सक्नुहुन्छ भने ..." कहिलेकाँही लेख्नका लागि तपाईका कारणहरू स्पष्ट पार्न दुईवटा वाक्य चाहिन्छ।

 

• कार्यको लागि कल। एकपटक तपाईंले आफ्नो ई-मेलको कारण बुझाउनुभएपछि, प्राप्तकर्ताले के गर्ने भनेर थाहा पाउनेछैन। विशिष्ट निर्देशहरू प्रदान गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि:

"के तपाई बिहीबार सम्म मलाई यी फाईलहरू पठाउन सक्नुहुन्छ?" "

"अर्को दुई हप्तामा यो लेख्न सक्नुहुन्छ?" "

"कृपया यस बारे यानलाई लेख्नुहोस्, र मलाई थाहा दिनुहोस् तपाईले यो कहिले गर्नुभयो। "

तपाइँको अनुरोधलाई प्रश्नको रूपमा ढाँचामा, प्रापकलाई जवाफ दिन आमन्त्रित गरिएको छ। वैकल्पिक रूपमा तपाईले प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ: "तपाईले यो कहिले गर्नु भयो मलाई पनि भन्नुहोस्" वा "मलाई तपाईलाई जानकारी दिनुहोस् यदि यो तपाईका लागि ठीक छ भने।" "

 

• बन्द। तपाईंको ईमेल पठाउन अघि, बन्द सन्देश समावेश गर्न निश्चित हुनुहोस्। योसँग तपाइँको कललाई कारवाहीमा दोहोरिने दोहोरो उद्देश्य छ र प्राप्तकर्ता राम्रो लाग्यो।

 

राम्रो समापन लाइनहरूको उदाहरणहरू:

"यसका साथ तपाईका सबै सहयोगका लागि धन्यबाद। "

“म तपाईको बिचार सुन्न कुर्दैन। "

“मलाई तपाईलाई केहि प्रश्न छ भने मलाई थाहा दिनुहोस्। "

• बधाईको सन्देशबाट अघि तपाईंको हस्ताक्षर थप्न सोच्नको लागि।

यो "तपाईंको", "भवदीय", "एक राम्रो दिन हो" वा "धन्यवाद" हुन सक्छ।