इमेल हामी मध्ये धेरै को लागि रुचाइएको संचार उपकरण हो। इ-मेल शानदार छ किनभने तपाईं संवाद गर्नको लागि तपाईंको वार्ताकारको रूपमा उपलब्ध हुनुपर्दैन। यसले हामीलाई हाम्रा सहकर्मीहरू अनुपलब्ध हुँदा वा संसारको अर्को छेउमा चलिरहेको मुद्दाहरूमा अगाडि बढ्न अनुमति दिन्छ।
यद्यपि, हामीमध्ये धेरैजसो इमेलहरूको अनन्त सूचीमा डुबिरहेका छौं। 2016 मा प्रकाशित एक रिपोर्ट अनुसार, औसत व्यापार प्रयोगकर्ताले प्रति दिन 100 भन्दा बढी इमेलहरू प्राप्त गर्दछ र पठाउँछ।
यसबाहेक, ईमेलहरू धेरै सजिलै गलत छन्। एक भर्खरै पठाइएका मेलमिलाप अध्ययनले पत्ता लगाइयो कि मानिसहरूको 64% ले एक इमेल पठाएको वा प्राप्त गरेको छ जसले क्रोध वा अनियमित भ्रमको कारण उत्पन्न गर्यो।
हामी पठाइएका र प्राप्त हुने मात्राहरूको कारणले गर्दा, र किनकि इमेलहरू प्राय: गलत व्याख्या गर्न सकिन्छ, यो स्पष्ट र संक्षिप्त तरिकामा तिनीहरूलाई लेख्न महत्त्वपूर्ण छ।
कसरी एक पेशेवर ई-मेल सही लेख्न
छोटो र बिन्दुमा इमेलहरू लेख्नुले इमेलहरू प्रबन्ध गर्न बिताएको समय कम गर्नेछ र तपाईंलाई थप उत्पादक बनाउँछ। आफ्ना इमेलहरू छोटो राखेर, तपाईंले इमेलहरूमा कम समय र अन्य कार्यहरूमा बढी समय खर्च गर्नुहुनेछ। उनले भने, स्पष्ट रूपमा लेख्नु एक सीप हो। सबै सीपहरू जस्तै, तपाईंलाई आवश्यक हुनेछ यसको विकासमा काम गर्नुहोस्.
सुरुमा, लामो इमेलहरू लेख्न जत्तिकै छोटो इमेलहरू लेख्न तपाईंलाई लामो समय लाग्न सक्छ। यद्यपि, यदि यो मामला हो भने, तपाईंले आफ्ना सहकर्मीहरू, ग्राहकहरू वा कर्मचारीहरूलाई थप उत्पादक हुन मद्दत गर्नुहुनेछ, किनभने तपाईंले तिनीहरूको इनबक्समा कम अव्यवस्था थप्नुहुनेछ, जसले तिनीहरूलाई तपाईंलाई छिटो प्रतिक्रिया दिन मद्दत गर्नेछ।
स्पष्ट रूपमा लेखेर, तपाईंलाई आफूले के चाहन्छ भन्ने थाहा पाउने र कामहरू पूरा गर्ने व्यक्तिको रूपमा चिनिन्छ। दुबै तपाइँको क्यारियर संभावनाहरु को लागी राम्रो छ।
त्यसैले के यो स्पष्ट, संक्षिप्त र व्यावसायिक ई-मेल लेख्ने हो?
आफ्नो लक्ष्य पहिचान गर्नुहोस्
ई-मेलहरू सँधै स्पष्ट उद्देश्य छ।
प्रत्येक चोटि जब तपाईं इमेल लेख्न बस्नु हुन्छ, आफैलाई सोध्न केहि सेकेन्डहरू लिनुहोस्, "मैले यो किन पठाउँदै छु? म प्रापकबाट के आशा गर्छु?
यदि तपाइँ यी प्रश्नहरूको जवाफ दिन सक्नुहुन्न भने, तपाईंले ईमेल पठाउनु हुँदैन। तपाईलाई चाहिने आवश्यकता के जान्न ई-मेल लेखेर तपाईंको समय र तपाईंको प्रापक को बर्बाद गरिरहेको छ। यदि तपाईं जान्नुहुन्छ वास्तवमा तपाईले के चाहानुहुन्छ भने, यो आफैले स्पष्ट र अवधारणा व्यक्त गर्न कठिन हुनेछ।
"एक समयमा एक कुरा" नियम प्रयोग गर्नुहोस्
इमेलहरू बैठकहरूको लागि कुनै विकल्प होइनन्। व्यापार बैठकहरूसँग, तपाईंले जति धेरै एजेन्डा वस्तुहरूमा काम गर्नुहुन्छ, बैठक उति फलदायी हुन्छ।
इ-मेलहरूको साथ, विपरित सत्य हो। कम तपाईले तपाईंको ईमेलहरूमा विभिन्न शीर्षकहरू समावेश गर्नुहुने छ, तपाईंको कुराको बारेमा थप कुराहरू थप योग्य हुनेछ।
यसैले "एक पटकमा एक चीज" नियम अभ्यास गर्न राम्रो विचार हो। निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंले पठाउनुहुने प्रत्येक इमेल एउटा कुरा हो। यदि तपाईंलाई अर्को परियोजनाको बारेमा सञ्चार गर्न आवश्यक छ भने, अर्को इमेल लेख्नुहोस्।
आफैलाई सोध्न राम्रो समय पनि हो, "यो इमेल वास्तवमा आवश्यक छ?" फेरि, केवल आवश्यक आवश्यक ई-मेलले तपाईलाई ई-मेल पठाउने व्यक्तिको आदरको प्रमाण दिन्छ।
समानुभूति को अभ्यास
समानुभूति भनेको अरूको आँखाबाट संसारलाई हेर्ने क्षमता हो। जब तपाइँ यो गर्नुहुन्छ, तपाइँ उनीहरूको विचार र भावना बुझ्नुहुन्छ।
जब लेखन इमेलहरू, पाठकहरूको दृष्टिकोणबाट तपाईंका शब्दहरूको बारेमा सोच्नुहोस्। तपाईंले लेख्नु भएको सबै कुराले आफैलाई सोध्नुहोस्:
- मैले यो वाक्य कसरी व्याख्या गर्न सक्छु भने मैले पाएको छु?
- यसमा निर्दिष्ट गर्न अस्पष्ट सर्तहरू समावेश छन्?
यो एक सरल, तर प्रभावी समायोजन हो जुन तपाइँले लेख्नुपर्दछ। व्यक्तिहरूको बारेमा सोच्दै जो तपाईंलाई पढ्नेछन् उनीहरूले तपाईंलाई प्रतिक्रिया गर्ने तरीकालाई रूपान्तरण गर्नेछन्।
यहाँ सुरू गर्न मद्दत गर्नको लागी संसारलाई हेर्नको लागि एक समानुपातिक तरीका यहाँ छ। धेरै मानिसहरू:
- व्यस्त छन् । तपाईं के चाहनुहुन्छ अनुमान लगाउन तिनीहरूसँग समय छैन, र तिनीहरूले तपाईंको इमेल पढ्न र छिटो जवाफ दिन सक्षम हुन चाहन्छन्।
- प्रशंसा लिनुहोस्। यदि तपाईं तिनीहरूको वा तिनीहरूको कामको बारेमा सकारात्मक कुरा भन्न सक्नुहुन्छ, त्यसो गर्नुहोस्। तपाईंको शब्दहरू बर्बाद हुने छैनन्।
- धन्यवाद दिन मनपर्छ। यदि प्राप्तकर्ताले तपाईंलाई कुनै पनि तरिकामा मद्दत गर्यो भने, तिनीहरूलाई धन्यवाद दिन नबिर्सनुहोस्। तपाईलाई मद्दत गर्ने काम उनीहरुको हुँदा पनि तपाईले यो गर्नु पर्छ।
संक्षिप्त प्रस्तुतीकरण
जब तपाइँ पहिलो पटक कसैलाई इमेल गर्नुहुन्छ, तपाइँ प्राप्तकर्तालाई तपाइँ को हुनुहुन्छ भनेर बताउन आवश्यक छ। तपाइँ सामान्यतया एक वाक्य मा गर्न सक्नुहुन्छ। उदाहरण को लागी: "तपाईलाई [घटना X] मा भेटेर राम्रो लाग्यो। »
परिचय छोटो बनाउने एउटा तरिका भनेको तपाईंले आमनेसामने भेट्दै हुनुहुन्छ जस्तो गरी तिनीहरूलाई लेख्नु हो। व्यक्तिमा कसैलाई भेट्दा तपाई पाँच मिनेटको मोनोलोगमा जान चाहनुहुन्न। त्यसैले इमेलमा नगर्नुहोस्।
तपाइँलाई थाहा छैन यदि परिचय आवश्यक छ भने। सम्भवतपाईँले पहिले नै प्राप्तकर्तासँग सम्पर्क गर्नुभएको छ, तर तपाईंलाई थाहा छैन कि उसले तपाईंलाई सम्झाउनेछ। तपाइँ आफ्नो प्रमाणपत्रलाई तपाईंको इलेक्ट्रोनिक हस्ताक्षरमा छोड्न सक्नुहुन्छ।
यसले गलतफहमीबाट जोगाउँछ। आफूलाई पहिले नै चिनेको व्यक्तिसँग पुन: परिचय दिंदा अशिष्ट जस्तो देखिन्छ। यदि उनी तपाईंलाई चिन्नुहुन्छ कि भनेर निश्चित हुनुहुन्न भने, तपाईंले उसलाई आफ्नो हस्ताक्षर जाँच गर्न दिन सक्नुहुन्छ।
आफैलाई पाँच वाक्यमा सीमित गर्नुहोस्
प्रत्येक इमेलमा तपाईंले लेख्नु भएको छ, तपाईलाई चाहिने आवश्यकता के भन्न को लागी पर्याप्त वाक्यहरू प्रयोग गर्नु पर्छ, अरु थप। एक उपयोगी अभ्यास आफैलाई पाँच वाक्यमा सीमित गर्न हो।
पाँच भन्दा कम वाक्यहरू अक्सर क्रूर र अशिष्ट छन्, पाँच भन्दा बढी वाक्य अपशिष्ट समय।
त्यहाँ हुने समय हुनेछ जब ईमेलमा पाँच वाक्य समावेश राख्न असम्भव हुनेछ। तर अधिकांश अवस्थामा, पाँच वाक्य पर्याप्त छन्।
पाँच वाक्यको अनुशासन हटाउनुहोस् र तपाईंले आफैलाई इमेलहरू छिटो लेख्न पाउनुहुनेछ। तपाईले थप जवाफ पाउनुहुनेछ।
छोटो शब्दहरू प्रयोग गर्नुहोस्
1946 मा, जर्ज ओरवेलले लेखकहरूलाई लामो शब्द प्रयोग नगर्न सल्लाह दिए जहाँ छोटोले काम गर्छ।
यो सल्लाह आज अझ सान्दर्भिक छ, विशेष गरी इमेल लेख्दा।
छोटो शब्दहरू तपाईंको पाठकको लागि आदर देखाउँछन्। छोटो शब्दहरू प्रयोग गरेर, तपाईंले आफ्नो सन्देश बुझ्न सजिलो बनाउनुभयो।
उस्तै वाक्य र अनुच्छेदहरूको पनि सत्य हो। पाठको ठूला ब्लकहरू लेख्नु भएन भने तपाईले तपाइँको सन्देश स्पष्ट हुन र बुझ्न सजिलो हुन्छ।
सक्रिय आवाज प्रयोग गर्नुहोस्
सक्रिय आवाज पढ्न सजिलो छ। यसले कार्य र जिम्मेवारीलाई पनि प्रोत्साहित गर्दछ। वास्तवमा, सक्रिय आवाजमा, वाक्यहरू कार्य गर्ने व्यक्तिमा केन्द्रित हुन्छन्। निष्क्रिय आवाजमा, वाक्यहरू वस्तुमा केन्द्रित हुन्छन् जसमा कार्य गर्दछ। निष्क्रिय आवाजमा, चीजहरू आफैंमा भइरहेको जस्तो आवाज हुन सक्छ। सक्रिय रूपमा, मानिसहरूले कार्य गर्दा मात्र चीजहरू हुन्छन्।
मानक संरचनामा टाँस्नुहोस्
तपाईंको ई-मेलहरू छोटो राख्न के कुञ्जी के हो? एक मानक ढाँचा प्रयोग गर्नुहोस्। यो टेम्प्लेट हो जुन तपाईंले लेख्नु भएको प्रत्येक इमेलको लागि पछ्याउन सक्नुहुन्छ।
तपाईंको इ-मेलहरू छोटो राख्नुको साथै एक मानक ढाँचाले तपाईंलाई चाँडै लेख्न मद्दत गर्दछ।
समयको बेला, तपाईंले एउटा संरचना विकास गर्नुहुनेछ जुन तपाईंको लागि काम गर्नेछ। यहाँ सुरू गर्न एक साधारण ढाँचा यहाँ छ:
- अभिवादन
- एक प्रशंसा
- तपाईंको ईमेलको कारण
- कार्यको लागि कल
- एक समापन सन्देश (बन्द)
- हस्ताक्षर
गहराईमा यी प्रत्येकलाई हेरौं।
- यो इमेलको पहिलो लाइन हो। "नमस्ते, [पहिलो नाम]" एक सामान्य अभिवादन हो।
- जब तपाइँ पहिलो पटक कसैलाई इमेल गर्दै हुनुहुन्छ, प्रशंसा एक राम्रो सुरुवात हो। राम्रोसँग लिखित प्रशंसाले पनि परिचयको रूपमा सेवा गर्न सक्छ। उदाहरणका लागि :
"मैले [मिति] मा [विषय] मा तपाइँको प्रस्तुतीकरणको आनन्द उठायो। »
"मैले [विषय] मा तपाईंको ब्लग साँच्चै उपयोगी पाएँ। »
"तपाईलाई [कार्यक्रम] मा भेट्न पाउँदा खुसी लाग्यो। »
- तपाईंको ईमेलको कारण। यस खण्डमा, तपाइँ भन्नुहुन्छ, "म सोध्नको लागि इमेल गर्न जाँदैछु ..." वा "म सोचिरहेको थिएँ कि तपाइँ मद्दत गर्न सक्नुहुन्छ ..." कहिलेकाहीँ तपाइँलाई लेख्नको लागि तपाइँको कारणहरू व्याख्या गर्न दुई वाक्य चाहिन्छ।
- कार्यको लागि कल। एकपटक तपाईंले आफ्नो ई-मेलको कारण बुझाउनुभएपछि, प्राप्तकर्ताले के गर्ने भनेर थाहा पाउनेछैन। विशिष्ट निर्देशहरू प्रदान गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि:
"के तपाई मलाई ती फाइलहरू बिहीबारसम्म पठाउन सक्नुहुन्छ?" »
"अर्को दुई हप्तामा यो लेख्न सक्नुहुन्छ?" "
"कृपया यसको बारेमा Yann लेख्नुहोस्, र मलाई थाहा दिनुहोस् जब तपाईंले यो गर्नुभयो। »
तपाइँको अनुरोधलाई प्रश्नको रूपमा ढाँचामा, प्रापकलाई जवाफ दिन आमन्त्रित गरिएको छ। वैकल्पिक रूपमा तपाईले प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ: "तपाईले यो कहिले गर्नु भयो मलाई पनि भन्नुहोस्" वा "मलाई तपाईलाई जानकारी दिनुहोस् यदि यो तपाईका लागि ठीक छ भने।" "
- बन्द। आफ्नो इमेल पठाउनु अघि, एक बन्द सन्देश समावेश गर्न निश्चित हुनुहोस्। यसले तपाईंको कल टु एक्शन दोहोर्याउने र प्राप्तकर्तालाई राम्रो महसुस गराउने दोहोरो उद्देश्य पूरा गर्दछ।
राम्रो समापन लाइनहरूको उदाहरणहरू:
"यसका साथ तपाईका सबै सहयोगका लागि धन्यबाद। "
"तपाईं के सोच्नुहुन्छ सुन्न म पर्खन सक्दिन। »
“मलाई तपाईलाई केहि प्रश्न छ भने मलाई थाहा दिनुहोस्। "
- बधाईको सन्देशबाट अघि तपाईंको हस्ताक्षर थप्न सोच्नको लागि।
यो "तपाईंको", "भवदीय", "एक राम्रो दिन हो" वा "धन्यवाद" हुन सक्छ।
