Print Friendly, PDF & Email

U hebt een uitnodigingse-mail ontvangen voor een vergadering en wilt uw aanwezigheid bevestigen. In dit artikel vertellen we u waarom het belangrijk is om te reageren op de uitnodiging om uw aanwezigheid te bevestigen en hoe u dit in de juiste vorm kunt doen.

Kondig uw deelname aan een vergadering aan

Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering ontvangt, kan de persoon die deze naar u heeft verzonden om een ​​schriftelijke bevestiging van uw aanwezigheid op die vergadering vragen. Als in bepaalde gevallen wordt bevestigd dat uw aanwezigheid niet is aangevraagd, wordt aangeraden dit toch te doen.

Een vergadering kan inderdaad complex zijn om te organiseren, vooral als u niet precies weet hoeveel mensen er zullen komen. Door uw aanwezigheid te bevestigen, maakt u niet alleen de voorbereiding van de organisator gemakkelijker, maar zorgt u er ook voor dat de vergadering efficiënt is, niet te lang en aangepast aan het aantal deelnemers. Het is nooit leuk om aan het begin van een vergadering 10 minuten te verspillen met het toevoegen van stoelen of het opnieuw afdrukken van bestanden!

Denk er ook aan om niet te lang te wachten met antwoorden, ook al is het waar dat u niet altijd direct uw beschikbaarheid kunt bevestigen. Hoe eerder de bevestiging plaatsvindt, hoe meer het de organisatie van de bijeenkomst vergemakkelijkt (een bijeenkomst kan op het laatste moment niet worden georganiseerd!).

Wat moet een bevestigingsmail voor het bijwonen van een vergadering bevatten?

In een bevestigingsmail voor een vergadering is het belangrijk om het volgende op te nemen:

  • Bedank de persoon voor zijn uitnodiging
  • Kondig duidelijk uw aanwezigheid aan
  • Toon uw betrokkenheid door te vragen of er zaken zijn die u vóór de vergadering kunt voorbereiden
LEES  Professionele e-mail, vermijd bekende formules!

Hier volgt een e-mailsjabloon om aan te kondigen dat u deelneemt aan een vergadering.

Onderwerp: Bevestiging van mijn deelname aan de bijeenkomst van [datum]

Heer / mevrouw,

Ik dank u voor uw uitnodiging voor de vergadering op [het doel van de vergadering] en bevestig graag mijn aanwezigheid op [datum] om [tijd].

Laat het me weten als er items zijn om je voor te bereiden op deze vergadering. Ik blijf tot uw beschikking voor verdere informatie over dit onderwerp.

Met vriendelijke groet,

[Handtekening]