De gemiddelde Franse werknemer besteedt ongeveer een kwart van de week aan het doornemen van honderden e-mails die ze elke dag verzenden en ontvangen.

Ondanks dat we een groot deel van onze tijd in onze brievenbus zitten, weten velen van ons, zelfs de meest professionele, nog steeds niet hoe ze de e-mail op de juiste manier.

Gezien het aantal berichten dat we elke dag lezen en schrijven, maken we namelijk eerder gênante fouten, wat ernstige zakelijke gevolgen kan hebben.

In dit artikel hebben we de meest essentiële 'cybercourt'-regels gedefinieerd om te weten.

Voeg een duidelijke en directe onderwerpregel toe

Voorbeelden van een goede onderwerpregel zijn "Gewijzigde vergaderdatum", "Snelle vraag over uw presentatie" of "Suggesties voor het voorstel".

Mensen besluiten vaak om een ​​e-mail te openen op basis van de onderwerpregel, kies er een die lezers laat weten dat u hun zorgen of werkproblemen aanpakt.

Gebruik een professioneel e-mailadres

Als u voor een bedrijf werkt, moet u uw bedrijfse-mailadres gebruiken. Maar als u een persoonlijk e-mailaccount gebruikt, of u nu als zelfstandige werkt of het af en toe wilt gebruiken voor zakelijke correspondentie, moet u voorzichtig zijn bij het kiezen van dit adres.

LEES  Briefsjabloon om een ​​fout op uw loonstrook te melden

U moet altijd een e-mailadres hebben met uw naam erop, zodat de ontvanger precies weet wie de e-mail verzendt. Gebruik nooit een e-mailadres dat niet geschikt is voor je werk.

Denk twee keer na voordat u op "Allen beantwoorden" klikt

Niemand wil de e-mails van 20 mensen lezen die er niets mee te maken hebben. Het negeren van e-mails kan moeilijk zijn, omdat veel mensen meldingen ontvangen van nieuwe berichten op hun smartphone of afleidende pop-upberichten op hun computerscherm. Klik niet op "allen beantwoorden", tenzij u denkt dat iedereen op de lijst de e-mail zou moeten ontvangen.

Voeg een handtekeningblok toe

Geef uw lezer informatie over uzelf. Vermeld doorgaans uw volledige naam, titel, bedrijfsnaam en contactgegevens, inclusief een telefoonnummer. Je kunt ook een beetje reclame voor jezelf toevoegen, maar overdrijf niet met uitspraken of illustraties.

Gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde grootte en kleur als de rest van de e-mail.

Gebruik professionele begroetingen

Gebruik geen informele, informele uitdrukkingen zoals "Hallo", "Hallo!" of "Hoe gaat het met je?".

De ontspannen aard van onze geschriften mag de begroeting in een e-mail niet beïnvloeden. "Hallo!" Is een zeer informele groet en over het algemeen zou het niet in een werksituatie moeten worden gebruikt. Gebruik in plaats daarvan "Hallo" of "Goedenavond".

Gebruik uitroeptekens spaarzaam

Als je ervoor kiest om een ​​uitroepteken te gebruiken, gebruik er dan alleen een om je enthousiasme te uiten.

Mensen laten zich soms meeslepen en zetten een aantal uitroeptekens aan het einde van hun zinnen. Het resultaat lijkt misschien te emotioneel of onvolwassen, uitroeptekens moeten spaarzaam worden gebruikt in het schrijven.

Wees voorzichtig met humor

Humor kan gemakkelijk verloren gaan in vertalingen zonder de juiste toon en gezichtsuitdrukkingen. In een professioneel gesprek kun je humor het beste achterwege laten in e-mails, tenzij je de ontvanger goed kent. En iets waarvan jij denkt dat het grappig is, is dat misschien niet voor iemand anders.

LEES  Tijdbesparende briefsjabloon om te downloaden

Weet dat mensen uit verschillende culturen verschillend spreken en schrijven

Miscommunicatie kan gemakkelijk ontstaan ​​door culturele verschillen, vooral in de geschreven vorm wanneer we elkaars lichaamstaal niet kunnen zien. Pas uw bericht aan de culturele achtergrond of het kennisniveau van de ontvanger aan.

Het is goed om te onthouden dat zeer contextuele culturen (Japans, Arabisch of Chinees) je willen leren kennen voordat je zaken met je doet. Als gevolg hiervan kan het voor werknemers in deze landen gebruikelijk zijn om persoonlijker te schrijven. Aan de andere kant geven mensen uit lage-contextculturen (Duits, Amerikaans of Scandinavisch) er de voorkeur aan zeer snel ter zake te gaan.

Reageer op je e-mails, ook als de e-mail niet voor jou bedoeld was

Het is moeilijk om alle e-mails die naar u zijn verzonden te beantwoorden, maar u moet het proberen. Dit geldt ook voor gevallen waarin de e-mail per ongeluk naar u is verzonden, vooral als de afzender een antwoord verwacht. Een antwoord is niet nodig, maar is een goede e-mailetiquette, vooral als die persoon in hetzelfde bedrijf of dezelfde branche werkt als jij.

Hier is een voorbeeld van een reactie: 'Ik weet dat u het erg druk heeft, maar ik denk niet dat u mij deze e-mail wilde sturen. En ik wilde het je laten weten, zodat je het naar de juiste persoon kunt sturen. »

Controleer elk bericht

Jouw fouten zal niet onopgemerkt blijven bij de ontvangers van uw e-mail. En, afhankelijk van de ontvanger, kunt u daarvoor worden veroordeeld.

Vertrouw niet op spellingcontrole. Lees en herlees uw mail meerdere keren, bij voorkeur hardop, voordat u deze verzendt.

LEES  Gebruik zakelijke e-mail

Voeg het e-mailadres als laatste toe

Voorkom dat u per ongeluk een e-mail verzendt voordat u klaar bent met het opstellen en corrigeren van het bericht. Zelfs wanneer u een bericht beantwoordt, is het een goed idee om het adres van de ontvanger te verwijderen en pas in te voegen als u zeker weet dat het bericht klaar is om te verzenden.

Controleer of u de juiste ontvanger hebt geselecteerd

Je moet heel voorzichtig zijn bij het typen van een naam uit je adresboek op de regel "Aan" van de e-mail. Het is gemakkelijk om de verkeerde naam te selecteren, wat beschamend kan zijn voor u en de persoon die de e-mail ten onrechte ontvangt.

Gebruik klassieke lettertypen

Houd voor professionele correspondentie altijd uw lettertypen, kleuren en standaardformaten.

De hoofdregel: uw e-mails moeten gemakkelijk leesbaar zijn voor andere mensen.

Over het algemeen is het het beste om 10 of 12 punts te gebruiken en een gemakkelijk te lezen lettertype, zoals Arial, Calibri of Times New Roman. Als het om kleur gaat, is zwart de veiligste keuze.

Houd je toon in de gaten

Net zoals grappen verloren gaan tijdens de vertaling, kan uw bericht snel verkeerd worden geïnterpreteerd. Vergeet niet dat uw interviewer niet beschikt over de vocale aanwijzingen en gezichtsuitdrukkingen die zij zouden krijgen in een één-op-ééngesprek.

Om misverstanden te voorkomen, is het aanbevolen dat u uw bericht hardop leest voordat u op Verzenden klikt. Als het je moeilijk lijkt, zal het de lezer moeilijk lijken.

Voor de beste resultaten, vermijd het gebruik van totaal negatieve woorden (“falen”, “slecht” of “over het hoofd gezien”) en zeg altijd “alstublieft” en “dank u”.