Te laat op kantoor? Deze e-mail zal de verwijten het zwijgen opleggen
Zit je vast in monsterlijke ochtendfiles? Heeft uw bus of metro herhaaldelijk pech? Laat deze transportproblemen uw werkdag niet verpesten. Een kleine, zorgvuldig geschreven en op tijd verzonden e-mail zal uw manager kalmeren. En beschermt u zo tegen onaangename berispingen eenmaal op kantoor.
Het perfecte sjabloon om te kopiëren en plakken
Hallo [Voornaam],
Helaas moet ik u vanochtend op de hoogte stellen van mijn vertraging. Een ernstig incident op de metrolijn waar ik dagelijks gebruik van maakte, zorgde ervoor dat het verkeer minutenlang volledig werd onderbroken. Ondanks mijn vroege vertrek van huis, werd ik tijdens een transport een keer gedwongen geïmmobiliseerd.
Deze situatie blijft volledig buiten mijn controle. Ik verbind mij ertoe de nodige maatregelen te nemen om te voorkomen dat dergelijk ongemak zich in de toekomst opnieuw voordoet. Vanaf nu zal ik uiterst waakzaam zijn voor mogelijke gevaren die mijn reizen kunnen verstoren.
Ik dank u bij voorbaat voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Email handtekening]
Een beleefde toon, overgenomen vanaf de eerste woorden
Beleefde uitingen als ‘helaas moet ik je informeren’ of ‘wees gerust’ zetten meteen een gepaste en respectvolle toon richting de leidinggevende. Bovendien benadrukken we duidelijk het gebrek aan verantwoordelijkheid voor deze tegenslag voordat we beloven dat de situatie zich niet zal herhalen.
Een duidelijke uitleg van de feiten
De centrale toelichting geeft enkele specifieke details over het incident om deze vertraging in verband met het openbaar vervoer te rechtvaardigen. Maar de e-mail gaat ook niet verloren in onnodige uitweidingen voor de verantwoordelijke persoon. Als de essentie eenmaal eenvoudig is vermeld, kunnen we besluiten met een geruststellende opmerking over de toekomst.
Dankzij deze verfijnde maar voldoende gedetailleerde formulering zal uw manager alleen de echte moeilijkheden kunnen begrijpen die hij die dag tegenkomt. Ook uw verlangen naar stiptheid wordt benadrukt. En bovenal zult u ondanks deze tegenslag de verwachte professionaliteit in uw communicatie hebben weten op te brengen.
