In je professionele leven zul je vaak een protestmail moeten schrijven. Dit kan gericht zijn aan een collega, een partner of een leverancier. Wat uw motief ook is, u moet rekening houden met bepaalde vereisten om serieus genomen te worden door uw gesprekspartners. Daarom is het noodzakelijk om het schrijven van dit soort berichten onder de knie te krijgen. Hier leest u hoe u uw protestmail goed kunt krijgen.
Focus op de feiten
Bij het schrijven van de protestmail is het belangrijk om rigoureus te zijn over de feiten. Met andere woorden, de elementen moeten op een feitelijke manier worden geplaatst, zodat de lezer de context snel kan begrijpen.
Vermijd dus details en onnodige zinnen en specificeer in plaats daarvan essentiële zaken zoals feiten en datums. Het is inderdaad met deze elementen dat de ontvanger het doel van uw e-mail kan begrijpen. U moet duidelijke, nauwkeurige en gedateerde informatie verstrekken.
Geef de context aan en vervolgens het onderwerp van de e-mail
Ga direct ter zake wanneer u een protestmail schrijft. U hebt geen formuleringen nodig als "Ik schrijf u deze e-mail", omdat dit voor de hand liggende dingen zijn die niet benadrukt hoeven te worden.
Na de feiten die aanleiding gaven tot uw klacht duidelijk te hebben uiteengezet en zonder de datum te vergeten. Het kan een vergadering zijn, een seminar, een e-mailuitwisseling, een rapportage, een aankoop van materialen, een factuurontvangst, enz.
Ga door en benoem uw verwachtingen zo expliciet mogelijk.
Het idee is dat de ontvanger snel het doel van uw e-mail kan begrijpen en wat u ervan wilt.
Focus op nuchterheid in je gesprek
Het schrijven van een protestmail vereist een nuchtere en beknopte stijl. Aangezien dit een bijzondere situatie is, moet u zich concentreren op de feiten en uw verwachtingen. Gebruik hiervoor korte zinnen die de kern van uw uitdaging samenvatten en die zijn geschreven in alledaagse, beleefde taal.
Zorg er ook voor dat u een beleefde uitdrukking gebruikt die geschikt is voor de gelegenheid. "Met vriendelijke groet" en "met vriendelijke groeten" moeten worden vermeden in dit soort uitwisseling.
Blijf professioneel
Zorg ervoor dat u professioneel blijft bij het schrijven van een protestmail, zelfs als u uiterst ongelukkig bent. Je moet je best doen om jezelf in bedwang te houden, want emoties horen niet echt thuis in professioneel schrijven.
Vermijd dus het gebruik van woorden die op de een of andere manier met uw gevoelens kunnen pronken. Het is belangrijk dat uw e-mail feitelijk blijft.
Bewijs bijvoegen
Tot slot, om te slagen in een protestmail, is het essentieel om bewijsmateriaal bij uw argumenten te voegen. U moet inderdaad aan de ontvanger laten zien dat u recht heeft op betwisting. Voeg dus elk document toe dat u als bewijs kunt gebruiken en vermeld dit in de e-mail.
