Tegenwoordig is e-mail de beste manier om te communiceren met gemak, snelheid en efficiëntie. Voor professionele uitwisselingen is dit de meest gebruikte manier.
Schrijf een professionele mailwe moeten bepaalde criteria, tips en regels respecteren, die we in het artikel proberen uit te leggen.
Voorbeeld van een schrijfplan voor een professionele e-mail
Soms kan de mail ingewikkeld zijn om te beheren in een professionele context. Het plan om een professionele e-mail te schrijven, moet de ontvanger alle noodzakelijke elementen ter beschikking stellen die kort en nauwkeurig zijn.
Om een professionele e-mail te schrijven, kunt u het volgende plan volgen:
- Een duidelijk en expliciet object
- Een beroepsformule
- Een begin dat de context van communicatie moet situeren
- Een beleefdheidsformule om te concluderen
- Een handtekening
Kies het onderwerp van een professionele e-mail
Naar schatting kan een professional gemiddeld 100 e-mails per dag ontvangen. U moet daarom het onderwerp van uw e-mail kiezen om hen aan te moedigen deze te openen. Om dit te doen, zijn er regels die moeten worden gevolgd:
1-schrijf een kort voorwerp
Om de openingssnelheid van uw e-mail te verhogen, raden experts idealiter aan om een onderwerp van maximaal 50 tekens te gebruiken.
Je hebt maar een beperkte ruimte om je object te schrijven, dus je moet een specifiek object kiezen, terwijl je actiewerkwoorden gebruikt die gerelateerd zijn aan de inhoud van je e-mail.
Over het algemeen worden lange objecten slecht gelezen op smartphones, die steeds meer worden gebruikt door professionals om hun e-mails te controleren.
2-Pas het onderwerp van uw e-mail aan
Indien mogelijk moet u de naam en voornaam van uw contactpersonen op objectniveau vermelden. Het is een element dat de openingsratio kan verhogen.
Door de gegevens van uw ontvanger op het niveau van het onderwerp van de e-mail te zetten, zal hij zich gewaardeerd en herkend voelen, wat hem zal aanmoedigen om uw e-mail te openen en te lezen.
Het lichaam van een professionele e-mail
Om een professionele e-mail te schrijven, is het raadzaam om duidelijk de inhoud van uw e-mail te schrijven zonder af te wijken van het onderwerp en dit alles op basis van bepaalde normen voor stijl en presentatie.
Zorg dat u een korte e-mail schrijft met korte en nauwkeurige zinnen die uw ontvanger meer comfort bieden.
Hier zijn een paar dingen om te onthouden:
1-Gebruik een klassiek lettertype
Bij de meeste e-maildiensten kan de gebruiker het lettertype en de stijl van de tekst kiezen. Als het om een professionele e-mail gaat, kies dan een klassiek lettertype zoals "Times New Roman" of "Arial".
Het wordt niet aanbevolen om een decoratief lettertype te gebruiken.
We raden ook aan:
- Gebruik een leesbare lettergrootte
- Vermijd cursivering, markering of kleuren
- Niet om alle tekst in hoofdletters te schrijven
2 - Een goede gespreksformule schrijven
Voor een professionele e-mail verdient het de voorkeur om, zoals hierboven vermeld, de geadresseerde op naam te noemen, met inbegrip van de titel van beleefdheid van de persoon gevolgd door zijn achternaam.
3-Stel jezelf voor in de eerste alinea
Als je voor het eerst naar iemand schrijft (bijvoorbeeld een nieuwe klant), is het erg belangrijk om jezelf voor te stellen en het doel van je bericht kort uit te leggen.
Je kunt een of twee zinnen aan deze kleine presentatie wijden.
4: de belangrijkste informatie als prioriteit
Na uw presentatie gaan we naar het belangrijkste punt.
Het is heel interessant om de belangrijkste informatie aan het begin van uw e-mail te citeren. U bewaart de tijd van uw ontvanger door uw intenties te verduidelijken.
Je moet de aandacht van je correspondent trekken en meteen ter zake komen.
5-Gebruik een formeel vocabulaire
Aangezien u een professionele e-mail schrijft, moet u een goede indruk maken.
We adviseren u om complete zinnen in een beleefde stijl te schrijven.
Het wordt niet aanbevolen om:
- Straattaal;
- Nutteloze afkortingen;
- Emoticons of emoji's;
- Grappen;
- Grove woorden;
6-Maak een passende conclusie
Om een e-mail te voltooien, moeten we nadenken over de handtekening die moet worden gebruikt, de toon die moet worden aangenomen en de beleefdheidsformule die moet worden gekozen.
We mogen niet vergeten dat professionele communicatie een sterk gecodificeerde taal. Het is erg belangrijk om de regels te kennen en de juiste formule te kiezen aan het einde van de e-mail.
De gebruikte formule moet worden aangepast aan de kwaliteit van de ontvanger en de context van de uitwisseling.
Als u bijvoorbeeld met een supervisor of een cliënt praat, kunt u 'vriendelijke groeten' gebruiken, wat de meest geschikte uitdrukking is. Terwijl als het een collega is, we onze e-mail kunnen beëindigen met de uitdrukking "Een fijne dag verder!" "
Met betrekking tot de handtekening kunt u uw e-mailsoftware instellen om automatisch een gepersonaliseerde handtekening in te voegen aan het einde van onze e-mails.
Om effectief te zijn, moet de handtekening kort zijn:
- Niet meer dan 4 regels;
- Maximaal 70 tekens per regel;
- Voer uw voor- en achternaam, uw functie, de naam van het bedrijf, uw websiteadres, uw telefoon- en faxnummer en eventueel een link naar uw LinkedIn- of Viadeo-profiel in;
Voorbeelden :
Robert Holliday
Vertegenwoordiger van het bedrijf Y
http: /www.votresite.com
Telefoon. : 06 00 00 00 00 / fax: 06 00 00 00 00
Mobiel: 06 00 00 00 00
Enkele beleefde uitdrukkingen:
- Met vriendelijke groeten ;
- Met vriendelijke groet ;
- Beste wensen;
- Met respect;
- Hartelijke groeten ;
- Beste wensen ;
- Vriendelijke groeten ;
- Leuk je weer te zien;
- Hartelijke groeten ...
Voor mensen die we bijzonder goed kennen, kunnen we hartelijke formules gebruiken zoals "hallo", "vriendschappen", "tot ziens" ...
Andere voorbeelden van klassieke formules:
- Accepteer alstublieft, mijnheer / mevrouw, de uitdrukking van mijn voorname gevoelens;
- Aanvaard alstublieft, mijnheer / mevrouw, de uitdrukking van mijn hartelijke groeten;
- Alstublieft, mijnheer / mevrouw, mijn vriendelijke groeten;
- Ontvang alsjeblieft, mijnheer / mevrouw, mijn respectvolle en toegewijde gevoelens;
- Aanvaard alstublieft, mijnheer / mevrouw, mijn oprechte groeten;
- Gelieve, mijnheer / mevrouw, de uitdrukking van mijn bijzondere hoogachting te aanvaarden;
- Door u te vragen mijn vriendelijke groeten te aanvaarden;
- Dank u voor uw aandacht voor mijn verzoek;
- Verweer u, mijnheer / mevrouw, het eerbetoon van mijn diepe respect te aanvaarden;
- Gelieve, in afwachting van uw lezing,, mijnheer / mevrouw, de verzekering van mijn bijzondere hoogachting te aanvaarden;
- Met mijn dank smeek ik u hier, mijnheer / mevrouw, de uitdrukking te vinden van mijn voorname gevoelens;
7-Bijlagen toevoegen
Met betrekking tot bijlagen, vergeet niet om de ontvanger hiervan op de hoogte te stellen door hem met de nodige hoffelijkheid te vermelden in de body van uw e-mail.
Het is zeer interessant om de grootte en het aantal bijlagen te vermelden die naar de ontvanger zijn verzonden.
Focus: de omgekeerde piramide
Met betrekking tot de zogenaamde reverse pyramid-methode, bestaat het uit het starten van de tekst van uw professionele e-mail met de belangrijkste informatie van uw bericht en vervolgens doorgaan met de andere informatie in afnemende volgorde van belangrijkheid.
Maar waarom zou u deze methode gebruiken?
Meestal leest de eerste zin beter dan de rest van het bericht. Het moet aantrekkelijk zijn. Door de omgekeerde piramidemethode toe te passen, kunnen we gemakkelijk de aandacht van de lezer trekken en ervoor zorgen dat hij de e-mail tot het einde wil lezen.
Wat het schrijven betreft, is het raadzaam om maximaal vier paragrafen te gebruiken, van 3 tot 4-regels elk, terwijl je je richt op een specifiek idee per alinea.
Als u deze methode wilt toepassen, raden we u aan om:
- relatief korte zinnen;
- woorden koppelen om de zinnen aan elkaar te koppelen;
- een actuele en professionele taal.
REMINDER
Zoals je hebt begrepen, heeft een professionele e-mail niets te maken met een e-mail die naar een vriend is gestuurd. Er zijn regels die tot op de letter gevolgd moeten worden.
1-Behandel het onderwerp voorzichtig
Zoals we duidelijk hebben aangegeven, moet u het onderwerpveld (of onderwerp) van uw professionele e-mail correct invullen. Het moet beknopt en expliciet zijn. Uw ontvanger moet de inhoud van uw e-mail onmiddellijk begrijpen. Hij kan dus beslissen of hij het onmiddellijk opent of later leest.
2 - Hoffelijk zijn
Zoals je goed hebt begrepen, is het noodzakelijk om de formules van begroeting en beleefdheid in context te gebruiken.
De formules moeten kort zijn en zeer goed gekozen.
3-Juiste spelfouten
Allereerst moet u uw e-mail opnieuw lezen en ervoor zorgen dat u de noodzakelijke informatie niet bent vergeten en waarom laat u niemand anders de informatie lezen. Het is heel interessant om de mening van iemand anders te hebben.
Om spelling- en grammaticafouten te corrigeren, raden we aan om uw e-mail op een tekstverwerker te kopiëren en te plakken en een automatische controle uit te voeren. Zelfs als deze software niet alle fouten corrigeert, kan het u helpen. Als alternatief kunt u ook investeren in professionele correctiesoftware.
4-Onderteken uw e-mail
Het is erg belangrijk om een handtekening toe te voegen aan uw professionele e-mail. U moet de bovenstaande regels volgen om een professionele handtekening te schrijven.
Door de verschillende informatie met betrekking tot uw functie, uw bedrijf ... te vermelden, zal uw ontvanger snel begrijpen met wie hij te maken heeft.
5-Pas uw e-mail aan
Als het algemeen is, is de kans kleiner dat de e-mail wordt gelezen. U moet de ontvanger het gevoel geven dat de e-mail alleen aan hem is geadresseerd. U moet dus het object aanpassen en de te adopteren formule kiezen om uw e-mail te starten.
Als het een groepsmail is, is het belangrijk om verschillende lijsten aan te maken op basis van de kenmerken van uw ontvangers, hun voorkeuren, hun interesses en hun locatie. Door de segmentering van uw ontvangers kunt u de open rate van uw e-mails verhogen.
6-Geef aan dat je de e-mail wilt openen
Wanneer u een professionele e-mail schrijft, moet u ervoor zorgen dat de ontvanger deze altijd wil openen. Over het algemeen is het object het eerste element dat een correspondent pusht om uw e-mail te openen en te lezen. Je moet dus meer belang hechten aan je object, het helen en het zo aantrekkelijk mogelijk maken.
In dezelfde zin moeten de eerste twee zinnen van uw e-mail ervoor zorgen dat de ontvanger verder wil lezen. Het wordt aanbevolen om de belangrijkste informatie aan het begin van uw e-mail te vermelden en om de nieuwsgierigheid van uw correspondent te activeren.
7-Vermijd misleidende objecten
Gebruik nooit een misleidend object om de openingstijd van uw e-mails te verhogen.
U moet weten dat uw e-mail uw afbeelding (of die van uw bedrijf) overbrengt. Het is dus erg belangrijk om provocerende en misleidende objecten te vermijden. Het object moet overeenstemmen met de inhoud van uw e-mail.
8-Plaats jezelf in de plaats van de lezer
Empathie is een heel belangrijk element om rekening mee te houden. U moet uzelf in de plaats van uw ontvanger verplaatsen om het onderwerp van uw e-mail correct te schrijven en aantrekkelijk te maken. U moet uzelf in de schoenen van uw correspondent verplaatsen en een reeks vragen opsommen die hij zichzelf kan stellen. Aan de hand van de reacties kunt u de titel van uw e-mail aanpassen.
9-Gebruik een professioneel e-mailadres
Persoonlijke adressen zoals lovelygirl @ ... of meneer @ ... zijn absoluut verboden. In het kader van professionele relaties bent u nooit geadresseerd aan een gesprekspartner die dit type e-mailadressen gebruikt.
Het wordt aanbevolen om een professioneel e-mailadres te gebruiken, of op zijn minst een persoonlijk adres met uw voor- en achternaam.
De professionele e-mail vereist een zeer goede communicatie, een nauwkeurig vocabulaire, een beknopte tekst, een duidelijk verzoek en een onberispelijke spelling. Door de regels, tips en adviezen aan te nemen die we zojuist hebben geciteerd, kunt u een aantrekkelijke e-mail schrijven, die uw ontvanger onmiddellijk interesseert en zijn interesse wekt.
