Deze cursus duurt ongeveer 30 minuten, gratis en in video vergezeld van prachtige PowerPoint-graphics.
Het is gemakkelijk te begrijpen en geschikt voor beginners. Ik geef deze cursus vaak tijdens mijn trainingen voor mensen die deelnemen aan projecten voor het opzetten van bedrijven.
Het legt de belangrijkste details uit die een factuur moet bevatten. Verplichte en optionele informatie, btw-berekening, handelskortingen, contantkortingen, verschillende betaalmethoden, vooruitbetalingen en betalingsschema's.
De presentatie eindigt met een eenvoudig factuursjabloon dat gemakkelijk kan worden gekopieerd en gebruikt om snel nieuwe facturen te maken, waardoor u tijd bespaart om u op uw kernactiviteiten te concentreren.
De training is primair gericht op ondernemers, maar is ook geschikt voor mensen die niet bekend zijn met facturering.
Dankzij deze training kunnen veel problemen worden vermeden, met name verliezen die verband houden met facturen die niet voldoen aan de Franse regelgeving.
Als u niets van facturering weet, kunt u fouten maken en geld verliezen. Het doel van deze training is natuurlijk om je te helpen je te organiseren volgens de geldende regelgeving.
Wat is een factuur?
Een factuur is een document dat getuigt van een handelstransactie en een belangrijke juridische betekenis heeft. Daarnaast is het een boekhoudkundig document en dient het als basis voor btw-aanvragen (inkomsten en aftrekposten).
Business to business: er moet een factuur worden opgemaakt.
Als de transactie tussen twee bedrijven plaatsvindt, wordt de factuur verplicht. Het wordt uitgegeven in twee exemplaren.
In geval van een overeenkomst tot verkoop van goederen dient de factuur te worden overlegd bij levering van de goederen en voor het verlenen van diensten bij voltooiing van de uit te voeren werkzaamheden. Het moet systematisch door de koper worden opgeëist als het niet wordt verstrekt.
Kenmerken van facturen van bedrijf aan particulier
Voor verkopen aan particulieren is een factuur alleen nodig als:
— de klant vraagt er een aan.
— dat de verkoop per briefwisseling heeft plaatsgevonden.
— voor leveringen binnen de Europese Economische Ruimte die niet aan btw zijn onderworpen.
In andere gevallen krijgt de koper meestal een kaartje of kwitantie.
In het specifieke geval van online verkopen zijn er zeer specifieke regels met betrekking tot de informatie die op de factuur moet staan. Met name de herroepingstermijn en de toepasselijke voorwaarden, evenals de wettelijke en contractuele garanties die van toepassing zijn op de verkoop, moeten duidelijk worden gedefinieerd.
Aan elke persoon voor wie een dienst is verleend, moet een notitie worden verstrekt:
— Als de prijs hoger is dan 25 euro (inclusief btw).
- Op zijn verzoek.
— Of voor specifieke bouwwerkzaamheden.
Deze notitie moet in twee exemplaren worden geschreven, één voor de cliënt en één voor jou. Bepaalde informatie is verplichte informatie:
— De datum van de notitie.
— Bedrijfsnaam en adres.
— Naam van de klant, tenzij formeel door hem geweigerd
— Datum en plaats van de dienst.
— Gedetailleerde informatie over de hoeveelheid en de kosten van elke dienst.
— Het totale bedrag van de betaling.
Voor bepaalde soorten bedrijven gelden speciale factureringsvereisten.
Denk hierbij aan hotels, hostels, gemeubileerde huizen, restaurants, huisraad, garages, verhuizers, rijlessen aangeboden door rijscholen, etc. Lees meer over de regels die van toepassing zijn op uw type activiteit.
Alle structuren die btw moeten afdragen en die bij hun activiteiten gebruik maken van een kassasysteem of software. Dat wil zeggen, een systeem waarmee de betaling van verkopen of diensten op een extra-boekhoudkundige manier kan worden vastgelegd. Moet een speciaal conformiteitscertificaat hebben dat is verstrekt door de software-uitgever of door een goedgekeurde organisatie. Het niet naleven van deze verplichting resulteert in een boete van 7 euro voor elke niet-conforme software. De boete gaat gepaard met een verplichting om binnen 500 dagen te voldoen.
Verplichte informatie op de factuur
Om geldig te zijn, moeten facturen bepaalde verplichte gegevens bevatten, op straffe van een boete. Moet worden aangegeven:
— Het Factuurnummer (een uniek nummer op basis van een doorlopende tijdreeks voor elke pagina als de factuur meerdere pagina's heeft).
— De datum van opstelling van de factuur.
— Naam van de verkoper en de koper (bedrijfsnaam en SIREN-identificatienummer, rechtsvorm en adres).
- Facturatie adres.
— Serienummer van de inkooporder, indien aanwezig.
— BTW-identificatienummer van de verkoper of leverancier of van de fiscaal vertegenwoordiger van het bedrijf als het geen EU-bedrijf is, van de koper als het een professionele klant is (als het bedrag < of = 150 euro is).
— Datum van de verkoop van de goederen of diensten.
— Volledige beschrijving en hoeveelheid van de verkochte goederen of diensten.
— De eenheidsprijs van de geleverde goederen of diensten, de totale waarde van de goederen exclusief btw, uitgesplitst volgens het relevante belastingtarief, het totale te betalen btw-bedrag of, indien van toepassing, een verwijzing naar de bepalingen van de Franse belastingwetgeving voorzien in vrijstelling van btw. Bijvoorbeeld voor micro-ondernemingen “btw-vrijstelling, art. 293B van de CGI”.
— Alle ontvangen kortingen voor verkopen of diensten die rechtstreeks verband houden met de transactie in kwestie.
— Betalingsvervaldag en kortingsvoorwaarden van toepassing indien de betalingsvervaldag vroeger is dan de toepasselijke algemene voorwaarden, boete voor te late betaling en bedrag van de forfaitaire schadevergoeding die van toepassing is bij niet-betaling op de op de factuur vermelde vervaldag van de betaling.
Daarnaast is, afhankelijk van uw situatie, bepaalde aanvullende informatie vereist:
— Vanaf 15 mei 2022 moeten de woorden "INDIVIDUAL BUSINESS" of het acroniem "EI" voorafgaan aan of volgen op de professionele naam en de naam van de manager.
— Voor ambachtslieden die werkzaam zijn in de bouw en die een tienjarige beroepsverzekering moeten afsluiten. De contactgegevens van de verzekeraar, de garant en het nummer van de verzekeringspolis. Evenals de geografische reikwijdte van de set.
— Lidmaatschap van een erkend managementcentrum of een erkende vereniging die derhalve betaling per cheque aanvaardt.
— De status van agent-manager of manager-huurder.
— franchisestatus
— Als u begunstigde bent van a Contract voor zakelijke projectondersteuning, vermeld de naam, het adres, het identificatienummer en de duur van het betrokken contract.
Bedrijven die deze verplichting niet nakomen, lopen het risico:
— Een boete van 15 euro voor elke onnauwkeurigheid. De maximale boete is 1/4 van de factuurwaarde per factuur.
— De bestuurlijke boete bedraagt 75 euro voor natuurlijke personen en 000 euro voor rechtspersonen. Voor onuitgegeven, ongeldige of fictieve facturen kunnen deze boetes worden verdubbeld.
Als er geen factuur wordt opgemaakt, bedraagt de boete 50% van de waarde van de transactie. Als de transactie wordt geregistreerd, wordt dit bedrag teruggebracht tot 5%.
De financiële wet voor 2022 voorziet in een boete van maximaal € 375 voor elk belastingjaar vanaf 000 januari of tot € 1 als de transactie wordt geregistreerd.
De proforma factuur
Een pro forma factuur is een document zonder boekwaarde, geldig op het moment van het commerciële aanbod en doorgaans uitgegeven op verzoek van de koper. Alleen de eindfactuur kan als bewijs van verkoop worden gebruikt.
Volgens de wet is het bedrag van facturen tussen professionals 30 dagen na ontvangst van de goederen of diensten verschuldigd. Partijen kunnen een langere termijn overeenkomen, tot 60 dagen vanaf de factuurdatum (of 45 dagen vanaf het einde van de maand).
Bewaartermijn factuur.
Facturen moeten gezien hun status van boekhoudkundig document 10 jaar worden bewaard.
Dit document kan op papier of elektronisch worden bewaard. Sinds 30 maart 2017 kunnen bedrijven papieren facturen en andere bewijsstukken op computermedia bewaren als ze ervoor zorgen dat de kopieën identiek zijn (Wetboek Belastingrecht, artikel A102 B-2).
Elektronische verzending van facturen
Ongeacht de grootte zijn alle bedrijven verplicht om facturen elektronisch te verzenden in verband met openbare aanbestedingen (decreet nummer 2016-1478 van 2 november 2016).
De verplichting om elektronische facturen te gebruiken en informatie door te geven aan de Belastingdienst (e-aangifte) is sinds de inwerkingtreding van het besluit in 2020 geleidelijk uitgebreid.
Facturering van creditnota's
Een creditnota is een bedrag dat een leverancier of verkoper aan een koper verschuldigd is:
— de creditnota wordt aangemaakt wanneer zich een gebeurtenis voordoet nadat de factuur is uitgegeven (bijvoorbeeld de teruggave van de goederen).
— Of naar aanleiding van een fout in een factuur, zoals het veelvuldige geval van te veel betalen.
— Het toekennen van een korting of een terugbetaling (bijvoorbeeld om een gebaar te maken naar een ontevreden klant).
— Of wanneer de klant korting krijgt voor op tijd betalen.
In dat geval moet de leverancier deze creditnotafacturen in zoveel exemplaren uitgeven als nodig is. Facturen moeten vermelden:
— Het nummer van de originele factuur.
- de vermelding van de referentie Te hebben
— Het bedrag van de aan de klant toegekende korting exclusief btw
— Het btw-bedrag.
