De relevantie van het rapport is dat het u alle informatie geeft zonder dat u honderd pagina's hoeft door te nemen. Als we ons zouden beperken om de uitwisselingen tijdens vergaderingen te kopiëren, zou je documenten van een groot volume hebben. Maar dit wordt voorkomen wanneer de rapporten worden gedaan en vooral wanneer dit met de juiste methodologie wordt gedaan. Op de workshops, seminars, missies, veel punten worden besproken, lange presentaties worden gemaakt, zware uitdagingen worden geïdentificeerd. Dit alles moet worden voorgelegd aan personeel van het bedrijf, seminaristen of sponsors van operaties. Dus, hoe een relevant rapport te schrijven in deze context? Het schrijven ervan is geen gemakkelijke taak, vooral als u alle verplichte elementen in een rapport moet markeren.

Algemeenheden en specifieke kenmerken bij het schrijven van een rapport

Het rapport moet volledig verslag doen van de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen en van de onderwerpen die zijn bestudeerd. Het moet de algemene lijnen weergeven die tijdens de gesprekken werden opgeroepen. Het is een betrouwbare benchmark voor alle werknemers van het bedrijf. Inderdaad, niet iedereen kan tegelijkertijd op vergaderingen zijn wegens ziekte of andere. Daarom laat het rapport toe om op hetzelfde niveau van informatie te zijn als de anderen. de een rapport schrijven wordt gepresenteerd in de vorm van een schrift, het is totaal verschillend van de notulen of de eenvoudige verklaringen van de discussies.

Als er documenten zijn gepresenteerd tijdens de vergadering, moeten deze worden vermeld. Zet de sites ook waar ze te vinden zijn, maak een fotokopie die u bij uw rapport zult voegen. Wanneer er beslissingen zijn genomen, moeten acties worden ondernomen, waarbij moet worden aangegeven wie ze zal uitvoeren. Op dezelfde manier moet het tijdstip van uitvoering worden gemarkeerd dat tijdens de vergadering is vastgesteld. Zodra deze acties zijn gedefinieerd, zal het gemakkelijk zijn om de uitvoerders tijdens de volgende vergaderingen het woord te geven voor samenvattingen van wat er concreet is gedaan. Schrijf een rapport, vraagt ​​om te zorgen voor een absolute neutraliteit, de punten die moeten worden gecorrigeerd, de moeilijkheden die tijdens de vergadering zijn ontmoet, moeten worden opgeroepen. Toon ook alle positieve dingen die zijn opgemerkt.

Weet hoe je een relevant rapport schrijft

Un relevant rapport moet binnen enkele uren na het evenement worden geschreven. Als je de dagen erna wacht, is het zeker dat je wat essentiële informatie achterlaat. Op dezelfde manier kun je met de directheid van het schrijven alle gebeurtenissen in hun context plaatsen. Beknoptheid is het sleutelwoord bij het schrijven van een goed verslag. Alle noodzakelijke informatie voor de lezer moet direct opvallen. Vermijd het overbodige of de bochten te lang. Ga meteen door.

voor schrijf een goed rapport, is het noodzakelijk om de punten te presenteren die de agenda interesseren. Maak een tekst perfect gestructureerd, want het zal het lezen vloeiender maken. Over het algemeen is de presentatie in een inleiding, een uitwerking en een conclusie een geschikt document. U kunt zoveel alinea's in de hoofdtekst van het rapport hebben als bestudeerde punten. Het plan moet ook zeer serieus worden genomen. Je maakt een analytisch plan als een enkel punt de hele vergadering in beslag heeft genomen. Aan de andere kant, als veel punten zijn geregeld, moet je een thematisch plan maken waarin ze in afnemende volgorde van belangrijkheid worden gepresenteerd. Op het niveau van de conclusie van het rapport zal het nodig zijn dat de punten die nog moeten worden bestudeerd duidelijk naar voren komen. Hetzelfde natuurlijk voor de taken die nog uitgevoerd moeten worden. Tot slot, om een ​​relevant rapport te schrijven, verdient het de voorkeur om vrij nauwkeurige kennis te hebben op het gebied waarin de vragen zullen worden besproken. Dit zal het mogelijk maken om korte en synthetische teksten te produceren, met passende terminologieën.

Criteria voor het schrijven van een rapport

waarnemen criteria voor het schrijven van een rapport essentieel is, maakt het mogelijk om objectief en trouw aan de gebeurtenissen te zijn. Vermijd het geven van persoonlijke meningen of het leuk vinden wat er is besloten. U moet vermijden om alle toespraken van de deelnemers aan de vergadering te transcriberen. Je moet je beperken tot het noemen van de essentie van wat er is gezegd, de grote lijnen.

Om dit te bereiken, is het uw verantwoordelijkheid om de informatie te selecteren. Vermijd bij het sorteren vooral aandacht te besteden aan het accessoire, terwijl de principal niet uit het rapport tevoorschijn komt. Doe er alles aan om de informatie samen te vatten en prioriteit te geven in volgorde van belangrijkheid.

Vermijd het gebruik van persoonlijke termen, met andere woorden, vermijd zowel het "ik" als het "wij", alles wat de persoonlijke betrokkenheid van de auteur suggereert. Omdat je zo neutraal mogelijk moet blijven, gebruik geen bijvoeglijke naamwoorden of bijwoorden van waardering. Wees voorzichtig om herhaling in je tekst te minimaliseren.

Evenzo moeten alle opmerkingen die het debat verlaten, worden verboden. Het is ook belangrijk om je grammatica, vocabulaire en je spelling. De Fransen die je gaat gebruiken, moeten onberispelijk zijn.

Kies de stijl van het schrijven van een rapport

Denk voordat u begint eerst na over het kiezen van de schrijfstijl rapporteren dat je gaat doen:

  • De uitgebreide stijl voor beginners

Als dit de eerste keer is dat u het nodig hebt schrijf een rapporthet is beter voor u te kiezen voor de uitputtende stijl. Deze stijl is zelfs meer geschikt wanneer presentaties op het seminar of de vergadering zijn gemaakt met PowerPoint. Het zal daarom noodzakelijk zijn om te voorkomen dat de informatie onnodig wordt verminderd. Het is echter noodzakelijk om te denken aan het herwerken van je transcriptie, om te voorkomen dat je alles zegt, wat geen rapport meer zou zijn. Als u deze stijl wilt kiezen, moet u ervoor hebben gezorgd dat het seminar is vastgelegd.

U kunt een geschikt apparaat meenemen of de opnamen vragen die door de controlekamer zijn gemaakt wanneer de ruimte is uitgerust. Als u niet wilt opnemen, maakt u aantekeningen door deze zo lang mogelijk in te korten. Wees efficiënt en snel. Alle documenten die tijdens het seminar worden gedeeld, moeten in uw bezit zijn. Voor deze documenten kunt u ze gewoon bij de notulen voegen. Het is niet nodig om te herhalen. Zorg ervoor dat u ze opneemt in de hoofdtekst van het rapport.

  • Gemengde stijl

Het heeft een directe stijl en is volledig neutraal. Bij het bespreken van zaken is het passender om een ​​nominatief formulier te kiezen. Dit formulier maakt het mogelijk om de naam, voornaam en diensten te vermelden die door elk van de sprekers worden vertegenwoordigd.

  • Op formulierniveau

Markeer de datum, de deelnemers en het programma dat werd gevolgd tijdens de vergaderingen. Zorg ervoor dat uw informatie zo betrouwbaar mogelijk is door deze bij te werken naarmate het seminar vordert.

Welke informatie moet in een rapport worden gevonden?

voor verslag over een vergaderingu moet beginnen met de naam van het bedrijf in kwestie. Zet ook de coördinaten ervan. Markeer vervolgens de titel van het document en de identiteit van de persoon die het heeft geschreven. Voeg ook de datum van uw vergadering toe, evenals de plaats waar deze wordt gehouden. Daarnaast zal het nodig zijn de personen te tellen die daadwerkelijk aan de vergadering hebben deelgenomen. Noem ook de afwezigen en degenen die een excuus hebben geboden voor hun afwezigheid.

Benoem van al deze mensen ook hun respectievelijke functies binnen het bedrijf. Markeer vervolgens het doel van uw vergadering, ook wel de agenda genoemd. Introduceer vervolgens de onderwerpen die zijn besproken door titels aan elk onderwerp te geven. Het zal nodig zijn dat de resoluties die aan het einde van de debatten zijn genomen, duidelijk opvallen. Vergeet niet uw handtekening te plaatsen, het is belangrijk dat wij de identiteit weten van de persoon die de melding heeft geschreven.

Aanbeveling voor het schrijven van een missierapport

La het schrijven van het rapport van een missie is een nog specifiekere taak. Auditmissies, humanitaire missies, missies van registeraccountants of zelfs juridische missies moeten worden samengevat in een rapport. Deze samenvatting moet naar de missiesponsor worden gestuurd. In dit geval moet u uw observaties benadrukken, maar ook uw aanbevelingen en uw analyses:

  • De conceptfase

Op de eerste pagina van uw rapport moet u de naam van de agenten en de naam van de gemachtigde vertegenwoordiger (s) vermelden. De datums, het doel van de opdracht en de werkelijke duur van de opdracht moeten ook verschijnen. Op het overzichtsniveau moet hij duidelijk de meest voor de hand liggende aspecten van de missie laten zien. Het is beter om een ​​samenvatting te maken, voordat je begint aan de introductie.

De inleiding moet eenvoudig zijn en een volledige opsomming geven van de problemen die tijdens de missie aan de orde zijn gekomen. Bij de ontwikkeling dient u de bedrijven van de makelaar(s) aan te geven. U moet ook de essentie van de brief overschrijven die de missie machtigt. Dit maakt het mogelijk om het kader en het budget van de missie te belichten.

  • Andere vermeldingen

Het object, de naam van de commissie van deskundigen en hun functies. De methode van deskundigheid, de moeilijkheden die het voorrecht van de missie waren. Al deze zouden moeten worden vastgelegd. Telkens wanneer er interviews worden gehouden met de leden van de structuur, is het nodig om de bijbehorende rapporten uit te voeren en deze op te nemen in het algemene verslag van de missie.

Als u tijdens uw missie de anonimiteit van sommige van uw gesprekspartners hebt gegarandeerd, kunt u de informatie die zij u hebben toegestuurd in niet-nominatieve statistische vorm overschrijven. Zorg ervoor dat u de geest van de agent markeert met een goed uitgewerkte conclusie. Ten slotte kunt u de rapporten voor analyses, rekeningen, metingen toevoegen en vooral een uitgebreide bibliografie maken.

  • Kleine aanbevelingen

voor schrijf een goed rapport, het document moet beknopt en beknopt zijn, u kunt afbeeldingen, foto's en zelfs plannen gebruiken. Als uw analyses zeer gedetailleerde details bevatten, plaatst u deze in appendices. Aangezien het document door iedereen kan worden gelezen, vermijd dan te technische termen en onbegrijpelijk voor de gewone lezer. Als je ze moet aantrekken, leg ze dan snel uit.

Uw rapport moet koppen en tussenkoppen hebben met volledige cijfers, alinea's en nummering. Heb niet het gevoel dat u alle documenten moet toevoegen. Beperk u in wezen tot degenen die u in uw missieverslag hebt genoemd. Voorkom fouten die de professionele kant van uw werk aantasten. Download correctiesoftware zoals Cordial of Antidote om fouten te corrigeren. Of laat een geliefde een laatste lezing doen, die ook de relevantie van uw werk zal beoordelen. Hij kan je zelfs snel vertellen of het begrijpelijk is of niet.

Het rapport kan uiteindelijk steno of zelfs overzichtelijk zijn. Degene die synoptisch is, wordt gedaan met tabellen in Word- of Excel-indeling. Aan de andere kant groepeert de stenografische groep alle informatie op een chronologische manier door een transcriptie uit te voeren die soms integraal kan zijn. Schrijf goed, uw rapport zal dienen als een archief en aanvullende informatie voor alle werknemers.