Post of post: wat verdient de voorkeur?

Het versturen van een brief of een brief aan een correspondent is een wijdverbreide praktijk. Zelfs als er vandaag de dag de mogelijkheid is om een ​​koerier aan te bevelen, is het duidelijk dat de e-mail meer snelheid garandeert bij het verzenden van berichten. Er zijn echter gevallen in de professionele context waar het gebruik van een e-mail voordeliger is dan een brief. Dat gezegd hebbende, mag het juiste gebruik van beleefde uitdrukkingen niet worden verwaarloosd. Post of post: wat verdient de voorkeur en welke beleefdheidsformules passen in bepaalde omstandigheden?

Wanneer brieven versturen?

Het is raadzaam om brieven te versturen in bepaalde specifieke contexten. Soms is het de wet die u hiertoe verplicht.

In de werkende wereld is het gebruikelijk om een ​​ontslagbrief te sturen, een ontslaggesprek aan te vragen of de proeftijd te doorbreken door het verzoek of de beslissing te formaliseren in een brief.

Met betrekking tot klant-leverancierrelaties kunnen we onder meer de omstandigheden noemen die het adres van een brief, de ingebrekestelling voor onbetaalde factuur, de verontschuldigingen na de levering van een defect product of de ingebrekestelling van een defect product vereisen. .

Wanneer stuur je het liefst een professionele e-mail?

In de praktijk past het versturen van een brief bij de dagelijkse uitwisselingen die plaatsvinden in de professionele context. Dit is het geval als het gaat om het sturen van een offerte naar een prospect, het opnieuw lanceren van een klant over een achterstallige factuur of het versturen van documenten naar een collega.

Maar het is één ding om te weten wanneer je professionele e-mail moet gebruiken en een ander is om goed gebruik te maken van beleefde uitdrukkingen.

Wat is de structuur van een vervolgmail?

De follow-up e-mail van een klant is over het algemeen gestructureerd in 7 delen. We kunnen er onder meer noemen:

  • De gepersonaliseerde beleefdheidsformule
  • De haak
  • verband
  • Het project
  • De oproep tot actie
  • De overgang
  • De laatste beleefde zin

Wat betreft de beleefdheidsformule aan het begin van de e-mail, is het raadzaam om deze te personaliseren. U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Hallo + Achternaam / Voornaam".

Wat betreft de laatste beleefdheidsformule, je kunt deze overnemen: "In afwachting van je terugkeer, wens ik je een mooi einde van de dag en blijf natuurlijk beschikbaar". Deze beleefde formule past bij de klant met wie u een wat uitgebreide zakelijke relatie heeft of in het bijzonder bij de klant die u kent.

Als het gaat om een ​​klant met wie u geen dagelijkse relatie hebt opgebouwd, moet de beleefde formule aan het begin van de e-mail van het type "Mr...." of "Mevr...." zijn. Wat betreft de beleefdheidsformule aan het einde van de e-mail, kunt u de formule "In afwachting van uw terugkeer, accepteer alstublieft de verzekering van mijn beste gevoelens".

Om offertes naar een klant te sturen, is de structuur bijna hetzelfde. Maar om documenten naar een collega te sturen, staat niets u in de weg om hallo te zeggen. Aan het einde van de e-mail worden ook beleefde uitdrukkingen zoals "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" aanbevolen.