Aantekeningen maken tijdens een vergadering is niet altijd gemakkelijk. Of het nu gaat om het maken van een rapport of een rapport, om op papier te schrijven moet alles wat gezegd wordt een bepaalde techniek vereisen.

Hier zijn mijn tips voor het maken van effectieve aantekeningen tijdens vergaderingen, eenvoudige tips om te plaatsen die u veel tijd besparen.

Aantekeningen maken tijdens een vergadering, de belangrijkste moeilijkheden:

Zoals je misschien hebt gemerkt, is er een merkbaar verschil tussen de spreeksnelheid en de schrijfsnelheid.
Inderdaad, een spreker spreekt gemiddeld 150-woorden per minuut terwijl we schrijven dat we normaal gesproken niet 27-woorden per minuut overschrijden.
Om effectief te zijn, moet je tegelijkertijd kunnen luisteren en schrijven, wat een zekere concentratie en een goede methodologie vereist.

Verwaarloos de voorbereiding niet:

Dit is zeker de belangrijkste stap, omdat het afhankelijk is van de kwaliteit van uw aantekeningen bij het vergaderen.
Het is niet genoeg om in een ontmoeting met je blocnote onder je arm te komen, je moet jezelf voorbereiden en dit is mijn advies:

  • haal de agenda zo snel mogelijk op,
  • meer te weten komen over de verschillende onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken,
  • rekening houden met de geadresseerde (n) van het rapport en hun verwachtingen,
  • wacht niet op het laatste moment om je voor te bereiden.

In uw voorbereiding moet u ook de tool kiezen die het beste bij u past voor het maken van aantekeningen.
Als u de voorkeur geeft aan papier, overweeg dan om een ​​klein notitieblok of notitieblok te gebruiken en een pen te krijgen die goed werkt.
En als u liever digitale notities neemt, vergeet dan niet om te controleren of u voldoende batterij hebt op uw tablet, laptop of smartphone.

Let op het essentiële:

Je bent geen superheld dus verwacht niet alles op te schrijven.
Let tijdens de vergadering op wat belangrijk is, sorteer de ideeën en selecteer alleen de informatie die nuttig is voor de realisatie van uw rapport.
Onthoud ook wat niet gedenkwaardig is, zoals datums, cijfers of de namen van sprekers.

Gebruik je woorden:

Het is niet nodig om woord voor woord te transcriberen wat er staat. Als de zinnen lang en ingewikkeld zijn, zult u moeite hebben om bij te blijven.
Houd dus rekening met uw woorden, het wordt eenvoudiger, directer en u kunt uw rapport gemakkelijker schrijven.

Bereid uw rapport onmiddellijk na de vergadering voor:

Zelfs als u aantekeningen hebt gemaakt, is het belangrijk om uzelf onder te dompelen in de verslag direct na de vergadering.
Je zit nog steeds in het 'sap' en bent daarom beter in staat om te transcriberen wat je hebt opgemerkt.
Herlees uzelf, verduidelijk uw ideeën, maak titels en ondertitels.

Hier bent u nu klaar om op de volgende vergadering efficiënt notities te maken. Het is aan jou om deze tips aan te passen aan je manier van werken, je zult alleen maar productiever zijn.