Als u geen duidelijke routine hebt voor het verwerken van uw e-mails, kunnen deze snel een bron van aanzienlijk tijdverlies worden. Aan de andere kant als je doet wat nodig is op organisatieniveau om jezelf niet te laten binnenvallen door tientallen ongelezen e-mails. Dan kunt u uw geest bevrijden van elke mogelijkheid om een ​​belangrijke e-mail te missen. In dit artikel worden een aantal bewezen praktijken vermeld. Door ze te gebruiken, kunt u uw mailbox zeker veel rustiger beheren.

Classificeer elke e-mail automatisch of handmatig in een speciale map of submappen.

 

Dit is het type methode waarmee u uw e-mails snel kunt sorteren in volgorde van belangrijkheid. U kunt ervoor kiezen om uw e-mails te classificeren op thema, op onderwerp, op deadlines. Het belangrijkste is om van alles te profiteren de kenmerken van uw mailbox om uw mails op een volledig operationele manier te beheren. Nadat u een map met map en submap hebt gemaakt volgens de organisatiemodus die bij u past. Elk bericht krijgt zijn plaats in uw mailbox zoals elk papieren bestand op uw bureaublad. Dus zodra het moment is verstreken om uw e-mails te verwerken, kunt u zich 100% concentreren op de rest van uw werk.

LEES  De beste online services voor het verzenden van grote bestanden zonder registratie.

Plan een specifiek tijdstip voor het verwerken van uw e-mails

 

Natuurlijk moet u responsief blijven en berichten kunnen verwerken die op een onmiddellijke reactie van u wachten. Voor de rest, plan het meest relevante moment (en) om op een consistente manier met uw e-mails om te gaan. Begin met het voorbereiden van alle elementen die nodig zijn voor de verwerking van uw werk. Papieren bestanden, nietmachines, printers, alles moet handig zijn om maximale concentratie te vergemakkelijken. Het maakt niet uit wanneer u kiest. Nu uw mailbox is georganiseerd als een postsorteercentrum, hebt u de mogelijkheid om uw e-mails rustig te verwerken met efficiëntie en snelheid.

Reinig uw mailbox door alle onnodige nieuwsbrieven te verwijderen

 

Wordt uw mailbox voortdurend geparasiteerd door oninteressante nieuwsbrieven of advertenties? Zorg ervoor dat u in uw mailbox alle nieuwsbrieven verwijdert die meer op spam lijken dan op iets anders. U moet zich systematisch afmelden voor al deze mailinglijsten die u niets concreets brengen en die snel invasiever kunnen worden. U kunt hulpmiddelen zoals gebruiken Cleanfox UitrollenMij doe het nodige in een paar klikken. Zonder u een ochtend te nemen, zal dit soort oplossing u enorm helpen een einde te maken aan al deze digitale vervuiling. Duizenden e-mails kunnen relatief snel worden verwerkt.

Stel een automatisch antwoord in

 

Je gaat binnenkort lang op vakantie. Een detail om niet over het hoofd te zien, activeerde het automatische antwoord van uw mailbox. Dit is iets belangrijks zodat alle mensen waarmee u professioneel per e-mail correspondeert, goed op de hoogte zijn van uw afwezigheid. Veel misverstanden zijn mogelijk wanneer een klant of leverancier zijn geduld verliest, omdat deze berichten onbeantwoord blijven. Dit kan eenvoudig worden vermeden met een kort bericht dat automatisch wordt verzonden tijdens uw vakantie. U hoeft alleen de datum van uw terugkeer van vakantie aan te geven en waarom niet de e-mail van een collega indien nodig.

LEES  Hoe effectief te werken in de open ruimte?

Temper het aantal e-mails dat u in kopie verzendt

 

Het systematisch gebruiken van e-mails verzonden in carbon copy (CC) en onzichtbare carbon copy (CCI) kan snel eindeloze uitwisselingen genereren. Mensen die alleen uw bericht zouden ontvangen voor informatie, hebben nu verduidelijking nodig. Anderen vragen zich af waarom ze dit bericht hebben ontvangen en het terecht als tijdverspilling zien. Wanneer je de keuze maakt om iemand op de hoogte te brengen, zorg er dan voor dat je keuze echt relevant is. Berichten die op enigerlei wijze naar iemand worden verzonden, moeten worden vermeden.

Vergeet niet dat een e-mail wettelijke waarde kan hebben

 

Bewaar al uw e-mails zoveel mogelijk, zij hebben het bewijs, met name voor het industriële tribunaal. Een elektronisch bericht als het is gecertificeerd met dezelfde juridische waarde als een brief die u met de hand zou hebben geschreven. Maar pas op, zelfs een simpele boodschap verzonden zonder na te denken aan een collega of aan een klant kan ernstige gevolgen hebben. Als een klant bewijst, heeft e-mail de ondersteuning dat u uw toezeggingen op het gebied van bezorging of anderszins niet bent nagekomen. U zult de gevolgen voor uw bedrijf en voor uzelf moeten dragen. In commerciële geschillen, zoals in industriële rechtbanken, wordt het bewijs "gratis" genoemd. Dat wil zeggen dat het de rechter is die beslist en dat het beter is zijn e-mails zorgvuldig te hebben geclassificeerd dan ze in de prullenbak te hebben gestopt.