In een professionele context moet elke afwezigheid van tevoren worden gemotiveerd en gerechtvaardigd, vooral als het een uitzonderlijke afwezigheid is (bijvoorbeeld een halve dag). In dit artikel geven we u enkele tips voor het schrijven van een e-mail die een afwezigheid rechtvaardigt.
Een afwezigheid rechtvaardigen
Verzuim rechtvaardigen is belangrijk, zeker als de afwezigheid onverwacht komt (een paar dagen van tevoren) of valt op een dag waarop er iets belangrijks is voor uw afdeling, zoals een vergadering of een grote stormloop. Als het ziekteverlof is, heeft u een medische verklaring nodig waaruit blijkt dat u ziek bent! Evenzo in het geval van buitengewoon verlof wegens overlijden: u moet een overlijdensakte overleggen.
Enkele tips om een afwezigheid te rechtvaardigen
Om een afwezigheid te rechtvaardigen met mailu moet al beginnen door duidelijk de datum en tijd van uw afwezigheid aan te kondigen, zodat er vanaf het begin geen misverstand is.
Rechtvaardig dan de behoefte aan uw afwezigheid door een bijlage of een ander middel in te sluiten.
Je kunt ook, als de afwezigheid erg slecht valt, je overste een alternatief voorstellen om deze afwezigheid te compenseren.
E-mailsjabloon om een afwezigheid te rechtvaardigen
Hier is een voorbeeld van een e-mail om een afwezigheid te rechtvaardigen:
Betreft: Afwezigheid wegens medische keuringen
Heer / mevrouw,
Hierbij deel ik u mee dat ik de hele middag op mijn werkstation ben, omdat ik na een fietsongeval een medisch onderzoek moet ondergaan.
Ik zal mijn professionele activiteit hervatten vanaf [datum].
Bijgaand vindt u het certificaat van de medische afspraak en de werkonderbreking die mijn arts heeft afgegeven voor de middag van [datum].
Met betrekking tot de geplande vergadering tot nu toe zal Dhr. So-en-So mij vervangen en een gedetailleerd verslag voor me sturen.
Met vriendelijke groet,
[Handtekening]
