In dit artikel leggen we uit hoe u een e-mail schrijft om een vertraging te rechtvaardigen, of het een vertraging in de ochtend is of een vertraging in de deadlines voor het weergeven van uw werk.
Waarom een vertraging rechtvaardigen?
Er zijn verschillende gelegenheden waarin je een vertraging moet rechtvaardigen. Dit kan zijn omdat u te laat bent op het werk vanwege een onverwachte gebeurtenis of omdat u te laat bent op het werk. In elk geval is het belangrijk om uw vertraging te motiveren om geldige redenen en om uw excuses aan te bieden aan uw supervisor.
Wees gerust, een vertraging kan geen reden zijn voor ontslag als het geïsoleerd of incidenteel is! Het is echter nog steeds belangrijk om het te rechtvaardigen om uw goede trouw te tonen.
Enkele tips om een vertraging per e-mail te rechtvaardigen
Wanneer je een vertraging rechtvaardigt met emailje moet je rechtvaardiging steunen zodat het geloofwaardig is, omdat je niet de mogelijkheid hebt om te overtuigen door de uitdrukkingen van het gezicht.
Allereerst is het belangrijk om je te verontschuldigen voor je vertraging. Als de vertraging niet van u afhangt, moet uw leidinggevende dit begrijpen. Als de vertraging de jouwe is, hoef je jezelf niet autoflagellate, maar excuseer jezelf en geef aan dat je ervoor zult zorgen dat het niet opnieuw gebeurt.
Ondersteun dan, voor zover mogelijk, uw rechtvaardiging met fysiek bewijs. Als u te laat bent voor een medische afspraak (bijvoorbeeld een bloedtest), moet u een medische verklaring kunnen tonen. Evenzo als u een baan te laat hebt teruggestuurd omdat u het antwoord van uw gesprekspartner niet eerder had ontvangen: voeg een kopie van het late antwoord toe aan uw e-mail.
E-mailsjabloon om een vertraging te rechtvaardigen
Hier volgt een model om een vertraging per e-mail te rechtvaardigen, als we het voorbeeld nemen van een medische afspraak die langer heeft geduurd dan verwacht.
Betreft: vertraging vanwege medische afspraak
Heer / mevrouw,
Het spijt me dat ik vanmorgen laat ben.
Ik maakte een afspraak voor een routine medisch onderzoek bij 8h, wat langer duurde dan verwacht. Bijgevoegd is het certificaat van dit onderzoek.
Ik hoop dat je geen problemen hebt met mijn afwezigheid en ik dank je voor je begrip
Met vriendelijke groet,
[Elektronische handtekening]
Hier zijn tien extra modellen om aan uw situatie aan te passen
E-mail 1: Vertraging door een ziek kind
Hallo [naam begeleider],
Hierbij bied ik mijn excuses aan voor mijn vertraging van… ..
Helaas is deze vertraging te wijten aan een uitzonderlijke situatie waar ik geen controle over heb, aangezien mijn peuter ernstig ziek werd. Ik moest hem dringend naar de dokter brengen. Ik deed mijn best om de achterstand in te halen en kwam... uren te laat aan.
Omdat ik me bewust ben van de moeilijkheden die deze vertraging kan hebben veroorzaakt, wil ik u hierbij mijn oprechte excuses aanbieden. Ik zal niet aarzelen om de opgelopen vertraging bij lopende dossiers zo nodig snel in te halen om overlast te voorkomen.
Gelieve, mevrouw / mijnheer, de uitdrukking van mijn vriendelijke groeten te aanvaarden.
[Elektronische handtekening]
E-mail 2: Vertraging van een trein
Hallo [naam begeleider],
Ik ben zo vrij u te schrijven om mijn excuses aan te bieden voor mijn vertraging van … uur van ….
Inderdaad, die dag werd mijn trein geannuleerd toen ik op het station aankwam, zonder enige aankondiging de dag voor of voordat ik mijn huis verliet. De treinvertraging werd veroorzaakt door bagage op het spoor, waardoor treinen urenlang niet konden rijden.
Mijn oprechte excuses voor deze vertraging die buiten mijn macht ligt. Ik zal doen wat nodig is om de verloren uren in te halen om de huidige bestanden af te ronden en te voorkomen dat het hele team voor dit project wordt bestraft.
Ik blijf tot uw beschikking en accepteer alstublieft de uitdrukking van mijn bijzondere hoogachting.
Met vriendelijke groet,
[Elektronische handtekening]
E-mail 3: Vertraging door files
Hallo [naam begeleider],
Hierbij bied ik u mijn excuses aan voor het te laat zijn op de vergadering van... die zou plaatsvinden om ... .. uur.
Die dag stond ik inderdaad… uren vast in het verkeer door een ernstig ongeval op de rijstroken. Verschillende rijstroken waren afgesloten om de hulpdiensten door te laten, waardoor het verkeer flink gestremd was.
Het spijt me oprecht voor deze onverwachte vertraging, ik blijf nog wat langer op kantoor om de verloren tijd in te halen en kennis te nemen van de tijdens de vergadering besproken onderwerpen.
Ik dank u bij voorbaat voor uw begrip en vraag u te geloven in de uitdrukking van mijn vriendelijke groeten.
[Elektronische handtekening]
E-mail 4: Vertraging door sneeuw
Hallo [naam begeleider],
Ik kom bij u terug over mijn vertraging op …… van… .. uur.
De…/…/…. , het had vannacht gesneeuwd. Toen ik wakker werd, waren alle rijstroken onbegaanbaar geworden door de hoeveelheid sneeuw en het gebrek aan verzilting van de wegen.
Ik probeerde toch met het openbaar vervoer naar kantoor te komen, maar er reed ook geen trein omdat alle sporen bedekt waren met sneeuw. Ik moest wachten tot... uren voordat ik een trein kreeg.
Mijn oprechte excuses voor deze onvoorziene gebeurtenis, ik zal doen wat nodig is om de vertraging in mijn werk als gevolg van dit incident te versnellen.
In de hoop dat dit incident u niet te veel heeft bestraft, accepteer alstublieft de uitdrukking van mijn vriendelijke groeten.
[Elektronische handtekening]
E-mail 5: Vertraging door een fietsongeval
Hallo [naam begeleider],
Ik wil dit bericht gebruiken om de vertraging die ik vanmorgen had uit te leggen.
Eigenlijk fiets ik elke dag naar mijn werk. Vandaag, op mijn gebruikelijke route, sneed een auto me af en reed me gevaarlijk omver. Ik had een verstuikte enkel en moest voor een behandeling naar de eerste hulp. Dit verklaart waarom ik een groot deel van de ochtend weg moest, maar rechtstreeks vanuit het ziekenhuis naar mijn werk kwam.
Ook bied ik mijn oprechte excuses aan voor deze vertraging buiten mijn wil en voor het veroorzaakte ongemak. Ik zal doorgaan met het uitstel om te voorkomen dat ik het hele team benadeel.
Restant à votre beschikking,
Met vriendelijke groet,
[Elektronische handtekening]
E-mail 6: Vertraging van 45 minuten wegens koorts
Hallo [naam begeleider],
Ik wil u mijn excuses aanbieden voor het te laat zijn van ..... 45 minuten.
Ik had inderdaad koorts de nacht van... .. Ik nam een medicijn maar 's morgens toen ik wakker werd, had ik grote hoofdpijn en voelde me nog steeds een beetje slecht. Ik wachtte een paar minuten langer dan normaal tot de ziekte voorbij was voordat ik in goede omstandigheden naar mijn werk ging.
Dit verklaart mijn vertraging van 45 minuten waarvoor ik mijn oprechte excuses wil aanbieden. Ik hoop dat ik je geen kwaad heb gedaan. Ik sta mezelf toe vanavond wat later te blijven om deze vertraging in te halen.
Bedankt voor uw begrip en ik sta tot uw beschikking.
[Elektronische handtekening]
E-mail 7: Vertraging door autopech
Hallo [naam begeleider],
Wegens pech met mijn auto ben ik zo vrij u te schrijven om u te waarschuwen dat ik te laat zal zijn door…. minuten / uur vanmorgen.
Ik moest hem inderdaad met spoed in de garage afgeven voordat ik met het openbaar vervoer kwam. Ik hoop maximaal om ... uur op kantoor aan te komen.
Mijn oprechte excuses voor het ongemak en zal doen wat nodig is om deze vertraging in te halen. Ter informatie, ik ben van plan u het bestand te sturen dat u vandaag uiterlijk om... uur moet terugsturen.
Bedankt voor uw begrip en ik blijf telefonisch en per e-mail bereikbaar tot ik op kantoor arriveer.
Met vriendelijke groet,
[Elektronische handtekening]
E-mail 8: Vertraging door een schoolvergadering
Hallo [naam begeleider],
Via dit korte bericht wil ik mijn excuses aanbieden voor mijn vertraging van…. uur vanmorgen.
Helaas had ik vanmorgen heel vroeg een dringende afspraak op de school van mijn kind. Wat iets langer duurde dan verwacht. De vergadering die zou plaatsvinden van 7 uur tot 30 uur, eindigde uiteindelijk om…. tijd. Ik deed mijn best om zo snel mogelijk naar kantoor te gaan.
Mijn excuses voor dit incident. Ik zal mijn best doen om de vertraging in de dossiers van die dag in te halen, in de hoop het team niet te hebben bestraft.
Bedankt voor uw begrip,
Met vriendelijke groet,
[Elektronische handtekening]
E-mail 9: Vertraging wegens wekoproep
Hallo [naam begeleider],
Ik wil mijn excuses aanbieden voor mijn vertraging van ... minuten / uur.
Inderdaad, die ochtend hoorde ik mijn wekker niet rinkelen en ik miste de trein die ik gewoonlijk neem om naar mijn werk te gaan. De volgende trein was een half uur later, wat de lange vertraging verklaart. Mijn oprechte excuses voor dit incident, dat voor het eerst in jaren heeft plaatsgevonden.
Ik ben van plan ervoor te zorgen dat een dergelijke situatie in de toekomst niet meer voorkomt, en om de achterstand in te halen door vandaag wat later op kantoor te blijven.
In de hoop dat ik u niet al te veel heb lastiggevallen met dit incident, aanvaardt u alstublieft de uitdrukking van mijn bijzondere hoogachting.
[Elektronische handtekening]
E-mail 10: Vertraging door staking
Hallo [naam begeleider],
Ik schrijf om mijn excuses aan te bieden voor mijn vertraging van…. de…..
Er werd die dag inderdaad een nationale staking georganiseerd waarbij het openbaar vervoer en automobilisten zich niet in de gebruikelijke omstandigheden konden verplaatsen. Daardoor was het voor mij onmogelijk om op tijd op mijn werk te komen omdat ik mijn auto niet kon gebruiken en ook niet met het openbaar vervoer kon komen.
Ook moest ik wachten tot de situatie weer min of meer normaal was om de volgende trein te nemen naar….
Mijn excuses voor dit incident buiten mijn controle. Ik heb je mijn bijdrage aan het project al gestuurd…. die voor vandaag stond.
Blijf tot uw beschikking om het te bespreken,
[Elektronische handtekening]
