Er zijn veel situaties waarin uw bedrijf een klachtenbrief moet indienen, hetzij in het kader van onbetaalde facturen, een vordering tot schadevergoeding of terugbetaling voor een niet-conform product van een leverancier, enz. . In dit artikel bieden we u de twee meest voorkomende klacht-e-mailsjablonen.
E-mailsjabloon om betaling van een factuur te claimen
Het klagen van onbetaalde facturen is de meest voorkomende klacht binnen bedrijven. Dit type e-mail moet zeer specifiek en voldoende gecontextualiseerd zijn, zodat de gesprekspartner onmiddellijk begrijpt wat het is - dit voorkomt heen en weer, vooral bij gesprekspartners die de betalingsdatum proberen te verlengen!
Als de claim-e-mail de eerste herinnering is die is verzonden, is dit een formele kennisgeving. Het maakt daarom deel uit van een wettelijk kader en moet goed worden verzorgd in het geval de zaak verder zou moeten gaan omdat het als bewijs kan dienen.
Hier is een e-mailsjabloon voor het claimen van een onbetaalde factuur:
Betreft: Aanmaning wegens achterstallige factuur
Heer / mevrouw,
Met uitzondering van fouten of weglatingen van onze kant, hebben we de betaling van uw factuur met datum [datum] voor het bedrag van [het verschuldigde bedrag] niet ontvangen en zijn deze verstreken op [vervaldag].
Wij vragen u vriendelijk om deze factuur zo snel mogelijk te betalen, evenals te late betaling. Bijgevoegd vindt u de betreffende factuur plus de late kosten berekend overeenkomstig artikel L.441-6 2008 wet 776-4 augustus 2008.
In afwachting van uw regularisatie, blijven wij tot uw beschikking voor alle vragen met betrekking tot deze factuur.
Accepteer, mijnheer / mevrouw, de uitdrukking van onze oprechte groeten,
[Handtekening] "
E-mailsjabloon om compensatie of terugbetaling te eisen
Het is gebruikelijk dat een bedrijf compensatie of terugbetaling moet eisen, hetzij van zijn leverancier, hetzij van een externe partner. De oorzaken zijn talrijk: een vertraging in het transport in het kader van een zakenreis, een niet-conform product of een in slechte staat aangekomen product, een ramp of enige andere schade kan het schrijven van zo'n e-mail rechtvaardigen.
Ongeacht de oorzaak van het probleem, de structuur van de claim-e-mail zal altijd hetzelfde zijn. Begin met het blootstellen van het probleem en de aard van de schade, voordat je je claim indient. Aarzel niet om een wettelijke bepaling te citeren om uw verzoek te ondersteunen.
We stellen een model van e-mail van klacht voor aan een leverancier in het geval van een niet-conform product in zijn afmetingen.
Onderwerp: restitutieverzoek voor niet-conform product
Heer / mevrouw,
Als onderdeel van het contract [aanduiding of contractnummer] dat uw bedrijf aan die van ons linkt, hebben we [hoeveelheid + productnaam] besteld vanaf [datum], voor een totaalbedrag van [hoeveelheid bestelling].
We ontvingen de producten op [datum van ontvangst]. Het voldoet echter niet aan de beschrijving van uw catalogus. De afmetingen op uw catalogus zijn inderdaad van [dimensies], terwijl het ontvangen product [dimensies] meet. Bijgevoegd vindt u een foto die de non-conformiteit van het geleverde product bevestigt.
Onder artikel 211-4 van de consumentencode, waarin staat dat u een product moet leveren in overeenstemming met het verkoopcontract, verzoeken wij u dit product tot [bedrag] te betalen.
Vooruitkijkend naar uw antwoord, alsjeblieft, mevrouw de heer, de uitdrukking van mijn voorname gevoelens.
[Handtekening]
