Briefsjabloon: verzoek om vergoeding van beroepskosten

Details en gratis modelbrief voor vergoeding van uw beroepskosten. Ze besteden allemaal aan missies die van jou zijn. Voor de behoeften en activiteiten van jouw zaken vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Het arbeidsrecht bepaalt, of het nu op vertoon van bewijsstukken is of in de vorm van forfaitaire vergoedingen, dat u de bedragen die u hebt voorgeschoten, terugbetaald krijgt. De behandelingsprocedure kan echter soms pijnlijk en tijdrovend worden. Het is dus aan jou om jezelf te organiseren en ervoor te zorgen dat je je geld terugkrijgt. Het is onwaarschijnlijk dat anderen zich er voor jou zorgen over zullen maken.

Wat zijn de verschillende soorten zakelijke uitgaven?

Van tijd tot tijd kunt u tijdens uw werk te maken krijgen met zakelijke kosten. Dit zijn de noodzakelijke uitgaven die u moet voorschieten tijdens de uitvoering van uw werkzaamheden en die verband houden met de uitvoering van uw activiteit. De meeste van deze onkostendeclaraties vallen onder de verantwoordelijkheid van het bedrijf.

De zogenaamde beroepskosten kunnen verschillende aspecten hebben, waarvan de belangrijkste zijn:

• Vervoerskosten: wanneer u per vliegtuig, trein, bus of taxi reist voor een missie of om naar een professionele bijeenkomst te gaan;
• Kilometerkosten: als de werknemer zijn eigen auto gebruikt voor een dienstreis (berekend op basis van een kilometerschaal of hotelovernachtingen);
• Cateringkosten: voor zakenlunches;
• Beroepsmobiliteitskosten: gekoppeld aan de verandering van functie die leidt tot een verandering van woonplaats.

Er is ook :

• Documentatiekosten,
• Verbandkosten,
• Huisvestingskosten
• Telewerken kosten,
• De kosten van het gebruik van ICT-tools (nieuwe informatie- en communicatietechnologieën),

Hoe verloopt de vergoeding van beroepskosten?

Ongeacht de aard van de gemaakte kosten, de voorwaarden voor onkostenvergoeding kunnen twee vormen aannemen. Ofwel zijn ze voorzien in de arbeidsovereenkomst, ofwel maken ze deel uit van een praktijk in het bedrijf.

Betaling kan geschieden door directe vergoeding van de werkelijke kosten, dwz alle gemaakte betalingen. Het betreft de kosten van telewerken, het gebruik van ICT-tools, beroepsmobiliteit of de kosten van uitgezonden medewerkers. Zo draagt ​​de werknemer zijn verschillende onkostendeclaraties over aan zijn werkgever. Zorg ervoor dat u ze minimaal drie jaar bewaart.

Het is ook mogelijk dat u incidenteel of periodiek een forfaitaire vergoeding krijgt. Deze methode wordt gebruikt voor terugkerende kosten, bijvoorbeeld voor een handelsagent. In dat geval is deze laatste niet verplicht zijn uitgaven te rechtvaardigen. Plafonds worden vastgesteld door de belastingdienst en variëren naargelang de aard van de kosten (maaltijden, vervoer, tijdelijke huisvesting, verhuizing, kilometervergoeding). Als de limieten echter worden overschreden, kan de werkgever uw ondersteunende documenten nodig hebben. Opgemerkt dient te worden dat bedrijfsleiders geen recht hebben op deze vaste vergoeding.

De processen voor het claimen van vergoeding van beroepskosten

Als algemene regel geldt dat uw beroepskosten worden terugbetaald nadat de bewijsstukken zijn overgelegd aan de boekhoudafdeling of aan de personeelsmanager. Het saldo verschijnt normaal gesproken op uw volgende loonstrook en het bedrag wordt op uw rekening gestort.

U heeft 3 jaar tot uw beschikking om uw beroepskosten te bewijzen en dus vergoed te worden. Na deze periode is uw baas niet langer verplicht om ze te betalen. Als per ongeluk of vergeetachtigheid of wat de reden dan ook, we uw geld niet teruggeven. Het is het beste om snel in te grijpen door een verzoek om terugbetaling naar uw bedrijf te sturen.

Om u te helpen, zijn hier twee voorbeeldbrieven om uw verzoek in te dienen. Hoe dan ook. Zorg er vooral voor dat u de originele ondersteunende documenten meestuurt en bewaar kopieën voor u.

Voorbeeld van een brief voor een normaal verzoek om vergoeding van beroepskosten

Achternaam Voornaam werknemer
Adres
postcode

Bedrijf… (Bedrijfsnaam)
Adres
postcode

                                                                                                                                                                                                                      (Stad), op ... (Datum),

Betreft: verzoek om vergoeding van beroepskosten

(Meneer), (mevrouw),

Na de kosten die ik tijdens mijn laatste missies heb gemaakt. En nu wil ik profiteren van de terugbetaling van mijn beroepskosten. Hierbij stuur ik u de volledige lijst van mijn betalingen in overeenstemming met de procedure.

Dus maakte ik een reis van _____ (plaats van vertrek) naar _____ (plaats van bestemming van zakenreis) van ________ tot _____ (reisdatum) om verschillende belangrijke conferenties bij te wonen voor de ontwikkeling van ons bedrijf. Tijdens mijn reis ben ik heen en weer gegaan met het vliegtuig en heb ik verschillende taxiritten gemaakt.

Bij deze kosten komen nog mijn hotelovernachting en maaltijdkosten. Bewijsstukken waaruit al mijn bijdragen blijken, zijn bij deze aanvraag gevoegd.

In afwachting van een gunstig antwoord van u, vraag ik u, mijnheer, mijn respectvolle groeten te ontvangen.

 

                                                                        Signatuur

Voorbeeld van een brief waarin om terugbetaling van beroepskosten wordt gevraagd in geval van weigering door de werkgever

Achternaam Voornaam werknemer
Adres
postcode

Bedrijf… (Bedrijfsnaam)
Adres
postcode

                                                                                                                                                                                                                      (Stad), op ... (Datum),

 

Betreft: vordering tot vergoeding van beroepskosten

 

Meneer de directeur,

Tijdens mijn werkzaamheden heb ik verschillende zakenreizen naar het buitenland moeten maken. Als [functie] medewerker ging ik 4 dagen naar [bestemming] voor specifieke missies die verband hielden met mijn functie.

Met toestemming van mijn lijnmanager reisde ik in mijn eigen voertuig. Ik heb in totaal [aantal] kilometers afgelegd. Hier komen nog de kosten van maaltijden en meerdere hotelovernachtingen bij, voor een totaalbedrag van [bedrag] euro.

De wet bepaalt dat deze beroepskosten ten laste van de vennootschap komen. Ondanks het feit dat bij mijn terugkeer alle nodige bewijsstukken aan de boekhoudafdeling zijn overhandigd, heb ik de desbetreffende betaling tot op heden nog niet ontvangen.

Dit is de reden waarom ik je vraag om in te grijpen zodat ik zo snel mogelijk mijn terugbetaling kan krijgen. Bijgevoegd vindt u een kopie van alle facturen die mijn verzoek rechtvaardigen.

Terwijl ik u bij voorbaat dank voor uw hulp, vraag ik u, mijnheer de directeur, de verzekering van mijn bijzondere hoogachting te geloven.

 

                                                                       Signatuur

Download “Voorbeeld brief voor een normaal verzoek tot vergoeding van beroepskosten”