Zakelijke e-mail
In de huidige zakelijke omgeving waar e-mail het favoriete communicatiemiddel is geworden. Het is essentieel om de vaardigheden te beheersen die nodig zijn om uw berichten over te brengen. Er zijn veel manieren om uw ongenoegen kenbaar te maken aan een collega met wie u op de een of andere manier in conflict bent. We kunnen denken aan een face-to-face gesprek, een telefoontje of een vorm van mediation. E-mail blijft echter een van de meest gebruikte middelen in de wereld van werk.
E-mail is een zeer krachtige tool die om veel redenen op grote schaal wordt gebruikt.
Wanneer u een e-mail verstuurt, vindt er een automatische opname van de communicatie plaats. Daarom kunnen uw verschillende uitwisselingen veilig in een map worden georganiseerd. Ze kunnen dus in de toekomst worden gebruikt voor referenties of juridische redenen. Het gebruik van e-mail als officieel communicatiemiddel bespaart bedrijven ook geld. Het is belangrijk om op deze punten te letten om te begrijpen hoe belangrijk het voor u is om deze manier van communiceren onder de knie te krijgen.
In je dagelijkse werk kan het voorkomen dat een collega een herinnering aan enkele regels van goed gedrag moet hebben. Het is de moeite waard om te onthouden dat het een formele en effectieve manier is om een collega via e-mail op de hoogte te stellen om uw punt duidelijk over te brengen. Als zo'n collega na herhaalde waarschuwingen besluit zijn houding niet te veranderen, kunnen de door u verzonden e-mails worden gepresenteerd om verdere actie van uw kant te rechtvaardigen. Onthoud dat ze veilig zijn opgeslagen en kunnen worden opgevraagd en gebruikt om de wangedraggeschiedenis van de persoon in kwestie te tonen.
Voordat u een collega per e-mail op de hoogte stelt
Zoals eerder vermeld, is het gebruik van e-mail voor communicatie formeel. Dit houdt in dat het meer weegt dan een mondelinge waarschuwing en meer consequenties heeft. Overweeg daarom mondelinge waarschuwingen voordat u iemand met wie u samenwerkt via e-mail op de hoogte stelt. Sommigen zullen hun gedrag aanpassen als je dat doet. Het is dus niet nodig, zonder eerst te hebben geprobeerd het probleem op te lossen, het onnodig groot te maken. Ook is het informeren van een collega per e-mail misschien niet altijd de ideale manier om hem of haar te overtuigen om te veranderen. Behandel elk geval en elk volgens de situatie. Voordat je je boosheid per e-mail uit, moet je weten hoe je ermee om moet gaan. Je moet je gedachten verzamelen en uitzoeken wat je wilt schrijven en hoeveel impact je nodig hebt om het gewenste resultaat te krijgen.
Identificeer het probleem
Het allereerste dat u moet doen voordat u uw e-mail verzendt, is het onderwerp van uw irritatie identificeren. Het is niet zo eenvoudig als het lijkt. In een kantoor waar concurrentie en rivaliteit heersen, moet u er zeker van zijn dat uw beschuldigingen een serieuze basis hebben. Het gaat er niet om een lid van je team te kwellen met roddels. Bent u echter slachtoffer of getuige van een wangedrag en staan de feiten vast, onderneem dan actie. Vergeet echter niet in uw sporen om de regels van de gebruikelijke beleefdheid te respecteren.
Wie is de persoon met wie u een probleem hebt?
Het onnodig creëren van conflicten tussen u en een manager, bijvoorbeeld, zal u of uw team geen goed doen. Dit heeft zeker invloed op uw productiviteit en kan u in een lastige situatie brengen. In plaats van een e-mail te sturen, kan het overwegen van een persoonlijke discussie nuttig zijn als eerste stap bij het oplossen van het probleem waar u zich zorgen over maakt. Als uw meerdere persoonlijke gesprekken en mondelinge waarschuwingen echter mislukken, aarzel dan niet om officiële e-mails te sturen, waar u later zeker profijt van zult hebben.
Zorg voor je e-mail
Uw e-mail moet professioneel zijn geschreven. Wanneer u het initiatief neemt om het gedrag of het werk van een bepaalde persoon per e-mail te bekritiseren, bedenk dan dat dit een officieel document is. Dit betekent dat het een document is dat zich tegen u kan keren. Respecteer alle regels die verwacht worden voor het schrijven van een brief in deze context.
