Exit-formules voor een boeiende professionele e-mail
Het eerste en laatste woord van een e-mail zijn van het grootste belang. Dit bepaalt de betrokkenheid van uw correspondent. Het afwerken van een krachtige professionele e-mail doorloopt twee essentiële elementen: de exit-formule en beleefde manier van zeggen. Als het eerste element informatie geeft over de bedoeling van de afzender, volgt het tweede vaste formules.
Om gevoeld en aantrekkelijk te zijn, verdient de beleefde uitdrukking echter een vorm van personalisatie zonder hoffelijkheid op te offeren. Ontdek hier enkele outputformules voor een efficiënte professionele e-mail.
"Ik reken op uw antwoord voor de ...": Een rigoureuze beleefde zin
Je kunt beleefd zijn en toch streng blijven in wat je zegt. Inderdaad, de beleefde formules van het type "In afwachting van uw antwoord ..." zijn nogal vaag. Door te zeggen "Ik reken op uw antwoord voor ..." of "Geef me alstublieft uw antwoord voor ..." of zelfs "Kunt u mij antwoorden voor ...", huurt u uw gesprekspartner in.
Deze laatste begrijpt dat hij vóór een bepaalde deadline een morele verplichting heeft om u te antwoorden.
"Ik wens u nuttig te hebben geïnformeerd ...": Een formule na een misverstand
In tijden van conflict, om te reageren op een veeleisend of ongepast verzoek, is het noodzakelijk om een assertieve maar niettemin hoffelijke formule te gebruiken. Het gebruik van de zin "Ik wens u nuttig te hebben geïnformeerd ..." geeft aan dat u niet van plan bent het hierbij te laten en dat u denkt voldoende duidelijk te zijn geweest.
“Wil je je vertrouwen behouden…”: Een zeer verzoenende formule
Ook commerciële taal is erg belangrijk. Uw klant laten zien dat u hoopt de zakelijke relatie zo lang mogelijk te behouden, is zeker een positieve opening.
Er zijn ook andere zeer meegaande formules zoals "Graag gunstig kunnen reageren op uw volgende aanvraag" of "U korting willen kunnen geven op uw volgende bestelling".
"Blij dat ik u tevreden heb kunnen stellen": Een formule na een conflictoplossing
Het komt voor dat er in zakelijke relaties conflicten of misverstanden ontstaan. Wanneer deze situaties zich voordoen en u erin slaagt een gunstig resultaat te vinden, kunt u deze formule gebruiken: "Blij dat uw verzoek gunstig is verlopen".
"Respectvol": een respectvolle formule
Deze beleefde uitdrukking wordt gebruikt bij het aanspreken van een lijnmanager of leidinggevende. Het toont aandacht en een teken van respect.
Onder de gebruikte formules hebben we deze: "Met alle respect" of "Respectvol".
In ieder geval is het belangrijk om een beleefde formule te gebruiken die waarschijnlijk de effectiviteit van uitwisselingen in een professionele omgeving zal vergroten. Maar je zult ook veel winnen door te zorgen voor de spelling en de syntaxis. Er is niets erger dan een verkeerd gespelde of verkeerd gespelde zakelijke e-mail.
