Het schrijven van een professionele e-mail is, zoals de naam al doet vermoeden, anders dan een e-mail voor uw familie en vrienden. Professionaliteit moet tot het einde gaan. Hiervoor blijft de ondertekening van de e-mail een zeer belangrijk element. Op een picturale manier zou je kunnen bedenken dat de e-mailhandtekening vergelijkbaar is met de elektronische versie van een visitekaartje. Ze hebben inderdaad dezelfde functies om uw coördinaten en contactgegevens te geven, zodat we zonder fouten contact met u kunnen opnemen. Zo zien we dat de e-mailhandtekening ook een reclame-handeling is.
De functies ervan
De professionele e-mailhandtekening zegt veel over uw persoonlijkheid. Dus om het een neutraal karakter te geven naar uw klanten toe, moet het nuchter en nuttig zijn. Door zijn soberheid kan de ontvanger het gemakkelijk lezen zonder dat hij een woordenboek nodig heeft om moeilijke woorden te begrijpen. Dat betekent echter niet dat u omgangstaal kunt gebruiken, omdat de ontvanger niet bedoeld is als jeugdvriend. Hulpprogramma verwijst naar de informatie die u verstrekt om het gemakkelijk te maken om contact op te nemen met het bedrijf. U mag nooit uit het oog verliezen dat de handtekening niet de hoofdtekst van uw tekst is, dus het zou niet lang of vervelend moeten zijn. In dit geval leest de meerderheid van uw ontvangers daar niet en wordt uw doel niet bereikt.
B NAAR B of B NAAR C
B tot B verwijst naar een relatie tussen twee professionals en B tot C verwijst naar een relatie tussen een professional en een individu. In beide gevallen is de te gebruiken stijl hetzelfde, aangezien het gaat om de status van de ontvanger die hier professioneel is.
In dit specifieke geval moet u eerst uw identiteit invoeren, dat wil zeggen uw voor- en achternaam, uw functie en de naam van uw bedrijf. Vervolgens vult u uw professionele contactgegevens in, zoals hoofdkantoor, website, postadres, telefoonnummer. Ten slotte is het mogelijk om uw logo en de links van uw sociale netwerken naargelang de omstandigheden te plaatsen.
C naar B
C naar B is de relatie waarbij het een persoon is die naar een professional schrijft. Dit is het geval voor sollicitaties, stages of andere samenwerkingsverbanden zoals sponsoring van evenementen.
U moet dus uw identiteit en uw persoonlijke contactgegevens invoeren. Dit is de achternaam, voornaam en telefoonnummer. Aangezien de uitwisseling per post plaatsvindt, is het niet nodig om het postadres op te geven, tenzij dit vereist is. Het is ook mogelijk om uw aanwezigheid op sociale netwerken te melden die relevant zijn voor uw ontvanger, zoals LinkedIn.
Het belangrijkste om in gedachten te houden is de vereiste eenvoud en het verstrekken van relevante informatie. Daarom is het moeilijk om een universele handtekening te hebben, omdat elke e-mail, afhankelijk van de status van de ontvanger, de afzender en de inhoud, een aangepaste handtekening vereist. Daarom moet men niet te summier of spraakzaam zijn en vooral niet buiten beeld zijn.
