Wanneer sommige werknemers om verschillende redenen afwezig zijn zonder hun leidinggevende of manager te verwittigen, weten ze niet hoe ze hun punt moeten maken. Anderen vinden het ook moeilijk om kort verlof aan te vragen als ze een aantal persoonlijke problemen te betalen.
De impact van uw afwezigheid hangt grotendeels af van de aard van uw werk en het beleid dat op uw werkplek van kracht is. Uw afwezigheid kan, vooral als deze niet van tevoren wordt aangekondigd, erg duur zijn voor uw organisatie. Neem daarom, voordat je de beslissing neemt om weg te zijn, erover na. Als dit gebeurt of is gebeurd, is het gebruik van e-mail om uw excuses aan te bieden of uit te leggen aan uw supervisor een geweldige manier om effectief en snel te communiceren.
Voordat u een rechtvaardigingse-mail schrijft
Dit artikel wil laten zien hoe een werknemer met een of meer legitieme redenen zijn afwezigheidsnood of de reden waarom hij niet aanwezig kon zijn op zijn functie kan rechtvaardigen. Als werknemer is het belangrijk dat u zeker bent van de mogelijke gevolgen van verzuim zonder verlof. Er is geen garantie dat uw verontschuldigingsmail positief zal worden beantwoord. Evenzo is er geen garantie dat wanneer u een e-mail schrijft waarin u om verlof van uw werk vraagt, deze positief zal worden ontvangen.
Wanneer u echter om dringende redenen afwezig moet zijn en uw baas niet kunt bereiken, is het essentieel om zo snel mogelijk een e-mail te schrijven met de precieze redenen voor deze afwezigheid. Evenzo is het verstandig om van tevoren te weten dat u belangrijke persoonlijke of familiezaken moet aanpakken stel een e-mail op met uw excuses voor het ongemak en een paar verduidelijkingen indien mogelijk. U doet dit in de hoop de impact van uw persoonlijke leven op uw werk te minimaliseren.
Zorg er ten slotte voor dat u bekend bent met het beleid en het protocol van uw bedrijf over hoe u afwezig kunt zijn in uw groep. Het bedrijf kan bepaalde concessies doen in geval van nood en een manier bieden om deze te beheren. Er zal waarschijnlijk een beleid zijn met betrekking tot het aantal dagen tussen het moment waarop u een aanvraag moet indienen en de dagen dat u weg bent.
Richtlijnen voor het schrijven van de e-mail
Gebruik een formele stijl
Deze e-mail is officieel. Het moet in een formele stijl worden geschreven. Van de onderwerpregel tot de conclusie, alles moet professioneel zijn. Je leidinggevende verwacht, net als alle anderen, dat je de ernst van de situatie in je e-mail uitdrukt. Uw zaak wordt eerder behandeld als u zo'n e-mail in een formele stijl schrijft.
Verzend de e-mail vroeg
We hebben al benadrukt hoe belangrijk het is om het beleid van het bedrijf te respecteren. Merk ook op dat als u een e-mail met een professioneel excuus moet schrijven, het belangrijk is dit zo snel mogelijk te doen. Dit is vooral noodzakelijk wanneer u gefaald hebt en u niet zonder toestemming naar het werk bent gekomen. Als u uw baas vroeg op de hoogte stelt na een ongegronde afwezigheid, kunt u een waarschuwing vermijden. Door u ruim van tevoren op de hoogte te stellen van het geval van overmacht waarin u zich bevindt, helpt u het bedrijf om een geschikte vervanger te kiezen of regelingen te treffen.
Wees bondig met de details
Wees kort. Je hoeft niet in te gaan op de details van wat er is gebeurd waardoor je er niet was of snel weg moest. Noem gewoon de belangrijkste feiten. Als je vooraf toestemming vraagt, geef dan aan op welke dag(en) je afwezig wilt zijn. Wees specifiek met data, geef geen schatting.
Hulp bieden
Wanneer u een e-mail met een excuus schrijft voor uw afwezigheid, zorg er dan voor dat u laat zien dat u om de productiviteit van het bedrijf geeft. Het is niet oké om gewoon te zeggen dat je weg zult zijn, of iets te willen doen dat de effecten van je afwezigheid zal verminderen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u terugkomt of met een collega praat om u te vervangen. Sommige bedrijven hebben mogelijk beleid, zoals salarisinhoudingen voor dagen weg. Probeer daarom het bedrijfsbeleid volledig te begrijpen en hoe u ermee kunt werken.
E-mailvoorbeeld 1: Hoe u een e-mail met verontschuldigingen schrijft (nadat u een werkdag hebt gemist)
Betreft: Bewijs van afwezigheid vanaf 19/11/2018
Hallo meneer Guillou,
Accepteer deze e-mail als officiële melding dat ik op 19 november 2018 niet naar het werk kon komen vanwege een verkoudheid. Liam en Arthur namen mijn plaats in tijdens mijn afwezigheid. Ze volbrachten al mijn toegewezen taken voor die dag.
Het spijt me dat ik niet met u kan communiceren voordat u het werk verlaat. Het spijt me als er enig ongemak was voor het bedrijf.
Ik heb mijn medisch attest bij deze e-mail gevoegd.
Laat het me weten als je meer informatie nodig hebt.
Dank u voor uw begrip.
Met vriendelijke groet,
Ethan Gaudin
E-mailvoorbeeld 2: Hoe u een verontschuldigingse-mail schrijft voor een toekomstige afwezigheid van uw baan
Onderwerp: Beheer van mijn verzuimdag 17 / 12 / 2018
Geachte mevrouw Pascal,
Accepteer deze e-mail als officiële kennisgeving dat ik op 17 december 2018 afwezig zal zijn van mijn werk. Ik zal die dag als professionele getuige voor de rechtbank verschijnen. Ik heb u vorige week op de hoogte gebracht van mijn dagvaarding voor de rechtbank en de dwingende noodzaak dat ik aanwezig ben.
Ik heb een overeenkomst gesloten met Gabin Thibault van de IT-afdeling, die momenteel met verlof is om mij te vervangen. Tijdens de pauzes in de rechtbank bel ik of hij hulp nodig heeft.
Ik dank aan.
Met vriendelijke groet,
Emma Vallee
