E-mail is al lang een essentieel hulpmiddel voor zakelijke communicatie, maar een peiling uitgevoerd door Sendmail. Geopenbaard veroorzaakte het spanning, verwarring of andere negatieve gevolgen voor 64% van de professionals.
Dus, hoe kun je dit voorkomen met je e-mails? En hoe kun je e-mails schrijven die de gewenste resultaten opleveren? In dit artikel bespreken we de strategieën die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat uw gebruik van e-mail duidelijk, effectief en succesvol is.
Een gemiddelde kantoormedewerker ontvangt ongeveer 80-e-mails per dag. Met dit volume van e-mail kunnen individuele berichten gemakkelijk worden vergeten. Volg deze eenvoudige regels zodat uw e-mails worden opgemerkt en gebruikt.
- Communiceer niet te veel per e-mail.
- Maak goed gebruik van objecten.
- Maak duidelijke en korte berichten.
- Wees beleefd.
- Controleer je toon.
- Herlezen.
Communiceer niet te veel per e-mail
Een van de grootste bronnen van stress op het werk is de enorme hoeveelheid e-mails die mensen ontvangen. Dus, voordat je begint met het schrijven van een e-mail, stel jezelf de vraag: "Is dit echt nodig?"
In deze context moet u de telefoon of instant messaging gebruiken om vragen te beantwoorden die waarschijnlijk het onderwerp zijn van eerdere discussies. Gebruik een communicatieplanningstool en identificeer de beste kanalen voor verschillende soorten berichten.
Geef het slechte nieuws waar mogelijk persoonlijk weer. Het helpt je te communiceren met empathie, mededogen en begrip en jezelf te verlossen als je bericht ten onrechte is gemaakt.
Maak goed gebruik van objecten
Een krantenkop doet twee dingen: het trekt je aandacht en vat het artikel samen, zodat je kunt beslissen of je het wilt lezen of niet. De onderwerpregel van uw e-mail zou hetzelfde moeten doen.
Een object lege ruimte wordt eerder over het hoofd gezien of afgewezen als "spam". Gebruik dus altijd een paar goed gekozen woorden om de ontvanger te vertellen waar de e-mail over gaat.
Misschien wilt u de datum in de onderwerpregel opnemen als uw bericht deel uitmaakt van een reguliere e-mailreeks, zoals een wekelijks projectrapport. Voor een bericht dat een reactie vereist, kunt u ook een oproep tot actie opnemen, zoals 'Alstublieft vóór 7 november'.
Een goed geschreven onderwerpregel, zoals hieronder, geeft de belangrijkste informatie zonder dat de ontvanger de e-mail hoeft te openen. Dit dient als een prompt die ontvangers aan uw vergadering herinnert wanneer ze hun inbox controleren.
| Slecht voorbeeld Goed voorbeeld |
|
| Onderwerp: vergadering | Onderwerp: Bijeenkomst over het GATEWAY-proces - 09h de 25 februari 2018 |
Houd berichten duidelijk en kort
E-mails, zoals traditionele zakelijke brieven, moeten duidelijk en beknopt zijn. Houd je zinnen kort en precies. De inhoud van de e-mail moet direct en informatief zijn en alle relevante informatie bevatten.
In tegenstelling tot traditionele brieven kost het verzenden van meerdere e-mails niet meer dan het verzenden van één. Dus als je met iemand moet communiceren over een aantal verschillende onderwerpen, overweeg dan om voor elk een aparte e-mail te schrijven. Dit verduidelijkt de boodschap en stelt uw correspondent in staat om op één onderwerp tegelijk te reageren.
| Slecht voorbeeld | Goed voorbeeld |
| Onderwerp: Revisies voor het verkooprapport
Hallo Michelin,
Bedankt voor het versturen van dit rapport vorige week. Ik heb het gisteren gelezen en heb het gevoel dat hoofdstuk 2 meer specifieke informatie nodig heeft over onze verkoopcijfers. Ik vind ook dat de toon wat formeler kan.
Daarnaast wil ik u laten weten dat ik deze vrijdag een vergadering heb gepland met de afdeling PR over de nieuwe reclamecampagne. Ze is om 11:00 uur en zal in de kleine vergaderruimte zijn.
Laat het me weten als je beschikbaar bent.
Dank je wel,
Camille |
Onderwerp: Revisies voor het verkooprapport
Hallo Michelin,
Bedankt voor het versturen van dit rapport vorige week. Ik heb het gisteren gelezen en heb het gevoel dat hoofdstuk 2 meer specifieke informatie nodig heeft over onze verkoopcijfers.
Ik denk ook dat de toon meer formeel kan zijn.
Zou je het kunnen aanpassen met deze opmerkingen in gedachten?
Bedankt voor je harde werk!
Camille
(Camille stuurt vervolgens nog een e-mail over de PR-vergadering.) |
Het is belangrijk om hier een balans in te vinden. Je wilt iemand niet bombarderen met e-mails, en het is logisch om verschillende gerelateerde punten in één bericht te combineren. Wanneer dit gebeurt, houd het dan eenvoudig met genummerde alinea's of opsommingstekens, en overweeg om de informatie in kleine, overzichtelijke eenheden te "knippen" om het gemakkelijker te verteren te maken.
Merk ook op dat Camille in het goede voorbeeld hierboven specificeerde wat ze wilde dat Michelin zou doen (in dit geval het rapport wijzigen). Als je mensen helpt te weten wat je wilt, is de kans groter dat ze het je geven.
Wees beleefd
Mensen denken vaak dat e-mails minder formeel zijn dan traditionele brieven. Maar de berichten die u verzendt, zijn een weerspiegeling van uw eigen professionaliteit, waarden en aandacht voor detail zijn belangrijk, dus een zekere mate van formaliteit is nodig.
Tenzij je op goede voet met iemand staat, vermijd informele taal, straattaal, jargon en ongepaste afkortingen. Emoticons kunnen helpen bij het verduidelijken van je intentie, maar het is het beste om ze alleen te gebruiken met mensen die je goed kent.
Sluit uw bericht met "Oprecht", "Goede dag / avond voor u" of "Goed voor u", afhankelijk van de situatie.
Ontvangers kunnen ervoor kiezen om e-mails af te drukken en met anderen te delen, dus wees altijd beleefd.
Controleer de toon
Wanneer we mensen persoonlijk ontmoeten, gebruiken we hun lichaamstaal, stemtonen en gezichtsuitdrukkingen om te evalueren hoe ze zich voelen. E-mail ontneemt ons deze informatie, wat betekent dat we niet kunnen weten wanneer mensen onze berichten verkeerd begrepen hebben.
Uw woordkeuze, zinslengte, interpunctie en hoofdletters kunnen gemakkelijk verkeerd worden geïnterpreteerd zonder visuele en auditieve aanwijzingen. In het eerste voorbeeld hieronder zou Louise misschien denken dat Yann gefrustreerd of boos is, maar in werkelijkheid voelt hij zich goed.
| Slecht voorbeeld | Goed voorbeeld |
| Louise,
Ik heb je rapport vandaag voor 17 uur nodig, anders mis ik mijn deadline.
Yann |
Hallo Louise,
Bedankt voor je harde werk aan dit rapport. Kunt u me uw versie vóór 17-uren geven, zodat ik mijn deadline niet mis?
Dank u bij voorbaat,
Yann |
Denk emotioneel aan het "gevoel" van uw e-mail. Als je bedoelingen of emoties verkeerd worden begrepen, zoek dan een minder dubbelzinnige manier om je woorden te formuleren.
correctie
Tot slot, voordat u op "Verzenden" klikt, neemt u even de tijd om uw e-mail te controleren op spel-, grammatica- en interpunctiefouten. Je e-mails maken net zo goed deel uit van je professionele imago als de kleding die je draagt. Het wordt daarom afgekeurd om een bericht met fouten in serie te verzenden.
Let tijdens het proeflezen goed op de lengte van uw e-mail. Mensen lezen eerder korte, beknopte e-mails dan lange, niet-verbonden e-mails, dus zorg ervoor dat je e-mails zo kort mogelijk zijn, zonder de nodige informatie uit te sluiten.
Belangrijke punten
De meesten van ons brengen een groot deel van onze dag door e-mails lezen en opstellen. Maar de berichten die we verzenden, kunnen verwarrend zijn voor anderen.
Om effectieve e-mails te schrijven, moet je jezelf eerst afvragen of je dit kanaal echt zou moeten gebruiken. Soms is het misschien beter om de telefoon te nemen.
Maak uw e-mails beknopt en nauwkeurig. Stuur ze alleen naar mensen die ze echt moeten zien en geef duidelijk aan wat u de ontvanger als volgende wilt laten doen.
Onthoud dat uw e-mails een weerspiegeling zijn van uw professionaliteit, uw waarden en uw aandacht voor detail. Probeer je voor te stellen hoe anderen de toon van je bericht zouden kunnen interpreteren. Wees beleefd en controleer altijd wat je hebt geschreven voordat je op "verzenden" drukt.
