De e-mail is een van de belangrijkste communicatiemiddelen in de professionele omgeving. Sommigen vergeten echter de regels. Dit aangezien de e-mail als minder formeel wordt beschouwd dan de brief. Het is belangrijk om te weten dat dit toch een werkend schrift blijft, zelfs als het een lichtere of gebruiksvriendelijkere stijl heeft. Hoe te slagen in een professionele e-mail? Ontdek de praktijken die u moet toepassen voor een opstelling in de regels van de kunst.

De onderwerpregel van de e-mail moet kort zijn

Het eerste dat uw ontvanger leest, is uiteraard het onderwerp van uw e-mail. Dit is eigenlijk de enige regel die in de inbox verschijnt. Daarom moet het kort, nauwkeurig en netjes zijn. Evenzo moet het een link hebben met het doel van uw e-mail (informeren, informeren, uitnodigen ...). Met andere woorden, de ontvanger moet snel begrijpen wat het is, gewoon door het object te lezen.

Het onderwerp van de e-mail kan worden geformuleerd in een nominale zin, een zin zonder linkwoord, een zin van 5 tot 7 woorden, een zin zonder lidwoord. Hier zijn enkele voorbeelden: "verzoek om informatie", "sollicitatie naar de functie van ...", "annulering van de CSE-training van 25 januari", "uitnodiging voor het 10 jaar van bedrijf X", "verslag van de vergadering van … ", enz.

Houd er ook rekening mee dat de afwezigheid van een onderwerp de e-mail ongewenst kan maken.

De startformule

Ook wel oproepformule genoemd, dit duidt de eerste woorden van de e-mail aan. Met andere woorden, het zijn de woorden die zorgen voor het contact met de gesprekspartner.

Deze aantrekkelijkheidsformule is met name afhankelijk van de volgende factoren:

  • Uw relatie met de ontvanger: kent u de ontvanger? Zo ja op welk moment?
  • De context van de communicatie: formeel of informeel?

Het ligt dus voor de hand dat je een leidinggevende niet op dezelfde manier aanspreekt als een collega. Evenzo is het een andere formule die u zult gebruiken wanneer u een vreemdeling aanspreekt.

Na de beroepformule komt de eerste zin van de e-mail die moet worden gekoppeld aan het onderwerp van het professionele schrijven.

De hoofdtekst van de e-mail

Overweeg om de omgekeerde piramide-techniek te gebruiken om de hoofdtekst van uw e-mail te schrijven. Dit bestaat uit het beginnen met de belangrijkste informatie van de e-mail, die meestal het onderwerp van de e-mail is. Daarna zul je de andere informatie in afnemende mate moeten oproepen, dat wil zeggen van de belangrijkste naar de minst essentiële.

De reden waarom u voor deze methode zou moeten kiezen, is dat het eerste deel van een zin het best gelezen en het meest wordt onthouden. In een zin van 40 woorden onthoud je meestal maar 30% van het eerste deel.

Uw e-mail moet in korte zinnen en in professionele, alledaagse taal zijn geschreven. Vermijd in die zin technische termen en zorg voor verbindingswoorden tussen de zinnen.

Vergeet ten slotte niet de beleefde zin om uw e-mail af te maken. Gebruik dan een korte beleefdheid aan het einde en pas het aan aan de context van de uitwisseling, maar ook aan uw relatie met de ontvanger.