E-mail is voor de meesten van ons het favoriete communicatiemiddel. E-mail is fantastisch omdat je niet tegelijk met je gesprekspartner beschikbaar hoeft te zijn om te communiceren. Dit stelt ons in staat om door te gaan met lopende zaken wanneer onze collega's niet beschikbaar zijn of aan de andere kant van de wereld.

De meesten van ons verdrinken echter in een eindeloze lijst met e-mails. Volgens een in 2016 gepubliceerd rapport ontvangt en verstuurt de gemiddelde zakelijke gebruiker meer dan 100 e-mails per dag.

Bovendien worden e-mails te gemakkelijk verkeerd begrepen. Uit een recent onderzoek van Sendmail bleek dat 64% van de mensen een e-mail stuurde of ontving die woede of onbedoelde verwarring veroorzaakte.

Vanwege het grote aantal e-mails dat we verzenden en ontvangen en omdat e-mails vaak verkeerd worden geïnterpreteerd, is het belangrijk om deze op een duidelijke en beknopte manier te schrijven.

Hoe een professionele e-mail correct te schrijven

Door korte en to the point e-mails te schrijven, hoeft u minder tijd te besteden aan het beheren van e-mails en bent u productiever. Door uw e-mails kort te houden, besteedt u waarschijnlijk minder tijd aan e-mails en meer tijd aan andere taken. Dat gezegd hebbende, duidelijk schrijven is een vaardigheid. Zoals alle vaardigheden, moet je: werken aan de ontwikkeling ervan.

In het begin kan het even lang duren om korte e-mails te schrijven als om lange e-mails te schrijven. Maar zelfs als dit het geval is, helpt u uw collega's, klanten of medewerkers om productiever te zijn, omdat u hun inbox minder rommelig maakt, waardoor ze sneller op u kunnen reageren.

Door duidelijk te schrijven, sta je bekend als iemand die weet wat ze willen en dingen voor elkaar krijgt. Beide zijn goed voor je carrièrevooruitzichten.

Dus wat is ervoor nodig om duidelijke, beknopte en professionele e-mails te schrijven?

Identificeer je doel

Duidelijke e-mails hebben altijd een duidelijk doel.

Elke keer dat je gaat zitten om een ​​e-mail te schrijven, neem dan een paar seconden de tijd om jezelf af te vragen: "Waarom stuur ik dit? Wat verwacht ik van de ontvanger?

Als u deze vragen niet kunt beantwoorden, zou u geen e-mail moeten verzenden. E-mails schrijven zonder te weten wat je nodig hebt, verspilt je tijd en die van je ontvanger. Als je niet precies weet wat je wilt, zal het moeilijk voor je zijn om jezelf duidelijk en beknopt uit te drukken.

Gebruik de regel "Eén ding per keer"

E-mails zijn geen vervanging voor vergaderingen. Bij zakelijke bijeenkomsten geldt: hoe meer agendapunten u aan het werk bent, hoe productiever de vergadering.

Bij e-mails is het tegenovergestelde waar. Hoe minder u verschillende onderwerpen opneemt in uw e-mails, hoe meer zaken begrijpelijk zijn voor uw gesprekspartner.

Daarom is het een goed idee om de regel "één ding tegelijk" te oefenen. Zorg ervoor dat elke e-mail die u verzendt over één ding gaat. Als je over een ander project moet communiceren, schrijf dan nog een e-mail.

Het is ook een goed moment om jezelf af te vragen: "Is deze e-mail echt nodig?" Nogmaals, alleen absoluut noodzakelijke e-mails getuigen van het respect van de persoon aan wie u e-mails stuurt.

Oefening van empathie

Empathie is het vermogen om de wereld door de ogen van anderen te zien. Wanneer je dit doet, begrijp je hun gedachten en gevoelens.

Denk bij het schrijven van e-mails aan uw woorden vanuit het oogpunt van de lezer. Bij alles wat je schrijft, vraag je jezelf af:

  • Hoe kan ik deze zin interpreteren als ik die heb ontvangen?
  • Bevat het ambigue termen om te specificeren?

Dit is een eenvoudige maar effectieve aanpassing aan de manier waarop u zou moeten schrijven. Als u aan de mensen denkt die u zullen lezen, verandert de manier waarop ze op u reageren.

Hier is een empathische manier om naar de wereld te kijken om u te helpen aan de slag te gaan. De meeste mensen:

  • Zijn druk. Ze hebben geen tijd om te raden wat je wilt en willen je e-mail graag kunnen lezen en snel kunnen beantwoorden.
  • Geniet van een compliment. Als je iets positiefs over hen of hun werk kunt zeggen, doe het dan. Je woorden zullen niet worden verspild.
  • Graag bedankt worden. Als de ontvanger je op wat voor manier dan ook heeft geholpen, vergeet hem dan niet te bedanken. Je zou dit moeten doen, zelfs als het hun taak is om je te helpen.

Presentaties afkorten

Wanneer u iemand voor het eerst e-mailt, moet u de ontvanger vertellen wie u bent. Meestal doe je het in één zin. Bijvoorbeeld: “Het was leuk je te ontmoeten op [Evenement X]. »

Een manier om inleidingen in te korten, is door ze te schrijven alsof u elkaar persoonlijk ontmoet. Je zou niet in een monoloog van vijf minuten willen komen wanneer je iemand persoonlijk ontmoet. Doe het dus niet per e-mail.

Je weet niet of een inleiding noodzakelijk is. Misschien heb je al contact opgenomen met de ontvanger, maar je weet niet of ze je zal herinneren. U kunt uw inloggegevens achterlaten in uw elektronische handtekening.

Dit voorkomt misverstanden. Jezelf opnieuw voorstellen aan iemand die je al kent, komt onbeleefd over. Als ze niet zeker weet of ze je kent, kun je haar gewoon je handtekening laten controleren.

Beperk jezelf tot vijf zinnen

In elke e-mail die u schrijft, moet u voldoende zinnen gebruiken om te zeggen wat u nodig hebt, niet meer. Een nuttige oefening is om jezelf te beperken tot vijf zinnen.

Minder dan vijf zinnen zijn vaak brutaal en onbeleefd, meer dan vijf zinnen verspillen tijd.

Er zullen momenten zijn waarop het onmogelijk is om een ​​e-mail met vijf zinnen te bewaren. Maar in de meeste gevallen zijn vijf zinnen voldoende.

Neem de discipline van de vijf zinnen aan en je zult merken dat je sneller e-mails schrijft. Je krijgt ook meer antwoorden.

Gebruik korte woorden

In 1946 adviseerde George Orwell schrijvers om nooit een lang woord te gebruiken waar een kort woord voldoende is.

Dit advies is tegenwoordig nog relevanter, vooral bij het schrijven van e-mails.

Korte woorden tonen respect voor uw lezer. Door korte woorden te gebruiken, maakte u uw boodschap gemakkelijk te begrijpen.

Hetzelfde geldt voor korte zinnen en paragrafen. Vermijd het schrijven van grote blokken tekst als u wilt dat uw bericht duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is.

Gebruik de actieve stem

De actieve stem is gemakkelijker te lezen. Het stimuleert ook actie en verantwoordelijkheid. Inderdaad, in de actieve stem concentreren de zinnen zich op de persoon die handelt. In de lijdende vorm concentreren de zinnen zich op het object waarop men handelt. In de passieve stem kan het klinken alsof dingen vanzelf gebeuren. Actief, dingen gebeuren alleen als mensen handelen.

Vasthouden aan een standaardstructuur

Wat is de sleutel om uw e-mails kort te houden? Gebruik een standaardstructuur. Dit is een sjabloon die u kunt volgen voor elke e-mail die u schrijft.

Naast het bijhouden van uw e-mails, helpt het volgen van een standaardstructuur u ook snel te schrijven.

Na verloop van tijd zul je een structuur ontwikkelen die voor je zal werken. Hier is een eenvoudige structuur om u op weg te helpen:

  • Begroeting
  • Een compliment
  • De reden voor uw e-mail
  • Een oproep tot actie
  • Een slotboodschap (Afsluiting)
  • Signatuur

Laten we elk van deze grondig bekijken.

  • Dit is de eerste regel van de e-mail. "Hallo, [Voornaam]" is een typische begroeting.

 

  • Als je iemand voor het eerst mailt, is een compliment een goed begin. Een goed geschreven compliment kan ook dienen als introductie. Bijvoorbeeld :

 

“Ik heb genoten van je presentatie over [onderwerp] op [datum]. »

“Ik vond je blog over [onderwerp] erg nuttig. »

“Het was een genoegen je te ontmoeten op [event]. »

 

  • De reden voor uw e-mail. In dit gedeelte zegt u: "Ik ga u een e-mail sturen om te vragen naar..." of "Ik vroeg me af of u zou kunnen helpen met..." Soms heeft u twee zinnen nodig om uw redenen voor het schrijven uit te leggen.

 

  • Een oproep tot actie. Nadat u de reden voor uw e-mail hebt uitgelegd, gaat u er niet van uit dat de ontvanger weet wat hij moet doen. Geef specifieke instructies. Bijvoorbeeld:

'Kun je me die bestanden voor donderdag sturen?' »

'Kunt u dit in de komende twee weken schrijven?' "

'Schrijf er alsjeblieft Yann over en laat het me weten als je het hebt gedaan. »

Door uw verzoek te structureren in de vorm van een vraag, wordt de ontvanger uitgenodigd om te reageren. Je kunt ook gebruiken: "laat me weten wanneer je dit hebt gedaan" of "laat me weten of dit ok voor je is." "

 

  • sluitend. Voordat u uw e-mail verzendt, moet u een slotbericht opnemen. Dit heeft een tweeledig doel: je oproep tot actie herhalen en de ontvanger een goed gevoel geven.

 

Voorbeelden van goede sluitingslijnen:

“Bedankt voor al uw hulp hierbij. "

'Ik kan niet wachten om te horen wat je ervan vindt. »

'Laat het me weten als je nog vragen hebt. "

  • Om te eindigen met denken aan het toevoegen van uw handtekening voorafgegaan door een begroetingstekst.

Het zou kunnen zijn "Yours truly", "Sincerely", "Have a nice day" of "Thank you".