Schrijf om gelezen te worden

Een collega heeft je net een e-mail gestuurd over een afspraak die je over een uur hebt. De e-mail zou de belangrijkste informatie moeten bevatten die u moet presenteren als onderdeel van een belangrijk project.

Maar er is een probleem: de e-mail is zo slecht geschreven dat je de gegevens die je nodig hebt niet kunt vinden. Er zijn spelfouten en onvolledige zinnen. De alinea's zijn zo lang en verwarrend dat het drie keer zo lang duurt om de gewenste informatie te vinden. Daardoor ben je niet goed voorbereid op de meeting en loopt het niet zo goed als je had gehoopt.

Heb je ooit een soortgelijke situatie meegemaakt? In een wereld die overspoeld wordt met informatie, is het essentieel om duidelijk, beknopt en effectief te communiceren. Mensen hebben geen tijd om e-mails van een boek te lezen, en ze hebben niet het geduld om e-mails te interpreteren die slecht zijn geconstrueerd en waar nuttige informatie overal verspreid is.

Plus jouw schrijfvaardigheid goed zijn, hoe beter de indruk die u maakt op de mensen om u heen, inclusief uw baas, collega's en klanten. Je weet nooit hoe ver deze goede indrukken je zullen brengen.

In dit artikel zullen we zien hoe u uw schrijfvaardigheden kunt verbeteren en veelvoorkomende fouten kunt voorkomen.

Publiek en formaat

De eerste stap om duidelijk te schrijven is het kiezen van het juiste formaat. Wilt u een informele e-mail sturen? Een gedetailleerd verslag schrijven? Of een formele brief schrijven?

Het formaat, samen met uw publiek, zal uw 'schrijfstem' bepalen, d.w.z. hoe formeel of ontspannen de toon zou moeten zijn. Als u bijvoorbeeld een e-mail naar een potentiële klant schrijft, moet deze dan dezelfde toon hebben als een e-mail aan een vriend?

Absoluut niet.

Begin met het identificeren van wie uw bericht zal lezen. Is het voor senior executives, het hele team of een kleine groep die aan een specifiek dossier werkt? Bij alles wat u schrijft, moeten uw lezers of ontvangers zowel uw toon als aspecten van de inhoud bepalen.

Samenstelling en stijl

Als u eenmaal weet wat u schrijft en voor wie u schrijft, moet u beginnen met schrijven.

Een leeg, wit computerscherm is vaak intimiderend. Het is gemakkelijk om vast te lopen omdat je niet weet hoe je moet beginnen. Probeer deze tips voor het opstellen en opmaken van uw document:

 

  • Begin met je publiek: Onthoud dat uw lezers misschien niets weten van wat u hen vertelt. Wat moeten ze eerst weten?
  • Maak een plan: Dit is vooral handig als u een langer document schrijft, zoals een rapport, presentatie of toespraak. Overzichten helpen u te identificeren welke stappen u in welke volgorde moet volgen en de taak op te splitsen in hanteerbare informatie.
  • Probeer een beetje empathie: Als u bijvoorbeeld een verkoop-e-mail voor potentiële klanten schrijft, waarom zouden ze dan om uw product of uw verkooppraatje geven? Wat is het voordeel voor hen? Onthoud te allen tijde de behoeften van uw publiek.
  • Gebruik de retorische driehoek: Als u iemand probeert over te halen iets te doen, leg dan uit waarom mensen naar u moeten luisteren, breng uw punt over op een manier die uw publiek aanspreekt en presenteer de informatie op een rationele en coherente manier.
  • Identificeer uw hoofdthema: Als je moeite hebt om het hoofdthema van je bericht te definiëren, doe dan alsof je nog 15 seconden hebt om je standpunt uit te leggen. Wat zeg jij ? Dit is waarschijnlijk je hoofdthema.
  • Gebruik duidelijke taal: Tenzij je een wetenschappelijk artikel schrijft, is het meestal het beste om eenvoudige, duidelijke taal te gebruiken. Gebruik geen lange woorden om indruk op mensen te maken.

Structuur

Uw document moet zo gebruikersvriendelijk mogelijk zijn. Gebruik zoveel mogelijk titels, ondertitels, opsommingen en cijfers om de tekst te scheiden.

Wat is tenslotte makkelijker te lezen: een pagina met lange alinea's of een pagina die is opgedeeld in korte alinea's met paragraaftitels en opsommingstekens? Een document dat gemakkelijk te scannen is, wordt vaker gelezen dan een document met lange, dichte alinea's.

Koppen moeten de aandacht van de lezer trekken. Het gebruik van vragen is vaak een goed idee, vooral bij het kopiëren van advertenties, omdat vragen de lezer geïnteresseerd en nieuwsgierig houden.

Gebruik in e-mails en voorstellen korte, feitelijke titels en ondertitels, zoals die in dit artikel.

Het toevoegen van afbeeldingen is ook een slimme manier om uw tekst te scheiden. Met deze visuele hulpmiddelen kan de lezer niet alleen zijn aandacht op de inhoud houden, maar ook belangrijke informatie veel sneller communiceren dan de tekst.

Grammaticale fouten

U weet waarschijnlijk dat fouten in uw e-mail uw werk er onprofessioneel uit laten zien. Het is essentieel om grove fouten te voorkomen door een spellingcontrole te krijgen en uw spelling zo veel mogelijk te herzien.

Hier zijn enkele voorbeelden van veel gebruikte woorden:

 

  • Ik verstuur / verzend / stuur je

 

Het werkwoord "verzenden" is een werkwoord van de eerste groep, men zal altijd schrijven in de eerste persoon van het enkelvoud "Ik zend" met een "e". "Verzending" zonder "e" is een naam ("een verzending") en kan meervoudig zijn: "verzendingen".

 

  • Ik sluit me aan bij jou / ik word lid van jou

 

Men zal altijd "I join you" met een "s" schrijven. "Gezamenlijk" met een "t" is de vervoeging van de derde persoon enkelvoud "hij voegt zich bij".

 

  • Deadline / deadline

 

Zelfs als een "bumper" is bevestigd aan een vrouwelijke naam, geef niet toe aan de verleiding en schrijf altijd "bumper" zonder "e".

 

  • Aanbeveling / aanbeveling

 

Als we in het Engels "aanbeveling" met een "e" schrijven, schrijven we in het Frans altijd "aanbeveling" met een "a".

 

  • Is er / is er / is er

 

We voegen een eufonische "t" toe aan vragende formules om de uitspraak te vergemakkelijken en twee opeenvolgende klinkers te voorkomen. We zullen daarom schrijven "is er".

 

  • In termen van / in termen van

 

Men schrijft nooit "in termen van" zonder een "s". Er zijn inderdaad altijd verschillende "termen" in het gebruik van deze uitdrukking.

 

  • Van / onder

 

Pas op dat u niet wordt misleid door het woord "behalve" dat eindigt met een "s". Men schrijft nooit "tussen" met een "s". Het is een voorzetsel en het is onveranderlijk.

 

  • Zoals overeengekomen / zoals afgesproken

 

Zelfs bevestigd aan een vrouwelijke naam, is "zoals afgesproken" altijd onveranderlijk en neemt nooit een "e".

 

  • Onderhoud / service

Verwar de naam en het werkwoord niet. De naam "interview" zonder "t" beschrijft een uitwisseling of een "sollicitatiegesprek". Het geconjugeerde werkwoord in de derde persoon van het enkelvoud "handhaaft" wordt gebruikt als het erom gaat iets te doen.

Sommige van uw lezers zullen niet perfect zijn in spelling en grammatica. Ze zullen misschien niet opmerken als je deze fouten maakt. Maar gebruik dit niet als een excuus: er zullen meestal mensen zijn, vooral senior executives, die het zullen merken!

Om deze reden moet alles wat je schrijft van acceptabele kwaliteit zijn voor alle lezers.

verificatie

De vijand van goed proeflezen is snelheid. Veel mensen haasten zich door hun e-mails, maar zo mis je fouten. Volg deze instructies om te verifiëren wat je hebt geschreven:

  • Controleer uw kop- en voetteksten: Mensen negeren ze vaak om zich alleen op de tekst te concentreren. Alleen omdat de koppen groot en vet zijn, wil nog niet zeggen dat ze foutloos zijn!
  • Lees de e-mail hardop: Dit dwingt je om langzamer te gaan, wat betekent dat je meer kans hebt om fouten te ontdekken.
  • Gebruik je vinger om de tekst te volgen terwijl je leest: Het is iets anders dat je helpt langzamer te worden.
  • Begin aan het einde van uw tekst: Herlezen van een zin van het einde tot het begin, het helpt u zich te concentreren op de fouten en niet op de inhoud.