Bedrifts e-post
I dagens forretningsmiljø hvor e-post har blitt det foretrukne kommunikasjonsverktøyet. Det er viktig å mestre ferdighetene som er nødvendige for å formidle budskapene dine. Det er mange måter å kommunisere misnøyen din til en kollega som du er i konflikt med på en eller annen måte. Vi kan tenke oss en diskusjon ansikt til ansikt, en telefonsamtale eller en slags mekling. E-post er imidlertid fortsatt et av de mest brukte virkemidlene i arbeidsverdenen.
E-post er et veldig kraftig verktøy som brukes mye av mange grunner.
Når du sender en e-post, er det et automatisk opptak av kommunikasjonen. Derfor kan dine ulike utvekslinger organiseres i mappen er lagret trygt. De kan dermed brukes i fremtiden av referanser eller juridiske årsaker. Å bruke e-post som et offisielt kommunikasjonsmiddel sparer også bedrifter for penger. Det er viktig å merke seg disse punktene for å forstå hvor viktig det er for deg å mestre denne typen måte å kommunisere på.
I det daglige arbeidet kan det hende at en kollega trenger en påminnelse om noen regler for god oppførsel å ha. Det er verdt å huske at å varsle en kollega via e-post er en formell og effektiv måte å få frem poenget ditt på en fast måte. Hvis en slik kollega bestemmer seg for ikke å endre holdning etter gjentatte advarsler, kan e-postene du har sendt bli presentert for å rettferdiggjøre ytterligere handling fra din side. Husk at de har blitt lagret trygt og kan hentes frem og brukes til å vise mishandlingshistorikken til vedkommende.
Før du varsler en kollega på e-post
Som nevnt tidligere er bruk av e-post for kommunikasjon formell. Dette innebærer at det veier mer enn en verbal advarsel og har flere konsekvenser. Derfor, før du varsler noen du jobber med via e-post, bør du vurdere verbale advarsler. Noen vil tilpasse oppførselen sin når du gjør det. Følgelig er det ikke nødvendig, uten først å ha forsøkt å løse problemet, å gi det unødvendig omfang. Det kan heller ikke alltid være den ideelle måten å varsle en kollega på e-post for å overtale dem til å endre seg. Behandle hvert tilfelle og hver i henhold til situasjonen. Før du uttrykker ditt sinne via e-post, må du vite hvordan du skal gå frem. Du må samle tankene dine og finne ut hva du vil skrive og påvirkningsnivået du trenger for å få det ønskede resultatet.
Identifiser problemet
Det aller første du må gjøre før du sender e-posten din, er å identifisere emnet for irritasjonen din. Det er ikke så enkelt som det ser ut til. På et kontor der konkurranse og rivalisering råder, må du være sikker på at dine anklager har et seriøst grunnlag. Det handler ikke om å plage et medlem av teamet ditt med sladder. Men hvis du er offer eller vitne til en uredelig handling og fakta er sikre, må du handle. Men ikke glem i dine spor å respektere reglene for vanlig høflighet.
Hvem er personen du har et problem med?
Unødig konflikt mellom deg og en leder, for eksempel, vil ikke hjelpe deg eller teamet ditt. Dette vil definitivt påvirke produktiviteten din og kan sette deg i en vanskelig situasjon. I stedet for en e-post kan det å vurdere en ansikt-til-ansikt-diskusjon være nyttig som et første skritt for å løse problemet du er bekymret for. Men hvis flere ansikt-til-ansikt-diskusjoner og verbale advarsler mislykkes, ikke nøl med å sende offisielle e-poster som sikkert vil være til nytte for deg senere.
Se etter e-posten din
E-posten din bør være profesjonelt skrevet. Når du tar initiativ til å kritisere oppførselen eller arbeidet til en bestemt person via e-post, husk at dette er et offisielt dokument. Dette betyr at det er et dokument som kan vende seg mot deg. Respekter alle reglene som forventes for å skrive et brev i denne sammenhengen.
