Hvis du ikke har en klar rutine i å håndtere e-postene dine, kan de raskt bli en kilde til betydelig tidstap. På den annen side hvis du gjør det som er nødvendig på organisasjonsnivå for ikke å la deg bli invadert av dusinvis av uleste e-poster. Da kan du frigjøre tankene dine fra enhver mulighet for å savne en viktig e-post. I denne artikkelen er det listet en rekke påviste fremgangsmåter. Ved å adoptere dem, vil du sikkert kunne administrere postkassen mye mer rolig.
Klassifiser automatisk eller manuelt en e-post i en dedikert mappe eller undermapper.
Dette er den typen metode som lar deg raskt sortere e-postene dine i rekkefølge av betydning. Du kan velge å klassifisere e-postene dine etter tema, etter emne, etter tidsfrister. Det viktige er å dra nytte av alle funksjonene av postkassen din for å administrere postene dine på en fullt operativ måte. Når du har opprettet en katalog med mappe og undermappe i henhold til organisasjonsmodusen som passer deg. Hver melding vil ha sin plass i postkassen din, som hver papirfil på skrivebordet ditt. Så når øyeblikket har gått for å behandle e-postene dine, kan du konsentrere deg 100% om resten av arbeidet ditt.
Planlegg et spesifikt tidspunkt for behandlingen av e-postene dine
Selvfølgelig må du være lydhør og kunne behandle meldinger som venter på en umiddelbar respons fra deg. For resten, planlegg det eller de mest aktuelle øyeblikkene for å håndtere e-postene dine på en jevn måte. Begynn med å forberede alle elementene som er nødvendige for behandlingen av arbeidet ditt. Papirfiler, stiftemaskiner, skrivere, alt må være nyttig for å lette maksimal konsentrasjon. Uansett når du velger. Nå som postkassen din er organisert som et postsorteringssenter, har du muligheten til å behandle e-postene dine rolig med effektivitet og hastighet.
Rengjør postkassen din ved å slette alle unødvendige nyhetsbrev
Blir parasitten din konstant parasittisert av uinteressante nyhetsbrev eller reklame? Pass på å kvitte deg med postkassen din fra alle disse nyhetsbrevene som ser mer ut som spam enn noe annet. Du må systematisk melde deg av alle disse adresselistene som ikke gir deg noe konkret og som raskt kan bli mer inngripende. Du kan bruke verktøy som cleanfox où Roll Me gjør det nødvendige med noen få klikk. Uten å ta deg en morgen, vil denne typen løsninger hjelpe deg enormt med å få slutt på all denne digitale forurensningen. Tusenvis av e-postmeldinger kan behandles relativt raskt.
Sett opp et automatisk svar
Du skal snart på ferie i lang tid. En detalj som ikke må overses, aktiverte det automatiske svaret til postkassen. Dette er noe viktig, slik at alle personene du korresponderer profesjonelt med e-post blir godt informert om ditt fravær. Mange misforståelser er mulig når en kunde eller leverandør mister tålmodigheten, fordi disse meldingene forblir ubesvart. Dette kan lett unngås med en kort melding som blir sendt automatisk i løpet av ferien. Du trenger bare å oppgi datoen for hjemkomsten fra ferien og hvorfor ikke e-posten til en kollega om nødvendig.
Temperer antall e-postmeldinger du sender i kopi
Systematisk bruk av e-poster sendt i carbon copy (CC) og invisible carbon copy (CCI) kan raskt generere uendelige utvekslinger. Folk som bare skulle motta meldingen din for informasjon, krever nå avklaring. Andre lurer på hvorfor de mottok denne meldingen og oppfatter den med rette som bortkastet tid. Når du tar valget om å sette noen i loopen, må du sørge for at valget ditt virkelig er relevant. Meldinger som sendes til noen på noen måte, bør unngås.
Husk at en e-post kan ha juridisk verdi
Hold så langt som mulig alle e-postene dine, de har beviskraften, spesielt til den industrielle domstolen. En elektronisk melding hvis den er sertifisert med samme juridiske verdi som et brev som du ville skrevet for hånd. Men pass på, til og med en enkel melding sendt uten å tenke for en kollega eller for en klient kan ha alvorlige konsekvenser. Hvis en kunde beviser, har e-posten støtte, at du ikke har respektert forpliktelsene dine når det gjelder levering eller annet. Du må bære konsekvensene for virksomheten din og for deg selv. I kommersielle stridigheter som i industridomstolene sies beviset å være "gratis". Det vil si at det er dommeren som vil avgjøre og at det er bedre å ha klassifisert e-postene hans nøye enn å ha satt dem i søpla.
