Et profesjonelt brev er et skriftlig dokument, som sikrer et formelt forhold mellom forskjellige samtalepartnere. Den har en helt vanlig intern struktur. I hovedsak skrevet på en side, eller to unntaksvis. Fagbrevet inneholder oftest et enkelt emne. Denne interne strukturen har en fordel. Skriveplanen hans kan være den samme uansett. Åpenbart vil det være endringer gitt målet. Imidlertid kan det være en enkel forespørsel om informasjon, en søknad eller til og med en klage. Planen for skriving av profesjonell korrespondanse vil være praktisk talt uendret.

Fortid, nåtid, fremtid: en trefaseplan for et vellykket fagbrev

Bruken av fortid, nåtid og fremtid, i dette kronologiske hierarkiet, refererer til triptikumet i skriveplanen til et profesjonelt brev. Det er den enkle og effektive planen å implementere i alle situasjoner. For å stille spørsmål, formidle informasjon, forklare et gitt emne eller til og med overtale leseren din. Effektivitet, som er berettiget mhtlogisk rekkefølge observert i sin struktur.

 

Fortiden: trinn nummer 1 i planen

Vi skriver et brev som oftest, på grunnlag av en presedens, en innledende eller tidligere situasjon. Det kan være et mottatt brev, et møte, et besøk, et telefonintervju osv. Hensikten med å skrive den første delen av dette brevet er å formidle årsakene til sending. Eller ganske enkelt sammenhengen som beskriver situasjonen. Påminnelsen om fakta kommer generelt til uttrykk i en og samme setning. Imidlertid er det mer praktisk å konstruere denne setningen i undersetninger. Som illustrasjon kan vi ha følgende uttrykk:

  • Jeg bekrefter mottakelsen av brevet ditt og informerer meg om ...
  • I brevet ditt datert ………
  • Du førte til vår kunnskap ...
  • I lys av pressemeldingen din publisert av avisen XXX (referanse nr. 12345), har vi nettopp foreslått ...
  • Etter å ha utført en bekreftelse av kontoen din, fant vi ...

I situasjoner der årsaken til å skrive brevet ikke er relatert til et tidligere faktum. På det tidspunktet har vi første avsnitt i posten der forfatteren presenterer seg selv og sin etablering. Fortsett deretter med å spesifisere forespørselen din eller ved å tilby dens forskjellige tjenester. For eksempel, i sammenheng med en forespørsel om informasjon eller et tjenesteforslag, kan vi ha følgende uttrykk:

  • Som eksperter i sikkerhetssektoren kommer vi gjennom dette….
  • Å ha kundenes tilfredshet i hjertet, ønsket vi ...
  • Vi er veldig glade for å kunngjøre at vi har planlagt for våre kunder ...

I sammenheng med en spontan søknad (praksis eller jobb) kan vi også ha uttrykkene nedenfor:

  • Bedriften din fanget oppmerksomheten min, og som student i ………… vil jeg søke om praksis ...……
  • Nylig uteksaminert i ...

Mottakeren som brevet er adressert til, må fra første ledd forstå emnet for brevet ditt.

Nåværende: trinn nummer to i planen

Denne andre delen av planen viser til årsakene som rettferdiggjorde skrivingen av brevet på tidspunktet T. Med hensyn til den tidligere situasjonen uttrykt i første del. På dette nivået handler det om å krangle, informere, forklare eller til og med stille spørsmål. Avhengig av kompleksiteten i situasjonen, kan denne delen skrives enten i et fullstendig avsnitt eller presentere hovedideen i en enkelt setning. Som illustrasjon kan vi ha følgende uttrykk:

  • Når vi bemerker at på datoen for ... faktura nr ... ikke er klarert,…
  • Medlemskap i organisasjonen vår forsikrer deg også ...
  • Til tross for at kontrakten gir arbeidsstart på datoen…, observerer vi med forbauselse og har hatt problemer med å forstå forsinkelsene rapportert av Mr. ……….

Fremtiden: trinn nummer 3 i planen

Denne tredje og siste delen avslutter de to første ved å rapportere om kjølvannet å komme.

Enten uttrykker vi våre intensjoner, som forfatter av brevet, og vi kan dermed bruke uttrykk av typen:

  • I dag vil jeg personlig ta vare på å sende varene du ba om
  • Vi er klare til å erstatte ... med tanke på selvfølgelig originalen.
  • Kom nærmere billettkontoret… ..

Enten uttrykker vi et ønske, ber eller oppfordrer mottakeren til å handle eller reagere. Vi kan således ha følgende formuleringer:

  • Du blir invitert til å komme nærmere disken
  • Jeg ber deg derfor ringe ekspertene dine raskt for å ...
  • Det ventes spent på din hurtighet til å løse denne situasjonen.

Formålet med å skrive dette brevet kan potensielt være ledsaget av et argument:

  • Du vil justere situasjonen så raskt som mulig (objektivt) i henhold til de generelle og spesifikke bestemmelsene i kontrakten. (Argument)
  • Kan du ordne levering så snart som mulig ? (Mål) Det er ubrukelig å minne deg på at leveransen må skje på den planlagte datoen, med tanke på dine salgsbetingelser. (Argument)

 

En høflig formel, viktig for å lukke det profesjonelle brevet !

For å avslutte et profesjonelt brev riktig, er det viktig å skrive en høflig frase. Det er i virkeligheten en dobbel høflig formel, bestående av et uttrykk, men også av en "pre-konklusjon" -formel.

Enten har vi en høflighetsformel som gjenspeiler en viss hjertelighet:

  • Motta på forhånd vår takk for ...
  • Vi beklager denne uventede situasjonen
  • Jeg vil alltid være tilgjengelig for å diskutere det på et møte
  • Du kan når som helst kontakte oss for å ...
  • Vi håper at dette tilbudet vil oppfylle dine forventninger, og vi står selvfølgelig til din disposisjon for ytterligere informasjon.

Enten har vi en høflig formel:

  • Vi ber deg ta imot, fru, sir, våre beste hilsener.
  • Vennligst tro, Sir, på uttrykket for våre beste følelser.
  • Ta imot, fru, våre hilsen.

 

Fordelen med denne planen ved å skrive et profesjonelt brev er på den ene siden dens nøkternhet ved å skrive innholdet, og på den annen side dens enkelhet i å lese overfor mottakeren. Denne tidslinjen anbefales imidlertid ikke for mer komplekst og lengre innhold.